Identificador: PE. 150101. APFDA

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO SAN FRANCISCO DE LIMA (PERÚ)

Forma(s) paralela(s) del nombre: Archivo de la Provincia Franciscana de los Doce Apóstoles (Perú)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad privada

Categoría:

• Archivos Religiosos

Subcategoría:

• Archivos Diocesanos

Gestión: Administración Eclesiástica

Ciclo Vital:

• Archivo Histórico

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Perú

CC.AA./1ª División: Departamento de Lima

Provincia/2ª División: PROVINCIA DE LIMA

Municipio: Lima

Núcleo de Población menor:

Dirección: Av. Abancay 162 - Of. 307-B 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 051-1-4260801

Fax:

Correo electrónico:

• apacheco_7@hotmail.com

Página Web:

• http://http://12apostoles.galeon.com/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Pacheco Sánchez OFM
• Nombre: Abel
• Cargo: Responsable de Archivo Histórico
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Pacheco Sánchez
• Nombre: Abel
• Cargo: Responsable de Archivo Histórico
• Fecha de Cumplimentación: 2009-12-09

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Para aproximarnos a la historia del Archivo de San Francisco de Lima, debemos tener en cuenta las actividades de la Orden Franciscana en estas tierras. La llegada de los franciscanos al Perú se ha fijado en 1531, Y se sabe que de primer momento tuvieron escasas residencias hasta 1548. Los frayles no deseaban tener doctrinas permanentes, por estar en desacuerdo con el método de vida franciscana tradicional. Sin embargo, desde 1548 a 1570, se señala la fundación de conventos, como lugares para descansar y orar después de las tareas evangelizadoras y es también en este tiempo, cuando los franciscanos aceptan por primera vez, parroquias de indios o doctrinas.

En 1553, se fundó la Provincia Franciscana de los Doce Apóstoles del Perú y a partir de ella se organizaron mejor los frailes franciscanos, con mayor desarrollo de sus actividades. La jurisdicción de la Provincia de los Doce Apóstoles, abarcaba el Hemisferio Sur, además de las Custodias de Panamá y la de Tucumán.

En l565 en el Capítulo General de Valladolid, quedaron convertidas en Provincias independientes las que fueron Custodias en América. Ellas fueron: La Custodia de San Pablo de Quito en Provincia de San Francisco; la Custodia del Nuevo Reyno de Granada pasaba a ser la Provincia de Santa Fe en Colombia; la de la Santísima Trinidad de Chile quedaba como Provincia con el mismo nombre; la Región del Alto Perú tomaría el nombre de San Antonio de los Charcas, esta Provincia tuvo este rango en forma permanente a partir de 1607. Anteriormente la sede central de esta región estuvo en el Cusco, aunque su jurisdicción comprendía la zona sur del Perú y lo que hoy es Bolivia.

En esta época, la organización franciscana en América dependía de la Corona y del General de los Franciscanos en primera instancia, pero a medida que se desarrollaban sus actividades y se expandía las zonas evangelizadas también aumentaba el número de religiosos, por ello se nombró un Comisario General para el Perú y en 1559 se reconoció en forma definitiva a los dos Comisarios americanos; uno para las provincias de México y otro para las del Perú, estos cargos eran dados por el Ministro General y permanecieron hasta 1769, ambas autoridades residían en México y Lima respectivamente. Pero, también se tenía como autoridad al Comisario General de Indias con residencia en Madrid, el que era nombrado por el Rey y el Ministro General. El cargo de Comisario General de Indias, empezó en 1572 a pedido de Felipe II y su principal responsabilidad era la coordinación del envío de religiosos a la América Española.

Los datos precedentes son de importancia, para tener una idea de la organización administrativa que se instituyó en esos momentos para la realización de los objetivos evangelizadores de la Orden Franciscana en esta parte de América. Es de suponer que debido a las actividades de los franciscanos, así como en otras órdenes religiosas, se estableció una comunicación escrita generando la emisión y recepción de documentos de diferente tipo.

