Identificador: CO. 11001. CdeB

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA CONTROLARÍA DE BOGOTÁ, COLOMBIA

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Contraloría de Bogotá

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Otras categorías de Archivos

Subcategoría:

• Archivos de Administraciones Públicas

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor: Localidad de Puente Aranda

Dirección: Carrera 32 A No. 26 A – 10. Archivo Central en Bodegas San Cayetano: Calle 46 A No. 82 - 54, interior 12 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso: Transmilenio. Estación en calle 26: Ciudad Universitaria.

Parking Público: Si

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3358888 Ext 109

Fax:

• 4282177

Correo electrónico:

• marforero@contraloriabogota.gov.co

Página Web:

• http://www.contraloriabogota.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Forero Moreno
• Nombre: María Margarita
• Cargo: Subdirectora de Servicios Generales
• Fecha de Nombramiento: 2012-03-07

Informante:

• Apellidos: Ordóñez
• Nombre: Héctor Arsenio
• Cargo: Técnico Operativo 31403
• Fecha de Cumplimentación: 1993-01-26

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

ORIGEN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL

A nivel nacional se creó el Departamento de Contraloría mediante la Ley 42 de 1923, a cargo de los asuntos referentes al “examen, glosa y fenecimiento de cuentas de los funcionarios o empleados encargados de recibir, pagar y custodiar fondos o bienes de la Nación, en lo relativo al examen y revisión de todas las deudas y reclamaciones, de cualquier naturaleza, a cargo o a favor de la República, derivados de la Administración activa y pasiva del Tesoro Nacional, y en todos los asuntos relacionados con los métodos de contabilidad y con la manera de llevar las cuentas de la Nación, la conservación de los comprobantes y el examen e inspección de los libros, registros y documentos referentes a dichas cuentas”.

Emulando a este organismo, el Concejo de Bogotá creó la Contraloría Municipal de Bogotá, mediante el Acuerdo 23 de 1929, como una sección auxiliar de la Secretaría de Hacienda, a cargo de las siguientes atribuciones:

• Llevar y vigilar cuentas generales del Municipio, incluyendo relacionadas con deuda externa e interna. • Prescribir métodos de llevar libros y cuentas de dependencias municipales, reglamentar manera de crear obligaciones y presentar reclamos, y determinar formularios que deban emplearse. • Respecto de todos los contratos y obligaciones que impliquen gastos de fondos municipales, distintos de los hechos por entidades autónomas, certificar que existe una apropiación no comprendida con un saldo suficiente para cubrir el gasto. • Hacer en libros de contabilidad reservas de sumas para cubrir gastos, con apropiación a ser cargadas. • Examinar, en cuanto a exactitud, legalidad y conformidad con acuerdos del Concejo Municipal, decretos del Alcalde y reglamentos de la Contraloría, todas las peticiones de pago que se hagan al Municipio inclusive las nóminas. • Firmar órdenes de pago que se expidan al Tesorero por el Secretario de Hacienda, siempre que el gasto que ellas representen haya sido debidamente examinado y que exista un saldo no comprometido en la apropiación a que debe ser cargada. • Examinar y fenecer cuentas de funcionarios y empleados que se retiran del servicio, que hayan tenido fondos o cuentas municipales a cargo. • Inspeccionar y examinar, al menos tres veces al año, todos los departamentos y oficinas que recauden o gasten fondos municipales.

Asimismo, estableció que todos los contratos o actos celebrar con fondos del municipio, debían contar previamente con la certificación del Contralor de Bogotá.

REFORMAS DE LA CONTRALORÍA EN LA SEGUNDA PARTE DEL SIGLO XX.

Con el crecimiento de la ciudad por la incorporación de nuevos municipios en 1954, se reformó la Contraloría mediante el Acuerdo 5 de 1957, adoptándose el régimen de Organización Funcional del Estatuto Unificado de Vigilancia Fiscal aprobado por la V Conferencia de Contralores. Posteriormente, a través del Acuerdo 13 de 1975 del Concejo de Bogotá, se amplió el marco de las competencias de la Contraloría a los particulares que manejaran recursos públicos.

