Identificador: CR. 10109. ACIA

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: Pavas

Núcleo de Población menor:

Dirección: Calle principal de Pavas diagonal a la estación de Bomberos. Código Postal 1097-1200 1097-

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (506) 2242-5150

Fax:

• (506) 2296-7056

Correo electrónico:

• ugutierrez@aya.go.cr

Página Web:

• http://www.aya.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Gutiérrez Villafuerte
• Nombre: Ursula
• Cargo: Jefe Archivo Central
• Fecha de Nombramiento: 2004-05-17

Informante:

• Apellidos: Gutiérrez Villafuerte
• Nombre: Ursula
• Cargo: Jefe Archivo Central
• Fecha de Cumplimentación: 2016-11-30

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Archivo en el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados inicio sus labores de manera empírica desde 1965, durante este periódo la documentación trasladada al archivo era en su mayoría copias de los documentos originales, asimismo, el archivo inició su labor con el sistema de codificación Alfa numérico y de la tipología documental.

En 1997 se diseñó y propuso un sistema de administración documental de archivos informatizado a través de la propuesta denominada “Hacia un Sistema de Administración Documental de Archivos Informatizado(SADI). Posteriormente con base en la propuesta se generó un estudio de investigación galardonado con el premio “Jose Luis Coto Conde”, otorgado al mejor trabajo de investigación archivística. De ahí en adelante la institución procura el cumplimiento de la normativa vigente en este campo.

En el año 2004, con el fin de intregrar las áreas de la institución y visualizar al archivo como un proceso de gestió documental, se realiza otro estudio y se presenta un proyecto, el cual culmina con el Acuerdo de la Junta Directiva número 2004-278, créandose la Dirección Gestión Documentación e Información, (GEDI). Su objetivo primordial es que la información institucional es fundamental para salvaguardar la evidencia de sus actividades y para facilitar la toma de decisiones en la administración.
Debido a ka creacupib del GEDI con el fin de custodiar de la mejor manera la documentación producida en la institución se establecen las funciones y políticas del Archivo Central, por lo tanto se considera al año 2004 como la fecha en que se conforma el Archivo Central en el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados. Asimismo, se inicia la conformación de archivos regionales centrales llamados CEGEDIS.
Todas las acciones tomadas son en cumplimiento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos de 24 de octubre de 1990; la Ley 8292 de Control Interno, la Ley 8220 de Protección a Ciudadano del Exceso de Requísitos, así como la Ley de Enriquecimiento Ilícito.

En el año 2000, el Archivo Central pasa a formar parte de la Dirección de Servicios Generales; y en esta época se comenzó nuevamente una fase de proyección institucional del Archivo central, a través de planes de sensibilización y divulgación de la Ley 7202, se dieron unos pasos en cuanto a la capacitación del personal encargado de los archivos a nivel nacional.
En el año 2001 se organizó por primera vez una “Semana Archivística”, en la cual se organizaron actividades como exposiciones fotográficas, charlas, y un encuentro en el que participaron representantes de la Administración Superior, funcionarios del Archivo Nacional, miembros de la CIAP y en esa oportunidad se contó con la presencia de mas de 100 funcionarios encargados de los archivos de la institución.

Se hicieron las primeras transferencias programadas y los primeros intentos de elaboración de tablas de conservación de plazos.

No se había en se momento normalizado la producción de documentos.

Estos esfuerzos se retiraron con apoyo de la Dirección pero con presupuestos limitados.

Se estableció en el año 2001 el primer comité de selección y eliminación, y a partir de aquí la Gerencia General se hizo presente respaldando las actividades organizadas por el Archivo Central.

Siendo insuficiente lo realizado desde esa posición desde esa posición organizacional, y por iniciativa de un grupo de funcionarios que tenían la visión de un Sistema de Gestión Documental diferente al que se tenía en la institución, se comenzó a trabajar en el año 2002-2003 con una propuesta para modificar la estructura y colocar las áreas de Archivo, Mensajería, Correspondencia, biblioteca y publicaciones en una Dirección que perteneciera directamente a la Gerencia, Para estratégicamente adquirir una posición más respetable y de mayor credibilidad ante los ojos de las otras dependencias.

En el año 2004 se eleva a Junta Directiva el proyecto y se aprueba mediante el acuerdo Nº 2004-278, de la sesión 2004-032, y se plantea como una necesidad institucional la creación de la Dirección de Gestión de Documentación e Información (acuerdo 2004-278, anexo 1).

En el año 2005, se presenta a Junta Directiva las Políticas Institucionales sobre la Gestión de Documentación e Información y se aprueban mediante acuerdo Nº 2005-614 de la sesión 2005-044 (anexo 2).

En el año 2006 se inició un estudio para cambiar la estructura orgánica y en diciembre del 2006 se aprobó en MIDEPLAN una nueva estructura Institucional y es la vigente, hasta el día de hoy.

