Identificador: PA. 808. UDELAS

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO ACADÉMICO DE LA UNIVERSIDAD ESPECIALIZADA DE LAS AMÉRICAS (PANAMÁ)

Forma(s) paralela(s) del nombre: Archivo Académico de UDELAS

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Académico

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Universitarios

Subcategoría:

Gestión: Otras Administraciones Públicas

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Panamá

CC.AA./1ª División: Provincia de Panamá

Provincia/2ª División:

Municipio: PANAMÁ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Paseo Andrew 0843

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 501-1000
• 501-1001

Fax:

• 501-0929

Correo electrónico:

• secretaria.general@udelas.ac.pa

Página Web:

• http://www.udelas.ac.pa

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: González Robles
• Nombre: Maricel
• Cargo: Archivóloga
• Fecha de Nombramiento: 2004-04-01

Informante:

• Apellidos: González Robles
• Nombre: Maricel
• Cargo: Archivóloga
• Fecha de Cumplimentación: 2005-02-23

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Archivo Académico de UDELAS, inicia con la documentación del Instituto Superior de Especialización del IPHE (Instituto de Panameño de Habilitación Especial) creado en 1969 por un grupo de profesores y padres de familia interesados grandemente en la inclusión de sus niños excepcionales. En el año 1996 es transformado en Instituto en la Universidad Especializada de las Américas, y de esta forma es transferida toda la documentación académica a la Secretaría General, es decir, la documentación desde 1969 hasta 1996. A partir de entonces se decide en 2003, crear una sección la cual se encargaría de la organización, administración y manejo de estos archivos y los de la Universidad, que inicia funciones en agosto de 1996 hasta la fecha.
En el año 2004 se contrata un personal especializado para que administrara los Registros Académico, actualmente los archivos son conservados bajo la custodia de la Secretaría General a cargo de la Mgter, Carol Guerra L.
La Organización del mismo es numérica y se mantienen separados por las Series, las cuales facilitan su ubicación.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2004-04-01
• Norma(s): La Universidad Especializada de las Américas fue creada mediante Ley 40 del 18 de noviembre de 1997.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos: La documentación Académica ingresa mediante el trámite de registro del Estudiante hasta llegar al expediente completo, el cual debe constar de la Documentación General, Documentación Académica, Documentación de Salud, documentación Administrativa.
El fondo dividido en Dos Series, Instituto Superior Especializado, mantiene documentos de los inicios de la educación especial en Panamá; y la Serie de Archivo Académico de UDELAS, mantiene en su haber la documentación Estudiantil y las nuevas carrerras impartidas en beneficio de las personas con limitaciones física.

Edificio:

• Introducción: El Edificio de tres plantas, de concreto armado, techos de teja y altillo; ventanas antiruido, pisos de mosaicos, con sistema antisísmico. Estos edificios pertenecían al conjunto de antiguos complejos militares de las áreas revertidas de Albrook, durante la administración de la Zona del Canal. La Sección de archivo se encuentra dentro del área de la Secretaría General de la Universidad, separado del resto de las oficinas en la planta baja.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 145
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 174.72
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 145.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 187.22

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Actualmente se esta trabajando en la Digitalización de los Expedientes Académico.

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 6000

Número de titulaciones periódicas: 300

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  Actualmente se encuentran en proceso de digitalización de los expedientes académicos a partir del año 2010 a la actualidad, posteriormente, se gestionará la digitalización de los periodos anteriores de 1996 a 2009.

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 08:00 a 16:00

Cerrado al público: 16:00 en adelante

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Uso del personal autorizado y analistas académicos, de acuerdo a la LEy 6 del 22 de enero de 2002

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1608031

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: PA-808-FRJA
• Usuario Creación:
  • Login: archivoalfaro
  • Nombre Apellidos: IRIS LORENA NAVARRO SÁNCHEZ
• Usuario Modificación:
  • Login: archivoalfaro
  • Nombre Apellidos: IRIS LORENA NAVARRO SÁNCHEZ

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:Básico

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2012-07-17
• Fechas de modificación: 2012-07-20

Lengua y escritura: Español

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Personal
  Bibliográfica

Nota:

Georreferencia: No