Con promulgación de la Constitución Nacional de 1991, en su artículo 268 se estableció el marco de las atribuciones del Contralor General de la República, las cuales fueron también atribuidas a los Contralores Departamentales y Municipales. Estas fueron:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. 2. Revisar y fenecer cuentas que deben llevar responsables del erario y calificar grado de eficiencia, eficacia y economía con que obraron. 3. Llevar un registro de la deuda pública de la Nación y de las entidades territoriales. 4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación. 5. Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma. 6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado. 7. Presentar al Congreso de la República un informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente. 8. Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del Estado. La Contraloría, bajo su responsabilidad, podrá exigir, verdad sabida y buena fe guardada, la suspensión inmediata de funcionarios mientras culminan las investigaciones o los respectivos procesos penales o disciplinarios. 9. Presentar proyectos de ley relativos al régimen del control fiscal y a la organización y funcionamiento de la Contraloría General. 10. Proveer mediante concurso público los empleos de su dependencia que haya creado la ley. Esta determinará un régimen especial de carrera administrativa para la selección, promoción y retiro de los funcionarios de la Contraloría. Se prohíbe a quienes formen parte de las corporaciones que intervienen en la postulación y elección del Contralor, dar recomendaciones personales y políticas para empleos en su despacho. 11. Presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley. 12. Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial .

Dos años después, con la promulgación del Decreto Ley 1421 de 1993, que estableció un Régimen Especial para Bogotá, se determinó que la Contraloría continuaría siendo el organismo encargado de ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la ciudad y de los particulares que manejaran fondos públicos. En el mismo año, mediante el Acuerdo 26 de 1993 del Concejo de Bogotá se transformó la Contraloría en un organismo con autonomía administrativa, contractual y presupuestal.

LA CONTRALORÍA EN EL SIGLO XXI

La conformación de sus dependencias y el marco de sus funciones tuvo diferentes cambios durante los primeros años de la nueva centuria. Actualmente, su estructura organizacional se rige por el Acuerdo 658 de 2016, y el Acuerdo 664 de 2017, de la siguiente manera:

1. Despacho del Contralor.
1.1. Dirección de Apoyo al Despacho.
1.2. Dirección de Reacción Inmediata.
1.3. Dirección de Participación Ciudadana y Desarrollo Local.
1.3.1. Subdirección de Gestión Local.
1.3.1.1. Gerencias de Localidades.
1.4. Oficina de Control Interno.
1.5. Oficina de Asuntos Disciplinarios.
1.6. Oficina Asesora de Comunicaciones.
1.7. Oficina Asesora Jurídica.

2. Despacho del Contralor Auxiliar.

3. Dirección de Planeación.
3.1. Subdirección de Análisis, Estadísticas e Indicadores.

4. Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
4.1. Subdirección de la Gestión de la Información.
4.2. Subdirección de Recursos Tecnológicos.

5. Dirección de Estudios de Economía y Política Pública.
5.1. Subdirección de Estudios Económicos y Fiscales.
5.2. Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero
5.3. Subdirección de Evaluación de Política Pública.

6. Dirección Sector Movilidad.
6.1. Subdirección de Fiscalización Movilidad.
6.2. Subdirección de Fiscalización Infraestructura.

7. Dirección Sector Hábitat y Ambiente.
7.1. Subdirección de Fiscalización Hábitat.
7.2. Subdirección de Fiscalización Ambiente.
7.3. Subdirección de Fiscalización Control Urbano.

8. Dirección Sector Servicios Públicos.
8.1. Subdirección de Fiscalización de Acueducto y Saneamiento Básico.
8.2. Subdirección de Fiscalización de Energía.
8.3. Subdirección de Fiscalización de Comunicaciones.

9. Dirección Sector Salud.
9.1. Subdirección de Fiscalización Salud

10. Dirección Sector Integración Social.

11. Dirección Sector Gobierno.
11.1. Subdirección de Fiscalización Gestión Pública y Gobierno

12. Dirección Sector Educación
12.1. Subdirección de Fiscalización Educación.

13. Dirección Sector Hacienda.

14. Dirección Sector Desarrollo Económico, Industria y Turismo.

15. Dirección Sector Cultura Recreación y Deporte
15.1. Subdirección de Fiscalización Cultura, Recreación y Deporte

16. Dirección Sector Gestión Jurídica

17. Dirección Sector Equidad y Genero

18. Dirección Sector Seguridad, Convivencia y Justicia

19. Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
19.1. Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal.
19.2. Subdirección de Jurisdicción Coactiva.