Como hemos visto, la Orden Franciscana en el Perú se instaló y fundó conventos a medida que organizaba las diferentes doctrinas. Las primeras casas conventuales fundadas en el Perú fueron las del Cusco, Arequipa, Ayacucho, Trujillo, Lima y Chachapoyas (1548), por supuesto todo este despliegue de la tarea evangelizadora, estaba muy relacionada a la organización civil colonial, por ello tan importante la fuente documental franciscana, en el estudio de los hechos históricos de nuestro país.

Con la fundación de la Provincia Franciscana de los Doce Apóstoles se propició una forma de administración y organización que dio lugar a una mejor atención de los problemas dada la cercanía de las autoridades franciscanas, lo cual también dio lugar a la formación del Archivo de la Provincia. Se señala que debía existir un Archivo en los años siguientes de organizada la Provincia Franciscana de los Doce Apóstoles del Perú. La documentación que comprueba este hecho está en las Patentes con directivas específicas para que se organice el Archivo Provincial, así tenemos que:

Las Constituciones de la Provincia de los Doce Apóstoles de Lima, emitidas en Jauja en 1580, a raíz del Capítulo Provincial, nos permite constatar la preocupación porque exista un Archivo, se dice en uno de los numerales: "En la casa de Lima esteel archivo de todas las escripturas tocantes a la Provincia asi bulas como de otros negocios o provisiones concedidas para provecho della y delos naturales ... "( 1 ).

En 1595 se ratificaron estas Constituciones y en el Capítulo Provincial de 1601 se ampliaron respecto a su seguridad" Y por quanto la guarda y conservacion de las escripturas importan mucho para los tiempos advenideros, se ordena que en este convento de N.P.S. Francisco de Jesus de Lima aya un Archivo bien acondicionado con dos llaves una de las qua les tenga el P. Guardian y otra el P. Procurador de Corte en el qual se guarden las escripturas de la Provincia assi bulas y Breves Apostolicas como Provisiones y Cedulas Reales, tablas y Constituciones de Capitulos generales y Provinciales y de todas se haga un registro firmado de los P.P. Guardian y Procurador de Corte sellado con el sello del convento el cual trayga consigo el P. Provincial entre los demas papeles de su officio y cuando le acabare le entriegue a su sucesor juntamente con las escripturas enterandole en todas ellas paraque se conserven ... " (2).

En los Capitulas Provinciales se continúa considerando como algo importante la organización del Archivo de la Provincia, sin embargo, en 1620 Fr. Diego de Córdova Salinas como Notario Apostólico, no halló la documentación necesaria para escribir acerca de la vida de religiosos muertos en opinión de Santidad. Deducimos que las recomendaciones o directivas dadas por el Superior, no garantizan que sean debidamente cumplidas, por ello ante esta falta el P. Fr. Francisco de Herrera, Comisario General del Perú, encargó al P. Fr. Diego de Córdova, que obtuviera la declaración jurada de los religiosos más antiguos que vivían en 1620, estas declaraciones le servirían al P. Córdova en 1641 para escribir su Crónica de la Provincia y son también estos documentos los que se conservaron en el Archivo de la Provincia.

En 1642, el P. Fr. Joseph Maldonado Comisario General de Indias emitió una Patente en la cual se evidencia la preocupación y deseo de recuperar documentos importantes para la Provincia especialmente la documentación de Lima: "Y para mejor cumplimiento desta nuestra patente mandamos a todos nuestros padres y religiosos assi subditos como prelados sujetos a nuestra jurisdiccion por santa obediencia en virtud del Espiritu Santo so pena de excomunion mayor Lata setentiae que dentro de quatro dias que tubieren noticia desta nuestra patente si se hallaren con algun libro quaderno declaracion parecer patente apuntamiento Bulla o cedula de su Magestad Catholica... o otro cualquiera impresso o manuscripto simple o autentico que pertenesca al dicho archivo, lo buelban y restituyan por si o por tercera persona asi supieren o entendieren quien le tenga lo amonesten en el Señor que assi lo haga por ser cosa grave y tocante a toda una Provincia. Yassi mismo ordenamos que en el dicho archivo se ponga tres llaves distintas una tendrá el P. Provincial otra el P. Guardian de Lima y otra el P. Procurador de Corte y cuando el P. Provincial saliere ala Visita la dejara al P. de Provincia mas antiguo que se hallare en los dichos Conventos (3).

