Identificador: CO. 11001. APB

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA PERSONERÍA DE BOGOTÁ (COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Personería del Distrito de Bogotá (Colombia)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos de Órganos de Control Externo

Subcategoría:

Gestión: Administración Autonómica/Territorial

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor: Localidad de Puente Aranda

Dirección: Carrera 7 No. 21 - 24. Archivo Central: calle 12 No. 35 - 95 Bogotá, Colombia 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso: Transmilenio: estación calle 22. SITP.

Parking Público: NO

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3820450

Fax:

• 3416155

Correo electrónico:

• ctcastaneda@personeriabogota.gov.co
• wafuentes@personeriabogota.gov.co
• sgdrecfisicos@personeriabogota.gov.co

Página Web:

• http://www.personeriabogota.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Castañeda Villamizar
• Nombre: Carmen Teresa
• Cargo: Personeria Distrital
• Fecha de Nombramiento: 2016-05-25

Informante:

• Apellidos: MMurcia Robayo
• Nombre: Yasmeli
• Cargo: Contratista
• Fecha de Cumplimentación: 2017-08-30

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

FIGURA DEL PERSONERO EN LA HISTORIA.

Desde la época colonial existe una figura encargada de proteger a ciertas poblaciones. En el caso de América existía en la burocracia hispana el Protector de Indios con la misión de interferir en lo posible los malos tratos que recibía esta población de parte de los encomenderos y hacendados españoles y criollos. Esta figura perduró y fue recogida por la legislación republicana. En el siglo XX, la figura del personero era garante de los derechos e intereses de los ciudadanos, y vigilante de las funciones públicas relacionadas con el manejo, conservación y cuidado de los bienes públicos.

Desde 1936 la figura del Personero empezó a adquirir relevancia en la adquisición de bienes para el municipio. Sin embargo, fue por el Acuerdo 10 de 1934 que se creó la Personería Municipal, estableciendo dependencias asignadas a su cargo:

• Departamento de Negocios Civiles Administrativos y Generales
• Departamento de Negocios Penales
• Procuraduría de Bienes

Para 1937 se reformó la entidad mediante el Acuerdo 12, subdividiendo el Departamento de Negocios Civiles, Administrativos y Generales en dos dependencias, Civil y Administrativa.

En el año 1957, el Concejo de Bogotá amplió las funciones asignadas a la Personería Municipal, a través del Acuerdo 15, incluyendo la redacción de contratos celebrados por la Administración Distrital, exceptuando los de arriendo. Con la expedición del Acuerdo 1 de 1977 del Concejo se incorporaron nuevas funciones, como la vigilancia de las tarifas de servicios públicos y las entidades distritales que los prestan. La entidad no tuvo modificaciones en los años subsiguientes en su estructura orgánica, exceptuando las que ampliaron la planta de personal, y la de 1990, referida a una reestructuración de las personerías delegadas en materia legal.

Con la transformación de la ciudad en Distrito Capital, en 1993, se hizo necesaria una reforma en la estructura orgánica de la Personería de Bogotá, llevándose a cabo mediante el Acuerdo 34 del mismo año; así, se reorganizó la entidad, junto a las funciones y la planta de personal. De igual forma, se modificó la misión de la entidad, definiéndose como “la defensa de los intereses del Distrito Capital y en general de la sociedad; la verificación constante de la ejecución de las leyes, acuerdos y órdenes de las autoridades, la vigilancia de la conducta de los empleados y trabajadores públicos de la administración Distrital.” La estructura orgánica continuó vigente, y ha sido objeto de pocas modificaciones, siendo las más relevantes las del Acuerdo 182 de 2005, que modificó la nomenclatura de las dependencias de la entidad junto con la supresión y modificación de funciones, y el Acuerdo 514 de 2012, donde se crearon dependencias y se modificaron funciones de las dependencias de la entidad.


La Personería de Bogotá D.C. es un órgano de control del Distrito Capital que, con enfoque social, en el marco de un Estado pluralista, promueve la efectividad integral de los derechos de las personas, trabaja al servicio de la Ciudad, interviene y actúa como garante del respeto del ordenamiento jurídico, por parte de las autoridades públicas del Distrito Capital, y vigila la conducta de los(as) servidores(as) públicos(as).

