Identificador: CO. 11001. VEEDURÍA

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVOS DE LA VEEDURÍA DISTRITAL (BOGOTÁ, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Veeduría Distrital

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Territoriales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor: Localidad de Fontibón

Dirección: Calle 26 No. 69-76, Edificio Elemento, torre 1, piso 3, archivo central  

Latitud: 4.659455

Longitud: -74.106805

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Forma de Acceso: SITP, Transmilenio: estación El Tiempo – Maloka, Avenida Calle 26, Avenida 68, Avenida Boyacá, Avenida Rojas

Parking Público: Si

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 340 76 66

Fax:

Correo electrónico:

• dgarcia@veeduriadistrital.gov.co
• jtorres@veeduriadistrital.gov.co,

Página Web:

• http://www.veeduriadistrital.gov.co/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Torres Melo
• Nombre: Jaime
• Cargo: Veedor Distrital
• Fecha de Nombramiento: 2016-02-25

Informante:

• Apellidos: García Cañón
• Nombre: Daniel Andrés
• Cargo: Viceveedor Distrital
• Fecha de Cumplimentación: 2016-12-01

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

CREACIÓN DE LA VEEDURÍA DISTRITAL

A partir de la promulgación del Régimen Especial para Bogotá, mediante el Decreto Ley 1421 de 1993 del Congreso de Colombia, se ordenó la creación de la Veeduría Distrital, para apoyar a los funcionarios responsables de lograr la vigencia de la moral pública en la gestión administrativa, así como a los funcionarios de control interno. En ese sentido, la Veeduría debía verificar la obediencia y ejecución de las disposiciones vigentes, como también, controlar que los funcionarios y trabajadores distritales cumplan debidamente sus deberes. Para la realización de sus objetivos se determinó el marco de sus funciones generales así:

1. Examinar e investigar las quejas y reclamos que le presente cualquier ciudadano, o las situaciones que por cualquier otro medio lleguen a su conocimiento, con el fin de establecer si la conducta de los funcionarios y trabajadores oficiales es contraria a la probidad, discriminatoria o abiertamente violatoria del ordenamiento jurídico vigente.

2. Intervenir en asuntos que tengan que ver con la moral pública ante tribunales y juzgados en defensa de los intereses distritales; denunciar los hechos que considere delictuosos y que encuentre en las investigaciones adelantadas o en los documentos llegados a su poder; verificar que las entidades se constituyan en parte civil e inicien las demás acciones pertinentes, cuando a ello hubiere lugar, y colaborar para que los procesos penales por delitos contra la administración, imputados a funcionarios o ex funcionarios, se adelanten regularmente, y

3. Solicitar a la autoridad competente la adopción de las medidas que considere necesarias con el fin de impedir la utilización indebida de los bienes y recursos distritales.

Fue así que la Alcaldía Mayor de Bogotá creó por Decreto 596 de 1993, la Veeduría Distrital como organismo de control, encargado de la vigilancia y el cumplimiento de la Administración Distrital, de sus entidades adscritas y sus funcionarios con la comunidad. Para su funcionamiento se determinó la siguiente estructura organizacional mediante el Acuerdo 24 de 1993:

1. Despacho del Veedor

2. Despacho del Viceveedor
2.1. Unidad Jurídica
2.2 Unidad de Servicios Administrativos y Financieros

3. Veedurías Delegadas
3.1. Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
3.1.1.Unidad de Apoyo para el Control Interno
3.1.2. Unidad de Apoyo para la Evaluación de Gestión y Resultados
3.2. Veeduría Delegada para la Participación y los Programa Especiales
3.3. Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos
3.3.1. Unidad de Investigaciones
3.3.2. Unidad de Registro y Control

4. Veeduría Delegada para la Contratación

La estructura organizacional de la Veeduría permaneció sin modificaciones hasta el año 2006, cuando se determinó mediante el Acuerdo 207 de marzo 17 del Concejo de Bogotá, un cambio en la nomenclatura de las dependencias, quedando establecida de la siguiente forma:

1. Despacho del Veedor Distrital
1.1. Oficina Asesora de Jurídica
1.2. Oficina Asesora de Planeación

2. Despacho del Viceveedor

3. Veedurías Delegadas
3.1. Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
3.2. Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
3.3. Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos
3.4. Veeduría Delegada para la Contratación

Esta estructura es la que rige el funcionamiento de la Veeduría Distrital actualmente.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1993-07-21
• Norma(s): Decreto-Ley 1421 del 21 de Julio de 1993, Capítulo III. Veeduría.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: La ciudad de Bogotá, fundada en 1538, ejerció como sede de gobierno del Nuevo Reino de Granada y como su capital desde la instalación de la Audiencia de Santa Fe en 1550, condición que conservó durante los tres siglos de dominación española. Con el proceso de independencia, aunque la fisonomía administrativa de Bogotá cambió, siguió conservando su lugar como primer centro urbano del país, merecedor de un régimen jurídico diferente al de los demás municipios.