Por la Patente del P. Maldonado podemos observar que existía el interés de salvaguardar la documentación de la Provincia Franciscana, por lo cual también se especifica que debe haber un libro destinado a registrar la documentación que se guarde en el archivo.

"Y mando al P. Procurador de Corte tenga hecho un libro nuevo ñeque se asienten todos los papeles del dicho archivo en partes diferentes en una la primera las escripturas de fundacion deste convento citio y donaciones hecho a el". En la segunda las Bullas de su santidad y su breve assi passadas como no passadas por el concejo de Indias. En el tercero las cedulas y provisiones Reales que se han dado en fabor de las doctrinas o de otra cualquiera manera quesea. En la quarta parte las patentes de los Reverendisimos quean embiado aeste reyno. En la quinta parte se ponga las patentes de los prelados y superiores que an venido aca y entre las que ande ponerse de los Reverendisimos se
ponga esta que embio .." (4).

En 1654, el P. Fr. Gonzalo Herrera en su decreto relacionado al archivo, manifiesta una actitud más drástica en cuanto a la devolución de los documentos faltantes, el P. Herrera se dirige a toda la Provincia en calidad de Ministro Provincial, haciendo notar el perjuicio de no contar con las escrituras tan necesarias para sus gestiones en favor de la Provincia, sobre todo cuando se trata de reclamar los derechos o privilegios obtenidos, e insiste en hacer nuevos inventarios y recoger todos los papeles que faltan en el archivo en un plazo de 24 horas (5).

De esta manera, los superiores de la Orden Franciscana, para América y específicamente para el Perú, se preocuparon por dar las directivas necesarias para organizar el Archivo de la Provincia y mantenerlo con sus papeles y libros en buenas condiciones, porque consideraba que la documentación era de suma importancia para la administración de la Provincia así como de cada casa franciscana o Convento. Podemos deducir que por estos años el archivo de San Francisco de Lima incrementó sus fondos, porque en otra Patente dada por el P. Fr. Gonzalo Tenorio en 1651, ordena que los P.P. Guardianes, Presidentes o Vicarios de los Conventos de la Provincia debían remitir los documentos originales al Convento de Jesús de Lima, quedándose ellos con una copia (6).

En el devenir del tiempo se persiste en recomendar el cuidado de la documentación de cada convento y que exista igual documentación en el archivo de la Provincia, "Que no solo se reconoscan todas las escrituras mas tambien despues de integrar todas las que faltaren para ponerse en el archivo particular de cada convento, se saque un traslado y tanto authorisado de todas para que se guarden en el archivo de la Provincia para que en cualquier caso de Incendio Inundacion o rovo aya recurso y facilmente se recuperen"
Capítulo Provincial de 1743 (7).

En cuanto a la ubicación que debía tener el Archivo se recomendaba que sea en celda especial cercana a la del Superior. Pero fue necesario tener en cuenta los cambios periódicos de esta celda especial, por estar sujeta a la del P. Provincial, por ese motivo se dio las indicaciones para que en una determinada celda se haga una alazena de cal y ladrillo en la que se depositen y guarden todas las escrituras y protocolos, de manera permanente. Así, se evitaría el deterioro de los libros y escrituras con el traslado de ellas cada vez que se hacía el cambio. (8).