Fundación del archivo:

• Fecha: 1934-06-26
• Norma(s): Acuerdo 10 de 1934. "Por el cual se determina el funcionamiento de la Personería municipal"

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: La capital de Colombia Bogotá fue fundada en 1538, siendo la sede de gobierno del Nuevo Reino de Granada, nombrada como capital desde la instalación de la Audiencia de Santa Fe en 1550, esta condición la conservó durante los tres siglos de dominación española. Con el proceso de independencia en 1810, aunque la fisonomía administrativa de Bogotá cambió, siguió conservando su lugar como primer centro urbano del país, digno de un régimen jurídico diferente al de los demás municipios.

El área geográfica de Bogotá se amplió en 1954, con la expedición del Decreto Legislativo 3640 mediante el cual fue creado el Distrito Especial de Bogotá, anexando los municipios de Bosa, Engativá, Fontibón, Suba, Usme y Usaquén. Con la Constitución Política de 1991, Bogotá se convirtió en Distrito Capital de Colombia.

A partir de la promulgación de la Constitución Política de Colombia en el año 1991, en el Articulo 332, se le otorga la facultad al Concejo de Bogotá la división administrativa del Distrito, a partir de esto la ciudad es dividida en 20 localidades, a partir de los siguientes criterios: La cobertura de los servicios básicos, comunitarios e institucionales, además de características sociales que les permitan identificarse.

Atribuciones, fuentes legales: Constitución Política de Colombia 1991 // Decreto 1421 de 1993 "Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá". // Acuerdo 034 de 1993 “Por el cual se organiza la Personería de Santafé de Bogotá, se establece su estructura básica, se señalan las funciones de sus dependencias, la planta de personal y se dictan otras disposiciones”. // Acuerdo 514 de 2012 “Por el cual modifica Estructura Organizacional, Planta de Empleos de la Personería de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

Estructura administrativa del archivo:

• - Personero de Bogotá
  - Dirección Administrativa y Financiera
  - Subdirección de Gestión Documental y Recursos Físicos.

Gestión de documentos y política de ingresos: El ingreso de los documentos al Archivo Central se realiza como resultado de las transferencias documentales, dando cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestión Documental, especialmente lo referido a los numerales 6.2 Aplicación de la TRD en las dependencias y 7. Procedimiento de Transferencia Documental, en los cuales se establecen lineamientos para que las dependencias transfieran documentos que hayan cumplido tiempos de retención en archivos de gestión, así como condiciones técnicas que los mismos deben reunir para ser dispuestos en el Archivo Central.

Edificio:

• Introducción: El Archivo central de la Personería de Bogotá D.C. se encuentra ubicado en una bodega en la Calle 12 No. 35 - 95 Zona Industrial de Bogotá. La estructura de la misma fue acondicionada para almacenar documentos de archivo y está dotada con estantería triple altura con entrepisos, adecuada para almacenamiento de documentos y condiciones físico ambientales propicias para la conservación de los mismos.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 1
• Metros cuadrados de depósito: 780
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 3.5
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 800
• Metros lineales estantería ocupados: 2.7
• Estimación aproximada en porcentaje: 58
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Tipo de edificio:

• Adaptado para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 1.0
• Superficie dedicada a depósito: 780.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 800.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 2.7

Documentación:

Metros lineales de documentación: 2.7

Fecha del documento más reciente: 2016-06-30

Fecha del documento más antiguo: 1930-01-01

Descripción somera de los fondos:

La Personería de Bogotá D. C. custodia un fondo documental de 2700 metros lineales aprox. fechada desde 1930. Además, tiene bajo su custodia los expedientes de los funcionarios de la entidad a los cuales FAVIDI administraba las cesantías; se encuentran documentos desde 1994 hasta 2006. Tienen cerca de 6.5 metros lineales aproximados. Adicionalmente, la entidad custodia los siguientes asuntos producidos en el desarrollo de su misionalidad:

• Actas de Posesión (1916-1964)
• Acuerdos del Concejo Municipal (Gazeta Municipal 1848- ?)
• Actas Comité Distrital de Defensa, protección y promoción de los derechos humanos del D. C.
• Actas reunión de unidad coordinadora de los derechos humanos defensa y protección.
• Actas mesas de participación de víctimas.
• Actas comité local de defensa, protección y promoción de los derechos humanos del Distrito Capital.
• Formato único Red de Solidaridad Social (atención a población desplazada 1994-2004). 42 cajas X200.
• Conciliaciones judiciales (mecanismo para solución de conflictos donde dos o más personas gestionan
solución de sus diferencias, con la ayuda de un personero delegado). (2001-2003).
• Decretos y Resoluciones - Actos Administrativos de la Personería (1965-2014)
• Derechos de Petición
• Escrituras del Tranvia de Bogotá (sin fecha)
• Informes gestión del Personero de Bogotá al Concejo de Bogotá.
• Informes sobre estado del respeto de los derechos humanos y al Derecho Internacional Humanitario
• Informe supervigilancia administrativa (Veedurías 1993-2003)
• Informes intervención procesos Ministerio Público. (Seguimiento a fallos sobre casos especiales,
garantía de derechos humanos, garantias al debido proceso)
• Nómina (1930-1992) 4 metros lineales.
• Procesos Disciplinarios (vigilancia judicial) (1976-1995) 8 metros lineales.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventarios Documentales (FUID).
  

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Las solicitudes son recibidas por los canales establecidos a nivel institucional (documento impreso, correo electrónico, solicitud telefónica)

Reserva de documentación: Sí

Observaciones:

Se cuenta con sala de consulta y atención vía correo electrónico

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 4

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  Se encuentra subida la información al 100% y disponible en: http://www.personeriabogota.gov.co /component/jdownloads/category/525-inventario-documental?Itemid=-1

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: Sí

Acceso Inventario: Sí

Porcentaje Aproximado: 100

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00

Cerrado al público: 17:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1735609

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: Archivo de Bogotá- Subdirección Sistema Distrital de Archivos
• Usuario Creación:
  • Login: Bogotá_3
  • Nombre Apellidos: Yasmeli Murcia Robayo
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones: Descripción realizada conforme a: Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Versión española de Blanca Desantes Fernández. // ISAD(G) Norma Internacional general de Descripción Archivística, 2° ed., Madrid: Consejo Internacional de Archivos,2000. // ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias, 2° ed., Viena: Consejo Internacional de Archivos, 2004.

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:completo

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2017-09-02
• Fechas de modificación: 2018-10-16

Lengua y escritura: Español: spa (ISO 639-2)

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota: Acuerdo 10 de 1934 (Febrero 26) “Por el cual se determina el funcionamiento de la Personería municipal y se autoriza la celebración de un contrato con las Empresas Unidas de Energía eléctrica S.A.” Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=7762 // Acuerdo 12 de 1937 (Junio 1) “Por el cual se reorganiza la Personería Municipal”. Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9553 // Acuerdo 15 de 1957 (Enero 22) “Por el cual se señalan más funciones al Personero Distrital” Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9554 // Acuerdo 1 de 1977 (Mayo 3) “Por el cual se crea la Personería Delegada para la Vigilancia de las tarifas de Servicios Públicos prestados por el Distrito Especial de Bogotá y se amplía la Planta de Personal de la Personería Distrital”. Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9555 // Acuerdo 12 de 1990 (Mayo 24) “Por la cual se reestructura la Personería de Bogotá D.E.” Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3057 // Acuerdo 34 de 1993 (Diciembre 30) “por el cual se organiza la Personería de Santafé de Bogotá, se establece su estructura básica, se señalan las funciones de su dependencias, la planta de personal y se dictan otras disposiciones” Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2080 // Acuerdo 182 de 2005. (Noviembre 18) “Por el cual se modifica la estructura básica de la Personería de Bogotá, D.C., en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Ley 785 de 2005 y se señalan las funciones de sus dependencias”. Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=18323 // Acuerdo 514 de 2012 (Diciembre 18) “Por el cual se modifica la Estructura Organizacional de la Personería de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones” Consultado en http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50952

Georreferencia: Sí