La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, determina en su artículo 51 que "la Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio documental". Este punto queda reforzado en el Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema Español de Archivos, se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. En los artículos 3.4.a, 13.2.c y 19.b se establece que el Censo Guía es una guía electrónica y directorio de archivos de España e Iberoamérica (dependiente del Ministerio de Cultura de España) que permite a los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo, así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que éstos prestan, además de servir como herramienta para la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación.

En este sentido, el Censo Guía ha de entenderse con un doble carácter funcional: por un lado, es un instrumento de control, enfocado a la defensa del patrimonio documental y, por otro, es un instrumento de difusión básico para el conocimiento de los archivos por parte de la Administración, los ciudadanos y los usuarios.

La elaboración del Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica es una de las funciones que ha venido desarrollando el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales. El proyecto de elaborar un instrumento que censara todos los archivos españoles nació en los años 60, impulsado desde la Inspección General de Archivos, dando como primer fruto una publicación impresa en 1972, que consolidó el término de Censo Guía de Archivos Españoles. La labor fue continuada dentro de las actividades del CIDA, que difundió la información primero a través de los PIC (Puntos de Información Cultural) y, más recientemente, por internet a través de la página web de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

Si en un primer momento el objetivo del proyecto se limitó a los archivos españoles, posteriormente su alcance se ha ido ampliando a otros países del ámbito hispano, con la idea de contribuir también a la difusión y conservación de su patrimonio documental.

Un conocimiento preciso, por parte de la Administración, del patrimonio documental y de los sujetos que lo custodian favorecerá una mayor protección del mismo, así como el desarrollo de políticas archivísticas acertadas. Por otra parte, la difusión de unos datos básicos sobre los fondos documentales existentes contribuirá a orientar al investigador y al ciudadano en general en su búsqueda de fuentes primarias de información, al mismo tiempo que el empleo de las normas de descripción archivística internacionales propiciará la consolidación de éstas entre la comunidad de archiveros.