Durante el Siglo XVIII, el Archivo permaneció, bajo el cuidado del P. Procurador de Corte, en cumplimiento de lo ordenado en las Constituciones de la Provincia. En 1777, el P. Fr. Francisco de Landa, Ministro Provincial, encomendó al P. Fr. Fernando Rodríguez Tena, Lector Jubilado, Doctor Theologo en la Universidad Mayor de San Marcos, Ex Custodio y Regente del Colegio San Buenaventura de Guadalupe, la organización de los documentos de la Provincia.

El P. Rodríguez Tena, organizó el Archivo formando gruesos volúmenes con los documentos que en origen estuvieron sueltos. La encuadernación de éstos "Registros", -así se denominó a los volúmenes- fue realizada en piel de cordero, tratada de tal manera que tienen una apariencia de pergamino. En el lomo se anotó el tema de los manuscritos y también se colocó un número de orden, hoy estos libros, se constituyen en la información más antigua que conserva el Archivo y conforman la Primera Sección.

Suponemos que se adoptó esta manera de encuadernar los documentos, para evitar que los manuscritos en su forma original pudieran perderse, por ello los siguientes Ministros Provinciales, continuaron el mismo ejemplo. Al paso del tiempo, el fondo documental franciscano fue incrementándose, en tanto que sus actividades misioneras se expandían. Otro motivo por el cual se generó documentación fue la propia administración interna de los conventos y de los religiosos y también debido a las transacciones en el campo económico por el que se contrajo ciertos compromisos y se estableció relaciones con instituciones y personas.

A modo general podemos ver que hubo preocupación por la existencia del Archivo, en mayor medida cuando se trató de Superiores con sentido estricto no sólo del cumplimiento de las Constituciones Generales y de la Provincia, sino por que tuvieron un claro concepto de lo que significaba el Archivo para la Historia de los Franciscanos.

Contemporáneamente podemos constatar la preocupación por conservar la documentación del Archivo, en la gestión del P. Fr. Jorge Bustamante en 1948. El P. Bustamante, al igual que otros Superiores que le antecedieron hizo encuadernar la documentación dando lugar a la existencia de libros que hoy agrupamos en la Tercer
Sección del Archivo.

Pero además, este Ministro Provincial se informó acerca del estado de los Archivos y Bibliotecas de los diferentes conventos franciscanos, a través de una encuesta por la cual sabemos que el Archivo tenía su ubicación en la celda del P. Provincial por lo tanto estaba bajo su vigilancia y no permitía que saquen fuera los libros, pero sí daba facilidad de consulta a los religiosos de la casa. Nos da a saber también que hay faltantes en el Archivo, que algunos libros se encuentran en la Biblioteca Nacional y otros al parecer fueron sustraídos en tiempos anteriores. Los libros que se conservan, según este informe, básicamente tratan sobre el Gobierno de la Provincia existen Bulas, Cédulas Reales, Vidas de Siervos de Dios, Escrito sobre Bienes de los Conventos etc.(9)

La labor resaltable del P. Bustamante es en relación a las solicitudes insistentes que hizo al Ministerio de Relaciones Exteriores, para pedir la devolución de los libros y documentos faltantes en los Archivos y Bibliotecas de los Conventos de Lima y del Cusco.

El interés del P. Bustamante obedeció a la recomendación que hizo el P. Ministro General Fr. Pacífico Perantoni O.F.M., en su Carta Encíclica de 1947 acerca de la Reorganización de Archivos y Bibliotecas Conventuales (10).

Los libros solicitados a Relaciones Exteriores no se han devuelto hasta hoy, salvo la fotocopia de uno de los libros de la Crónica inédita del P. Fr. Fernando Rodríguez Tena, lo cual es un logro significativo para la información que ofrece este Archivo franciscano, pero aún continúan dispersos los otros libros que componen la Crónica del P. Rodríguez Tena: en el Convento de Ocopa, en el Convento de los Descalzos, en la Biblioteca Nacional, debemos agregar que en esta última se encuentran además los Registros de la Primera Sección del Archivo (Reg. 35 y 38), así como la Crónica de la Provincia dc San Antonio de los Charcas. Lo que sí obtuvo el P. Bustamante en 1948, fue la copia mecanografiada de un índice del Archivo fechado en 1875.

