El Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica sigue la normativa internacional emanada del Consejo Internacional de Archivos y los estándares para la codificación y transferencia de descripciones archivísticas en formato electrónico, posibilitando así el intercambio y procesamiento de información a través de ficheros en XML.

La información relativa a los documentos de archivo en los distintos niveles de descripción (grupos de fondos, fondos, divisiones de fondos, series, subseries, fracciones de series, colecciones y divisiones de colecciones) cumple con la ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística. Estos registros se encuentran asociados a ficheros EAD (Encoded Archival Description).

La información que reflejan los registros de autoridad, adopta las directrices marcadas por la ISAAR (CPF), Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, y se acompaña de los ficheros EAC (Encoded Archival Context).

El Consejo Internacional de Archivos publica en 2008 la ISDIAH, Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo. Desde 2011 el Censo-Guía de Archivos ha adaptado sus contenidos a esta norma.

Por último, la Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España) crea un Grupo de Trabajo que elabora en 2002 una DTD llamada EAG 0.2 (Encoded Archival Guide) para el intercambio de información general sobre los centros custodios de documentación.

Desde 2012, la Subdirección General de los Archivos Estatales participa en el Grupo de Trabajo Standards & Guidelines (WP4) del proyecto europeo APEx -Archives Portal Europe network of excellence-, que ha actualizado la versión EAG 0.2 y ha publicado la vigente norma EAG 2012. Desde 2014 el Censo Guía genera los ficheros XML según la EAG 2012.