El área geográfica de Bogotá se amplió en 1954, con la expedición del Decreto Legislativo 3640 mediante el cual fue creado el Distrito Especial de Bogotá, anexando los municipios de Bosa, Engativá, Fontibón, Suba, Usme y Usaquén. Con la Constitución Política de 1991, Bogotá se convirtió en Distrito Capital de Colombia.

A partir de la promulgación de la Constitución Política de Colombia en el año 1991, en el Articulo 332, se le otorga la facultad al Concejo de Bogotá la división administrativa del Distrito, a partir de esto la ciudad es dividida en 20 localidades, a partir de los siguientes criterios: La cobertura de los servicios básicos, comunitarios e institucionales, además de características sociales que les permitan identificarse.

Atribuciones, fuentes legales: Decreto-Ley 1421 del 21 de Julio de 1993, Capítulo III. Veeduría.

Estructura administrativa del archivo:

• •Despacho del Viceveedor Distrital
  •Proceso de Gestión Documental
  

Gestión de documentos y política de ingresos: GD-PR-01 Procedimiento de Gestión de Comunicaciones Oficiales. // GD-PR-02 Procedimiento de actualización y administración de Tablas de Retención Documental. // GD-PR-03 Procedimiento de Transferencias Documentales primarias. // GD-PR-04 Procedimiento de Administración de Publicaciones de la Veeduría Distrital. // GD-PR-05 Procedimiento de préstamo y consulta de documentos.

Edificio:

• Introducción: En su interior existen espacios adecuados, todos con cielo raso, pisos, puertas, iluminación, aire acondicionado, sistema de extinción, detección y red eléctrica básica. La torre 1 cuenta con 18 pisos; en el tercer piso se encuentra la Veeduría Distrital con un área total de 1.184 M2 con especificaciones técnicas tales como: el afinado del piso corresponde a Mortero de nivelación adherido a la losa estructural. Utilizado para garantizar la horizontalidad de las áreas del proyecto sobre el que se instalaron los pisos porcelanatos y vinilos fue Mortero Seco 140 kg. diseñado para nivelar las losas o placas de concreto. Porcelanato y guarda escobas utilizado en las áreas de cocinetas y baños Cemento Antracita 60X60 Mate y Concrete Grigio en áreas de oficinas y circulaciones. El piso Vinisol Antiestático para ser usado en áreas de gran resistencia al deslizamiento, unido a su óptima respuesta al tráfico intenso, conforma un pavimento ideal para cuartos técnicos. Los muros en Dry Wall es un moderno sistema constructivo cuya base es un sistema de estructura de perfiles galvanizados revestido con placas o paneles en yeso por ambas caras o una cara si va contra un muro ya existe. La lámina de yeso cartón Gyplac de ½ consiste en un material de yeso formulado y procesado, recubierto con papel pesado de acabado natural en la cara anterior y con papel reforzado en la cara posterior. Tiene un espesor de 12 mm, 1.22 mts de ancho y 2.44 mts de longitud, para un peso total por unidad de 21.46 kg. Sus bordes rebajados permiten reforzar y desaparecer las juntas con cintas de papel y la masilla para juntas. La frescada es para aislamiento térmico y acústico en forma de rollos flexibles de lana de vidrio, laminados con película blanca PRK, actúa con una barrera de vapor proporciona un acabado estético, de alta reflectividad lumínica, resistencia al abuso y la humedad. Material: Fibra de vidrio. Espesor: 3 ½ pulgadas. Absorción acústica: Si. Resistencia térmica: Si. Para la construcción del cielo raso en Dry Wall se utilizaron ángulos perimetrales de 2.5X2.5 de 3 metros de largo, omegas y viguetas galvanizadas de 2.44 calibre 26. El archivo central de la entidad se encuentra ubicado en la autopista Medellín kilómetro 1.8 vía parcelas de Cota –Parque Industrial Lutransas Bodega 1 y 13 estas bodegas pertenecen a la empresa Tandem S.A.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 1.18
• Metros cuadrados de depósito: 42.1
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 883
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 611
• Metros lineales estantería ocupados: 691
• Estimación aproximada en porcentaje: 88.7
• Año de construcción de edificio: 2016
• Año de última reforma: 2016