20. Dirección Administrativa y Financiera.
20.1. Subdirección Financiera.
20.2. Subdirección de Contratación.
20.3. Subdirección de Recursos Materiales.
20.4. Subdirección de Servicios Generales.

21. Dirección de Talento Humano.
21.1. Subdirección de Carrera Administrativa.
21.2. Subdirección de Gestión de Talento Humano.
21.3. Subdirección de Capacitación y Cooperación Técnica.
21.4. Subdirección de Bienestar Social

Fundación del archivo:

• Fecha: 1929-09-11
• Norma(s): Acuerdo 23 de 1929. Créase el departamento de Contraloría Municipal de Bogotá, como sección autónoma, auxiliar de la Secretaría de Hacienda.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: La ciudad de Bogotá, fundada en 1538, ejerció como sede de gobierno del Nuevo Reino de Granada y como su capital desde la instalación de la Audiencia de Santa Fe en 1550, condición que conservó durante los tres siglos de dominación española. Con el proceso de independencia, aunque la fisonomía administrativa de Bogotá cambió, siguió conservando su lugar como primer centro urbano del país, merecedor de un régimen jurídico diferente al de los demás municipios.

El área geográfica de Bogotá se amplió en 1954, con la expedición del Decreto Legislativo 3640 mediante el cual fue creado el Distrito Especial de Bogotá, anexando los municipios de Bosa, Engativá, Fontibón, Suba, Usme y Usaquén. Con la Constitución Política de 1991, Bogotá se convirtió en Distrito Capital de Colombia.

A partir de la promulgación de la Constitución Política de Colombia en el año 1991, en el Articulo 332, se le otorga la facultad al Concejo de Bogotá la división administrativa del Distrito, a partir de esto la ciudad es dividida en 20 localidades, a partir de los siguientes criterios: La cobertura de los servicios básicos, comunitarios e institucionales, además de características sociales que les permitan identificarse.

Atribuciones, fuentes legales: Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 331 de 2003 (septiembre 30) “Por el cual se adopta la estructura interna de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”. // Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 094 de 2006 (marzo 17) “por el cual se adopta la estructura interna de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., y se dictan otras disposiciones”. // Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Decreto 475 de 2006 (noviembre 22) “Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.” // Concejo de Bogotá, D.C. Acuerdo 638 de 2016 (Marzo 31) "Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo 257 de 2006, se crea el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica Distrital, se modifican las funciones de la Secretaría General, y se dictan otras disposiciones"

Estructura administrativa del archivo:

• • Despacho del Contralor
  • Dirección Administrativa y Financiera

Gestión de documentos y política de ingresos: Procedimiento de Transferencias documentales

Edificio:

• Introducción: El Archivo central de la Contraloría de Bogotá se encuentra ubicado en las Bodegas San Cayetano ubicadas en la Calle 46 A No. 82 - 54 interior 12.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 1603.38
• Metros cuadrados de depósito: 866.1
• Instalaciones para materiales especiales: Sí

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 3840
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 240
• Metros lineales estantería ocupados: 3600
• Estimación aproximada en porcentaje: 92
• Año de construcción de edificio: 1997
• Año de última reforma: 2016

Tipo de edificio:

• Construido para uso archivístico: Sí
• Construido y adaptado para uso archivístico: Sí
• Año afectación:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 1603.38
• Superficie dedicada a depósito: 866.1
• Metros lineales de estantería disponibles: 240.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 3600.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 3600

Fecha del documento más reciente: 2014-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1930-02-07

Descripción somera de los fondos:

La Contraloría Distrital custodia en su acervo documental 3600 metros lineales de documentación aproximadamente con los siguientes asuntos:

• Actas (1943-2013) 73 cajas x100
• Autos de responsabilidad fiscal (1976–2001) 19 cajas x100;
• Auxilios Distritales (1977-1985) 7 cajas x100;
• Derechos de petición (2001-2009) 65 cajas x100;
• Función de Advertencia (2011) 2 cajas x100;
• Informe Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral (2010-2012) 5 cajas x100;
• Informe Preliminar - Auditora Gubernamental Modalidad Especial (2009-2012) 6 cajas x100;
• Informe Deuda Pública, Estado de Tesorería e Inversiones Financieras D.C (2012)
• Informe sobre el Estado de Recursos naturales y del Ambiente de Bogotá (2012) 2 cajas;
• Informes de investigación forense (2009);
• Procesos de responsabilidad fiscal (1991-2009) 157 cajas x100;
• Procesos de sanciones(1978-2002) 254 cajas x200;
• Procesos de Jurisdicción Coactiva (1955-2014) 250 cajas x100;
• Procesos administrativos sancionatorios (2011-2014) 30 cajas x100;
• Pronunciamientos (2010-2013) 7 cajas x100;
• Propiedad de la parte interesadas (2008-2009) 1 caja x100;
• Proyectos institucionales (1996-1998);
• Traslados de hallazgos fiscales y disciplinarios(2010-2013) 10 cajas x100;
• Reporte de Beneficios de control fiscal (2010-2012) 7 cajas x100,
• Resoluciones Reglamentarias (1930-2008) 62 cajas x100.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventarios Documentales en formato Excel

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 3

Número de ordenadores: 3

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Reserva de documentación: Sí

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 3

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? Sí

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: Sí
• Otra Información:
  El 100% de la documentación cuenta con una descripción – Inventario Documental (Excel)

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: Sí

Porcentaje Aproximado: 90

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:30 A 17:00

Cerrado al público: Cerrado los fines de semana

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1735035

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: Archivo de Bogotá- Subdirección Sistema Distrital de Archivos
• Usuario Creación:
  • Login: Bogotá_3
  • Nombre Apellidos: Yasmeli Murcia Robayo
• Usuario Modificación:
  • Login: david.sanchez
  • Nombre Apellidos: David Sánchez Tudela

Reglas y convenciones:Descripción realizada conforme a: Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Versión española de Blanca Desantes Fernández.

ISAD (G) Norma Internacional general de Descripción Archivística, 2° ed., Madrid: Consejo Internacional de Archivos, 2000.

ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias, 2° ed., Viena: Consejo Internacional de Archivos, 2004.

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:Completo

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2017-08-16
• Fechas de modificación: 2024-10-29

Lengua y escritura: Español: spa (ISO 639-2)

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Constitución Política de Colombia, 1991. Asamblea Nacional Constituyente: Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125 // --) Presidencia de la República de Colombia. Decreto Ley 1421 de 1993 (julio 21) “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá". Consultado en: Diario Oficial No. 40.958 de Julio 22 de 1993. // --) Congreso de Colombia. Ley 42 de 1923 (Julio 19) “Sobre reorganización de la contabilidad oficial y creación del Departamento de Contraloría”. Consultado en: http://www.suin.gov.co/viewDocument.asp?id=1788207 // --) Concejo de Bogotá. Acuerdo 23 de 1929 (septiembre 11) “sobre creación de la Contraloría Municipal y organización de la contabilidad del Municipio”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2035 // --) Consejo Administrativo del Distrito Especial de Bogotá. Acuerdo 5 de 1957 (enero 15) “Por el cual se establece la organización funcional de la Contraloría del Distrito Especial de Bogotá”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3048 // --) Concejo de Bogotá. Acuerdo 13 de 1975 (agosto 26) “Por el cual se modifican y adicionan las Normas Orgánicas de la Contraloría Distrital, se fijan Sistemas y Directrices para el ejercicio del Control Fiscal y se dictan otras disposiciones”. Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3058 // --) Concejo de Bogotá. Acuerdo 658 de 2016 (diciembre 21) “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones”. Consultado en: Registro Distrital 5982 de diciembre 26 de 2016. // --) Concejo de Bogotá. Acuerdo 664 de 2017 (marzo 28) “Por el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016 "por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de Bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones”. Consultado en: Registro Distrital 6048 de marzo 30 de 2017.

Nota:

Georreferencia: Sí