En esta nueva estructura se creó la Dirección de Apoyo Logísico y GEDI pasó a formar parte de esta dirección como un departamento.

Cambios en la Estructura del AyA.

 El AyA inició sus labores en agosto de l961, al asumir la operación de los acueductos de seis de los cantones del Área Metropolitana y posteriormente el del cantón central de San José.

 La Junta Directiva fue integrada por siete miembros en junio de l961, y días después se designó al Gerente bajo cuya dependencia funcionaría la Institución y el auditor interno que prevé la misma ley. Y como fue creciendo la institución, fueron apareciendo las unidades de línea y asesoría, que conformarían el primer organigrama oficial.

 La única Dirección que existía era la Dirección de Ingeniería, conformado por los departamentos de Planificación., Diseño y Construcción.

 En 1964 se consideró la Oficina de Planificación como órgano asesor dependiente de la Gerencia y responsable ante ésta de la preparación de presupuestos, programas y planes institucionales. Posteriormente se creó el Comité de Planificación.

 Durante los años 1965 a l969 se introdujeron variantes en la estructura orgánica por un crecimiento natural del Instituto. A partir de mayo de 1º970 la oficina de planificación, con carácter de unidad asesora de la Gerencia, fue reorganizada con el propósito de integrar los aspectos de planificación técnica, económica y administrativa bajo una sola dirección, y subdividida en cuatro oficina; Planificación Económica, Análisis Administrativo, Presupuesto y Procesamiento Automático de Datos. En 1970 el Comité de Planificación fue transformado en un Consejo Consultivo y la Oficina se reforzó con el propósito de formular y evaluar los planes generales de la Institución.

 Con la publicación de la Ley No. 5507 del 19 de abril de l974 denominada de los Presidentes Ejecutivos de las Instituciones Autónomas y Semi-autónomas, se estableció la figura del Presidente Ejecutivo como máximo jerarca de este tipo de organizaciones. Y í la oficina de Planificación pasó a depender directamente de la Presidencia Ejecutiva.

 Por iniciativa de la Institución, la Asamblea Legislativa promulgó la Ley No. 5915 del 12 de julio de l976 mediante la cual se introdujeron importantes reformas a su ley constitutiva, como fueron el cambio de nombre por el de Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, el cambio de la sigla S.N.A.A por AyA, el otorgamiento del carácter de ente autónomo y la concesión de facultades para dar mayor participación a las comunidades y organismos locales en la administración y operación de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario.

 Este mismo año, se realizó una modificación de la estructura interna en la Oficina de Planificación, introduciéndose el modelo de organización matricial u organización por proyectos como metodología del trabajo.

 Tres años después, se introduce una nueva reforma, y se consigna en el documento “Oficina de Planificación AyA, -Organización”, elaborado en julio 1979.
A partir del 2008 bajo un proyecto se inicia el diseño de un Sistema Documental Integrado, cuyo objetivo principal es brindar a la institución de una herramienta para el manejo de toda la documentación. El sistema se desarrolló bajo la normativa vigente, dictada por la Ley 7202, del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, promulgada en el año 1990, que indica en su Artículo 41 que “Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Adminsitrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección del Archivo Nacional”.Lo expuesto en el párrafo anterior, indica que existe un marco de referencia para cada uno de los procesos por los que pasa un documento, desde su gestación, normalización, análisis y evaluación, clasificación ordenación, preservación y custodia. El 18 de setiembre del 2013, en la Gaceta 179, se publicaron los requisitos para la elaboración de tablas de plazo, herramienta importante y trascendental para enlistar los tipos documentales que genera un área o institución. Con esta herramienta, que es la única que permite la evaluación en primera instancia por el Comité Institucional, posteriormente por la Comisión de Selección y Eliminación del Archivo Nacional, que determina y aprueba los diferentes valores, sean estos administrativos, legales o científico cultural, lo que significa que quien incumpla con los aspectos estipulados en toda la normativa que rige esta materia, se podría ver sometido a serias sanciones que se especifican en la Ley 7202. Para el diseño de este sistema se tomaron en cuenta aspectos importantes de las normas ISO.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El edificio es de dos plantas y está ubicado en Pavas, Rohrmoser, separado del edificio principal. Su estructura es tipo bodega, es decir dos salones grandes. En la planta baja, se ubica el depósito documental, el cual posee piso mosaico y paredes de cemento; la planta alta, oficinas de funcionarios y jefatura, 2 salas de trabajo. El piso es de madera igual que las paredes que separan a las oficinas. El edificio tiene seguridad las 24 horas, además hay control de entrada y salida del edificio.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 504
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 235
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 65
• Metros lineales estantería ocupados: 170
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 504.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 65.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 170.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 0

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 2

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 4

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: Sí

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-V:7:00am a 3:15 pm.

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1722570

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate
• Usuario Modificación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2016-12-01
• Fechas de modificación: 2016-12-12

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No