Tipo de edificio:

• Construido para uso archivístico: Sí
• Construido y adaptado para uso archivístico: Sí
• Año afectación:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 1.18
• Superficie dedicada a depósito: 42.1
• Metros lineales de estantería disponibles: 611.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 691.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 0

Fecha del documento más reciente: 2015-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1993-10-08

Descripción somera de los fondos:

La Veeduría Distrital cuenta con documentos producidos por la entidad desde el año 1993 al 2015 referente a los siguientes asuntos:
-) Instrumentos para el control preventivo, el control social y la transparencia;
-) Informes sobre la rendición de cuentas;
-) Programas de sensibilización, capacitación y fortalecimiento para ejercicio del control social;
-) Evaluaciones de la gestión contractual de las entidades del Distrito Capital;
-) Peticiones, quejas, reclamos y soluciones;
-) Veeduría delegada para la participación y los programas especiales;
-) Veeduría delegada para la eficiencia administrativa y presupuestal;
-) Unidad de apoyo para el control interno;
-) Veeduría delegada para la atención de quejas y reclamos;
-) Veeduría delegada para la contratación.

Toda esta información se encuentra soportada en papel y representa una parte de los 692 metros lineales que ha producido la entidad en el tiempo. Los fondos documentales de la Veeduría se encuentran ubicados en la carrera 65 No. 81-80.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventarios Documentales: Bases de datos de Archivo Central, Base de datos de Centro de Documentación.
  

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Llamada Telefónica, Solicitud Personal Directa, Correo Electrónico

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 106

Número de titulaciones periódicas: 2

¿Existe catálogo? Sí

Enlace a catálogo: http://veeduriadistrital.gov.co/?q=transparencia/instrumentos-gestion-informacionpublica/gesti%C3%B3n-documental/registro-activos-e

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? Sí

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: Sí

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: No
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: Sí
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 3

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? Sí

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  El sistema de Información con el que cuenta la Entidad se denomina ORFEO.
  La base de datos de la Entidad está en Winisis para facilitar la ubicación de los documentos.

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: Sí

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado: 75

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 7:00 AM-4:30 PM

Cerrado al público: Cerrado los fine de semana

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: A los depósitos de archivo

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1735135

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: Archivo de Bogotá- Subdirección Sistema Distrital de Archivos
• Usuario Creación:
  • Login: Bogotá_3
  • Nombre Apellidos: Yasmeli Murcia Robayo
• Usuario Modificación:
  • Login: pilar.gavete
  • Nombre Apellidos: María Pilar Gavete Sebastián

Reglas y convenciones:Descripción realizada conforme a: Consejo Internacional de Archivos.

-) ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Versión española de Blanca Desantes Fernández.
-) ISAD (G) Norma Internacional general de Descripción Archivística, 2° ed., Madrid: Consejo Internacional de Archivos, 2000.
-) ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias, 2° ed., Viena: Consejo Internacional de Archivos, 2004.

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:Completo

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2017-08-28
• Fechas de modificación: 2022-07-01

Lengua y escritura: Español: spa (ISO 639-2)

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: • Congreso de Colombia. Decreto Ley 1421 de 1993 (julio 21) “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá”. Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1507#180 // • Alcaldía Mayor de Bogotá D. C. Decreto 596 de 1993 (octubre 7) “Por el cual se crea una dependencia y un empleo en la Administración Central”. Consultado en:http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5146 // • Concejo de Bogotá D. C. Acuerdo 24 de 1993 (diciembre 2) “Por el cual se determina la estructura orgánica de la Veeduría Distrital se definen las funciones generales por dependencia; se establece su planta de personal se adopta el sistema especial de nomenclatura y clasificación de cargos; se fija la escala de remuneración para los distintos empleos y se dictan otras disposiciones” Consultado en:http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2053 // • Concejo de Bogotá D. C. Acuerdo 207 de 2006 (marzo 17) “por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta y se ajusta la nomenclatura y clasificación de los empleos en la Veeduría Distrital”. Consultado en: Registro Distrital 3662 de noviembre 30 de 2006.
  

Nota:

Georreferencia: Sí