Identificador: CO. 25758. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ALCALDÍA MUNICIPAL DE SOPÓ (COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: SOPO

Núcleo de Población menor:

Dirección: Carrera 3 No. 2 - 45 Parque Principal - Sopó  

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (1) 857 2656
• (1) 587 6644

Fax:

• (+57) 1 587 6644
• Ext 604

Correo electrónico:

• contactenos@sopo-cundinamarca.gov.co
• archivo@sopo-cundinamarca.gov.co

Página Web:

• http://www.sopo-cundinamarca.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Venegas Ramírez
• Nombre: ​Willian Octavio
• Cargo:
• Fecha de Nombramiento: 2016-01-01

Informante:

• Apellidos: Prieto Rodríguez
• Nombre: Edna Mabel
• Cargo: Auxiliar Administrativa - Archivo Central
• Fecha de Cumplimentación: 2015-01-27

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

La documentación de la Alcaldia Municipal de Sopó se encuentra distribuida en dos lugares: en el Archivo Central de la Alcaldia y en la Sede del SENA en el Salón del 2 Piso. Según información recolectada, desde hace 25 años aproximadamente, la documentación había sido archivada por un único funcionario antes de ser trasladada de un deposito ubicado en la casa de la juventud y posteriormente reubicado en la sede del SENA. A partir del año 2013 se iniciaron los procesos de clasificación y organización de los archivos dispuestos en el Archivo Central. Asimismo se esta consolidando la información organizada anteriormente en los Formatos Unicos de Inventario Documental, comenzando con el año 1985 hasta el 2014, ya que por espacios en algunas dependencias se debió custodiar la ultima vigencia en el Archivo Central (ej. contratos). El Archivo Histórico de la entidad esta conformado por los Actos Administrativos (acuerdos, decretos y resoluciones) a partir del año 1977 a 2012. Actualmente la documentación del Archivo Central se conserva en archivos rodantes y estantería metálica; se cuenta con un espacio para la sala de consulta y se doto con extintores de solkaflam y un termohygrometro, en el cual se revisa a diario la temperatura y la humedad.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1653-05-25
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El municipio de Sopó pertenece al Departamento de Cundinamarca y se encuentra ubicado a 39 Km. de la capital de la república, su nombre en lengua chibcha significa "Piedra o Cerro Fuerte". Sopó cuenta con importantes sitios de interés turístico, algunos son legados coloniales como la Iglesia Divino Salvador monumento en piedra donde puede admirarse La Colección de los Arcangeles de Sopó y el reloj donado en 1912 por el presidente Marco Fidel Suárez. Otro atractivo es el Santuario del Señor de la Piedra en honor a la milagrosa imagen cuya aparición fúe registrada en el siglo XVIII. La empresa privada también hace parte del legado del municipio con la Cabaña de Alpina, empresa láctea por tradicion; asimismo la artesanía adquiere un lugar significativo ya que ofrece variedad de articulos con características propias de esta región.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 912

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

1. La documentación se encuentra ubicada por dependencias, las cuales estan de la siguiente manera: Despacho del alcalde contiene Actos Administrativos (acuerdos, decretos resoluciones, proyectos de acuerdo) y Libros Históricos. 2. La documentación se encuentra ubicada por dependencias, las cuales estan de la siguiente manera: Secretaría Jurídica y de Contratación contiene contratos, convenios, procesos disciplinarios, escrituras. 3. La documentación se encuentra ubicada por dependencias, las cuales estan de la siguiente manera: Secretaría de Planeación Territorial y Urbanismo contiene Licencias de Construcción. 4. La documentación se encuentra ubicada por dependencias, las cuales estan de la siguiente manera: Secretaría de Desarrollo Institucional contiene Historias laborales inactivas, nóminas, comunicaciones oficiales. 5. La documentación se encuentra ubicada por dependencias, las cuales estan de la siguiente manera: Secretaria de Hacienda contiene Comprobantes de egreso, procesos coactivos, notas contables.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Consulta

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: Sí
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00 a.m.

Cerrado al público: 5:00 p.m.

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1718754

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Camilo Andrés Moreno
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2016-06-01
• Fechas de modificación: 2018-07-10

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No