Identificador: CO. 11001. LdeB

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVOS DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ, COLOMBIA

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Lotería de Bogotá

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Territoriales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Histórico
• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor: Localidad Puente Aranda

Dirección: Carrera 32 A No. 26 - 14 Bogotá, Colombia 

Latitud: 4.629365

Longitud: -74.082204

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Forma de Acceso: Transmilenio: estación Ciudad Universitaria, Calle 26. Estación Avenida El Dorado, NQS. SITP.

Parking Público: NO

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3351535

Fax:

• 3351535

Correo electrónico:

• cliente@loteriadebogota.com

Página Web:

• http://http://www.loteriadebogota.com

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Vaca Murcia
• Nombre: Claudia Milena
• Cargo: Gerente General
• Fecha de Nombramiento: 2016-04-27

Informante:

• Apellidos: Ubaque Rodríguez
• Nombre: Jaime Humberto
• Cargo: Auxiliar Administrativo
• Fecha de Cumplimentación: 1989-03-10

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

LA LOTERÍA EN LA ÉPOCA REPUBLICANA

En 1801, el Cabildo de Santa Fe de Bogotá organizó la primera lotería oficial en el país: con un premio mayor de $1.000, se emitieron 2.000 boletas de 20 reales por cada boletín, obteniendo $ 453 en utilidades, los cuales fueron destinados para obras de beneficencia social, como la "Casa de Recogidas para Castigo y Contención de Mujeres Abandonadas y Prostitutas". En 1923, durante el gobierno de Pedro Nel Ospina se dio a los departamentos el monopolio de las loterías, mediante Ley 64 de 1923, señalando que el 64% debía destinarse al pago de los premios, y el 14% en asuntos de asistencia pública del departamento.

CREACIÓN DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ

A mediados del siglo XX, Bogotá, organizada como Distrito Especial, recibió facultades reservadas a departamentos, como la creación de loterías. En 1967 ordenó la creación de la Lotería de Bogotá, mediante el Acuerdo 81 del Concejo, determinando que las sumas de dinero recaudadas por esta actividad se destinaran en un 75% a la Secretaría de Salud pública y el 25% restante al Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud - Idipron. De igual forma, se determinó que cada billete de lotería sería gravado con el 10%, el cual debía cancelarse en la Tesorería Distrital.

Por otra parte, administración, contratos, ajustes y traslados presupuestales quedaron asignados a un órgano de alta dirección, denominado Junta Administradora de Lotería: integrada por el Alcalde Mayor, el Personero, el Secretario de Hacienda, el Director del Departamento de Protección y Asistencia Social y dos Concejales de distinta filiación política.

EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL

Posteriormente, el Alcalde Mayor Aníbal Fernández de Soto sancionó el Decreto 407 de 1974, con el cual transformó la Lotería de Bogotá en empresa industrial y comercial del Distrito, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, con el objeto de conseguir recursos financieros para la atención de los programas de asistencia pública y recreación en Bogotá, pudiendo realizar las siguientes actividades:

-) Explotar directamente o en asocio de otras loterías o por contrato, los sorteos ordinarios, extraordinarios y aquellos otros sistemas que la Ley autorice;
-) Realizar directamente, o a través de Sociedades que constituya con entidades públicas o privadas, operaciones comerciales o industriales con el fin de incrementar el producto de sus ingresos, dentro de los límites establecidos por la Ley;
-) Explotar comercialmente conforme al literal a) de este artículo, rifas, concursos y demás juegos permitidos o autorizados por la Ley;
-) Tomar dinero en mutuo con o sin garantía de los bienes de la Lotería; girar, endosar, aceptar, descontar, adquirir, protestar, cancelar, pagar y recibir cheques, letras de cambio, pagarés o cualquiera otra clase de títulos valores y en general celebrar el contrato comercial de cambio, en todas sus manifestaciones, así como celebrar negocios de toda clase con entidades de crédito o bancarias dentro o fuera del país;
-) Adquirir, enajenar a cualquier título, arrendar, hipotecar, permutar, gravar, pignorar, y en general ejecutar toda clase de transacciones con bienes muebles e inmuebles cuando lo requiera el cumplimiento de su objeto social;
-) Celebrar contratos de empréstitos, Asistencia Técnica, Asesoría, Prestación de Servicios o cualquiera otra naturaleza que requiera para cumplir y desarrollar sus funciones;
-) Participar y colaborar en la formulación y ejecución de programas de la Administración Distrital dentro de su objeto social;

Su dirección y administración quedó conformada por una Junta Directiva, encargada de la elaboración de estatutos y organización administrativa, y una Gerencia, de libre nombramiento y remoción por parte del Alcalde, encargada de la celebración de contratos, presentación de presupuesto, y nombramiento del personal de la entidad.

En el mismo Decreto, se ordenó la creación de un Fondo Social y un Fondo de Asistencia Pública, encargados de financiar obras de recreación, y suministrar recursos a la Secretaría de Salud, el Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito, y al Instituto Distrital para la protección de la Niñez y la Juventud.

