Identificador: CR. 101. ASGID

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ. SECCIÓN GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Intermedio
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON SAN JOSE

Núcleo de Población menor:

Dirección: Avenida 10, calle 28 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 25476253

Fax:

Correo electrónico:

• archivocentral@msj.go.cr
• ncalderon@msj.go.cr

Página Web:

• http://www.msj.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Calderón Marín
• Nombre: Nuria
• Cargo: Jefe de Sección
• Fecha de Nombramiento: 1990-09-14

Informante:

• Apellidos: Calderón Marín
• Nombre: Nuria
• Cargo: Jefe de Sección
• Fecha de Cumplimentación: 2016-08-29

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Desde los inicios de la organización municipal, siempre ha existido un Archivo, y es que para toda organización es de vital importancia tener en forma oportuna la información y así facilitar la toma de decisiones, respaldar lo acontecido en todos los ámbitos, particularmente en aspectos de tipo legal, así como también, mostrar el desarrollo del gobierno local. No se posee dato exacto de creación.
De acuerdo con el expediente de asesoría del Departamento Servicios Archivísticos Externos de la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica, se establecen relaciones archivísticas constantes a partir del 01 de febrero de 1974, que coincide con la puesta en práctica del Plan Piloto de los Archivos Nacionales impulsado por la Organización de Estados Americanos (OEA) y la Organización de la Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).De ese año a la fecha, la relación ha sido constante y fruto del trabajo, en 1988, se realizó una asesoría por parte de la Dirección General del Archivo Nacional, para la reorganización de los archivos de gestión y del archivo central. Como resultado se logró el nombramiento de una profesional en Archivística y la centralización de los documentos, así como un archivo central mejor desarrollado.
El Archivo Central se ubicó en el antiguo edificio Municipal, en el año 1990, es vendido el inmueble por lo que traslada provisionalmente a Zapote y en ese mismo año se construye un edifico para el archivo Central en el Plantel de la Municipalidad que es donde está ubicado en la actualidad.
En el año 2007 con la reorganización cambio su nombre de Sección Archivo Central a Sección Gestión de Información y Documentación.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Código Municipal, Ley 7794 Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, 24-10-1990.
  Reglamento a la Ley 7202 de Sistema Nacional de Archivos, 30-01-1995.
  Ley 8292. Ley de Control interno.
  

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: No se poseen datos exactos de la fecha de creación del Archivo Central, este se ubicó en el antiguo edificio Municipal, en el año 1990, es vendido el inmueble por lo que traslada provisionalmente a Zapote y en ese mismo año se construye un edifico para el archivo Central en el Plantel de la Municipalidad que es donde está ubicado en la actualidad.
En el año 2007 con la reorganización cambio su nombre de Sección Archivo Central a Sección Gestión de Información y Documentación.

Es a partir del año 1989 en el Archivo empieza un desarrollo, implementando controles, sistemas, manuales y procedimientos técnicos, en 1994, aprueba sus primeras tablas de plazos, y realiza una actualización de las mismas a partir del año 2012 hasta el 2015, las cuales están vigentes.

En el año 2016 inicia un proceso de implementación de un sistema de gestión y control de correspondencia, incluyendo la creación de documentos con firma digital, aún está en proceso de desarrollo e implementación.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• Estructura administrativa del archivo el archivo Central se denomina Sección Gestión de Información y Documentación. En la Estructura Orgánica; está a nivel de Sección, conformada de la siguiente manera;
  (Nivel superior) Gerencia Administrativa Financiera
  Dirección Administrativa
  Departamento de Servicios Internos
  Sección Gestión de Información y Documentación.
  

Gestión de documentos y política de ingresos: La Sección Gestión de información y Documentación, se encarga de todo el proceso de gestión documental en la institución. Reúne, ordena, clasifica, describe y valora los documentos documental recibido y producido por la institución como producto de sus funciones y actividades. Las políticas de ingreso de documentos son por transferencia.

Edificio:

• Introducción: El archivo Central se encuentra ubicado en el Plantel Municipal, tiene un edificio de dos plantas, únicamente para el archivo, este posee una área de administrativa de 100 metros cuadrados con cubículos para el personal, oficina de loa jefatura y sala de consulta, además cuenta con una área de cocineta. El edificio es en cemento, con pisos de; madera, cemento, mosaico y cerámica en el área de oficinas. Hay estantería convencional, de madera y compacta. Es una construcción sencilla tipo bodega, sin cielos rasos.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 722
• Metros cuadrados de depósito: 522
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 1751
• Metros lineales estantería fija: 1647.7
• Metros lineales estantería móvil: 107.35
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 1751
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1990
• Año de última reforma: 2006

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 722.0
• Superficie dedicada a depósito: 522.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 1751.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 3754

Fecha del documento más reciente: 2015-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1925-01-01

Descripción somera de los fondos:

El fondo documental corresponde a los documentos producidos y recibidos por cada una de las oficinas de la institución, la principales series documentales son;
Actas del concejo Municipal
Documentación Contable,
Expedientes de exfuncionarios
Expedientes de Contrataciones
Licitaciones
Planos y Permisos de Construcción
Planos de Proyectos Municipales
Expedientes de proyectos Municipales
Expedientes de Patentes
Correspondencia
Informes

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 4

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Reserva de documentación: Sí

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: Sí
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 5

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? Sí

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-J, 7:30 a 16:00 V-7:30 a 15:00 horas

Cerrado al público: Cerrado los festivos oficiales en Costa Rica: 1 enero, semana santa, 11 abril, 1 mayo, 25 julio, 2 agosto, 15 agosto, 15 setiembre, 12 octubre y 25 diciembre.

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 48.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1720513

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández
• Usuario Modificación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2016-08-29
• Fechas de modificación: 2016-10-11

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No