Identificador: CR. 10107. ACEP

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA DE COSTA RICA

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: Uruca

Núcleo de Población menor:

Dirección: Ruta Avenida 39, calle 50B. 250 Oeste y 100 al Norte de la Plaza de Fútbol. Código Postal: 1087-1000 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (506) 2222-8746

Fax:

• (506) 2221-0493

Correo electrónico:

• archivocentral@mep.go.cr

Página Web:

• http://www.mep.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Alvarado Agüero
• Nombre: Lilliam
• Cargo: Profesional Jefe 1
• Fecha de Nombramiento: 2002-01-01

Informante:

• Apellidos: Gonzalez Camacho
• Nombre:
• Cargo:
• Fecha de Cumplimentación: 2016-12-02

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

En 1965 mediante el artículo 22 de la Ley Orgánica del MEP 3481 se creó una Oficina de Partes y Archivo como dependencia de la Oficialía Mayor. Pese a esto, la documentación producida por el Ministerio de Educación, estuvo por mucho tiempo almacenada en bodegas y en algunos casos no fue administrada adecuadamente por las autoridades del gobierno de turno u organizada sin criterios técnicos. Con la promulgación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 del 24 de octubre de 1990, se obliga a las instituciones públicas a formar sus archivos centrales regulando aspectos como la selección, tratamiento técnico archivístico y conformación de la rectoría en materia archivística que regula el trabajo de los archivos de las instituciones públicas. En 1995 se emite el Reglamento de la Ley 7202 con el Decreto 24023-C, que motivó a las autoridades del MEP por crear esta oficina.

En el año 1998, se crea la primera plaza de archivista profesional en el MEP nombrada con la intención de hacer cumplir lo señalado por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Pronto se aboca a establecer la Comisión de Creación del Archivo Central, y se nombra como coordinadora a la Licda. Lilliam Alvarado Agüero quien a partir de enero de 2002 se aboca a conformar el sistema institucional de archivos a través de un programa de capacitación y realizar las gestiones para la adquisición de un local que reuniera las condiciones, obteniéndose uno ubicado en el Distrito de La Uruca en San José, al cual se le hizo una gran remodelación en el año 2012, ampliando y acondicionándose el depósito #2 y otras áreas.

El 29 de abril del 2002 se publica el Decreto N°30384 Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del MEP, en el que se da la creación formal al Archivo Central. El 02 de julio del mismo año inicia sus funciones en uno de los locales del edificio ubicado en el distrito de La Uruca. Actualmente es una dependencia del Viceministerio Administrativo.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2002-04-26
• Norma(s): Decreto Ejecutivo 30384-MEP.

Año de apertura al público del archivo: 2002

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Surge en el contexto de la ley del Sistema Nacional de Archivos por iniciativa de la archivista Lilliam Alvarado, quien conformó, con el apoyo del Ministro Guillermo Vargas, una comisión para crear el Archivo Central. Por la naturaleza del Ministerio cubre la totalidad del territorio costarricense distribuido en las 27 Direcciones Regionales de Educación.

Atribuciones, fuentes legales: Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202 del 24 de octubre de 1990, Reglamento de la Ley 7202 Decreto 24023-C del 30 de enero de 1995.

Estructura administrativa del archivo:

• Dirección, Área de Asistencia Técnica Valoración Documental y Área de Tratamiento Archivístico y Certificaciones, Secretaría.

Gestión de documentos y política de ingresos: Se lleva a cabo a través del Manual de Procedimientos Archivísticos en la que se les instruye a los encargados (as) de los Archivos de Gestión sobre los procedimientos archivísticos y la gestión de documentos. Se posee un gestor documental denominado Visión 2020 que automatiza la gestión documental, tanto dentro del Archivo Central como en algunas dependencias del MEP.

Edificio:

• Introducción: Es una estructura adaptada para Archivo con un área de 418.33 m², el edificio fue construido en la década de 1960 destinado inicialmente a otras áreas como publicaciones y para el Centro Nacional de Infraestructura, quienes por motivo de reestructuración cerraron y se le cedió el espacio al Archivo Central. Luego de la remodelación efectuada en el año 2012, se incorporaron las áreas del salón de reuniones, comedor, sala de consulta y 6 cubículos para oficina para los profesionales.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 453.02
• Metros cuadrados de depósito: 307.75
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 2732
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 2732
• Metros lineales estantería disponibles: 2069
• Metros lineales estantería ocupados: 663
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1964
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: Sí

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 453.02
• Superficie dedicada a depósito: 307.75
• Metros lineales de estantería disponibles: 2069.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 663.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 663

Fecha del documento más reciente: 2014-01-01

Fecha del documento más antiguo: 1870-12-31

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Base de datos “Arch” con más de 15000 registros
• Listas de Remisión (electrónica y en soporte papel)

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 4

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 0

Número de titulaciones periódicas: 100

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  El Archivo Central ofrece el servicio de capacitación dirigido a los encargados (as) de los Archivo de Gestión, a la fecha se han capacitado a 2870 funcionarios (as).

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: Lunes a Viernes de 7 am a las 15:00 horas.

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1722599

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2016-12-02
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No