La ausencia de algunos documentos del Archivo y libros de la Biblioteca, está relacionada a las circunstancias políticas del país tales como los conflictos de la Guerra con Chile y los problemas de carácter limítrofe de 1904 entre Perú y Bolivia. Es de suponer que también hubo pérdidas, por exceso de confianza de los Padres y por la falta de medidas de seguridad que no se tomaron en esos momentos.

Entre los libros importantes que no se hallan en el Archivo, están los Libros de Fábrica, también algunos sobre Misiones y los Registros de Defunciones. En el caso de los Libros de Fábrica es de lamentar que no existan, ya que a través de ellos tendríamos mayor información en cuanto a la construcción y reconstrucción de las edificaciones de la Provincia Franciscana, tan importantes, cuando se trata de la Conservación y Restauración de los mismos.


REORGANIZACION DEL ARCHIVO
En 1983, se dio inicio a la Reorganización del Archivo, con la intención de dar a esta valiosa fuente documental, el orden necesario para ponerla al servicio de quienes requieran de ella, en forma amplia y eficiente.

El proyecto se emprendió contando con la comprensión y el apoyo del Ministro Provincial Fr. José Lobatón Heredia O.F.M, quien posteriormente gestionó ante la O.E.A. y la UNESCO el apoyo económico para que prosiguiera el trabajo iniciado en 1983. Gracias a esta ayuda entre 1987 a 1989 se avanzó con las primeras etapas previstas en la organización de todo archivo, (clasificación, selección, etc., incluyendo la elaboración del índice antiguo en fichas). Este trabajo se prolongó en los años siguientes en menor medida, pero se mantuvo el acceso a la consulta de los fondos del Archivo. Actualmente estamos empeñados en lograr su total organización, crear la BASE DE DATOS, atender el estado de conservación de los manuscritos y propiciar la difusión de los mismos.

En este sentido entre Agosto del 200 l y 2002 hemos tenido un avance significativo con la realización del Proyecto: ?Organización y Recuperación del Archivo de San Francisco de Lima.


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(1) A.S.F.L. Reg. 36, No2, f.24v.
(3) A.S.F.L., Reg. 4, N04, f.43v.
(4 ) A.S.F.L., Reg. 4, No 4, f. 43 v.
(5) A.S.F.L., Reg. 4, No 4, f. 433 r.
(6) A.S.F.L., Reg. 4, No 4, f. 431r.
(7) A.S.F.L., Lib. No 59, f. 16 r.
(8) A.S.F.L. Libro No 59, f. 16 r.
(9) A.S.F.L. Libro No 33 / A.G., r
(10) ACTA ORDINIS, FratrLXVI , 1947, p.178.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• Responsable de Archivo
  2 Auxiliares en archivos.

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El Archivo se encuentra dividido en varios ambientes. La oficina administrativa y la sala de consulta se encuentra en la Av. Abancay 162 - Of. 307-B y los repositorios en el Convento San Franciaco. Administrativo 1: 30 m2 Administrativo 2: 20 m2 Sala de lectura: 20 m2 Repositorio 1: 16m2 Repositorio 2: 30m2 Cifras aproximadas
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 0
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 18
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 15

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Ana María Vega de Zárate. Guía del Archivo de San Francisco de Lima. 2002. Programa ADAI
  

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 0

Número de titulaciones periódicas: 0

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 10.30

Cerrado al público: 13.00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Carta de presentación dirgido al responsable de Archivo, indicando características de la investigación. Se expide un carnet por un año de duración.

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1405937

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: agnperu
  • Nombre Apellidos: José Luis Valdizán Valdizán Haro
• Usuario Modificación:
  • Login: jmanuel
  • Nombre Apellidos: Juan Manuel Tieso de Andrés

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2009-12-09
• Fechas de modificación: 2013-05-16

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No