El nuevo régimen político, administrativo y fiscal otorgado a Bogotá en la Constitución de 1991, permitió su organización como Distrito Capital en 1993. En ese contexto, entre los años 1994 y 1995 se efectuaron dos reformas a los Estatutos de la Lotería de Bogotá, señalando que su objeto era la obtención de recursos financieros para los servicios de salud. Para el desarrollo de su objeto se definió la siguiente estructura organizacional en 1997:

• Gerencia
o Oficina Jurídica
o Oficina de Control interno
• Subgerencia Comercial
o Unidad de loterías
o Unidad de Apuestas Permanentes
o Mercadeo
o Comunicaciones
• Subgerencia Administrativa y Financiera
o Unidad de Recursos Humanos
o Unidad Financiera y Contable
o Unidad de Servicios Generales Sistemas

Con la expedición de la Ley 643 de 2001, que fijó el régimen del monopolio rentístico de los juegos de suerte y azar, se modificaron los esquemas de captación de recursos en la explotación de los juegos de apuestas permanentes. Como resultado, fue necesario adaptar la estructura organizacional de la Lotería de Bogotá a los nuevos requerimientos, mediante la Resolución 636 de 2002, transformando la denominación de todas las dependencias, y la estructura interna de la Subgerencia Comercial así:
-) Unidad de Fiscalización, Inspección y Control de Juegos;
-) Unidad de Desarrollo y Recaudo de Apuestas Permanentes;
-) Unidad de Loterías.

VINCULACIÓN AL SECTOR HACIENDA

En el año 2006 se reformó nuevamente la estructura orgánica mediante la Resolución 003:
• Gerencia
o Oficina de control interno
• Subgerencia Comercial
• Unidad de Apuestas y Control de Juegos
• Unidad de Loterías
• Secretaría General
o Unidad Financiera y Contable
o Unidad de Talento Humano
o Unidad de Recursos Físicos

A partir de la reforma administrativa realizada mediante el Acuerdo 257 de 2006, con la cual se estructuró y organizó el funcionamiento de las entidades de Bogotá en sectores, la Lotería de Bogotá quedó como entidad vinculada al sector hacienda. Dos años después, se trasladó la función de ejercer en primera instancia el control interno disciplinario que estaba en cabeza de la Secretaría General a la Subgerencia Comercial.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1967-12-07
• Norma(s): Acuerdo 81 de 1967 “Por el cual se crea la Lotería del Distrito Especial de Bogotá”.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: La capital de Colombia Bogotá fue fundada en 1538, siendo la sede de gobierno del Nuevo Reino de Granada, nombrada como capital desde la instalación de la Audiencia de Santa Fe en 1550, esta condición la conservó durante los tres siglos de dominación española. Con el proceso de independencia en 1810, aunque la fisonomía administrativa de Bogotá cambió, siguió conservando su lugar como primer centro urbano del país, digno de un régimen jurídico diferente al de los demás municipios.

El área geográfica de Bogotá se amplió en 1954, con la expedición del Decreto Legislativo 3640 mediante el cual fue creado el Distrito Especial de Bogotá, anexando los municipios de Bosa, Engativá, Fontibón, Suba, Usme y Usaquén. Con la Constitución Política de 1991, Bogotá se convirtió en Distrito Capital de Colombia.

A partir de la promulgación de la Constitución Política de Colombia en el año 1991, en el Articulo 332, se le otorga la facultad al Concejo de Bogotá la división administrativa del Distrito, a partir de esto la ciudad es dividida en 20 localidades, a partir de los siguientes criterios: La cobertura de los servicios básicos, comunitarios e institucionales, además de características sociales que les permitan identificarse.

Atribuciones, fuentes legales:
-) Decreto 407 de 1974 “Por el cual se modifica el Acuerdo 81 de 1967. El Alcalde Mayor de Bogotá, D.E., en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los Decreto Leyes números 1050, 3130, 3133 de 1968 y el Decreto 159 de 1974, emanado de la Alcaldía Mayor de Bogotá."

-) Acuerdo 81 de 1967 “Por el cual se crea la Lotería de Distrito Especial de Bogotá".

-) Resolución 624 de 1997 de la Lotería de Bogotá. “Fija la estructura orgánica de la Lotería de Bogotá, adopta el organigrama de la entidad y el manual de funciones de cada dependencia”.

-) Resolución 636 de 2002 Lotería de Bogotá. “Modifica la estructura organizacional de la Lotería de Bogotá y señala las funciones a cargo de cada dependencia”.

-) Resolución 3 de 2006 Lotería de Bogotá. “Modifica la estructura organizacional de la Lotería de Bogotá y señala las funciones de cada una de sus dependencias”.

-) Acuerdo 3 de 2008 Lotería de Bogotá. “Modifica las funciones a cargo de la Subgerencia Comercial y Secretaría General de la Lotería de Bogotá, determinadas en el artículo 2° de la Resolución 03 de 2006”.

Estructura administrativa del archivo:

• •-) Junta Directiva
  •--) Gerencia General
  •---) Secretaría General
  •----) Unidad de Recurso Físicos
  •-----)Servicios de Información Correspondencia y Archivo- SICA

Gestión de documentos y política de ingresos: La documentación producida por las dependencias ingresa al archivo central como transferencia documental en donde se verifica la identificación de los expedientes, el cumplimiento de los tiempos de retención en los archivos de gestión de las dependencias y que están establecidos en las Tablas de Retención Documental para autorizar su transferencia al Archivo Central.

Edificio:

• Introducción: El Archivo central de la Lotería de Bogotá se encuentra ubicado en Carrera 32 A No. 26 – 14, en el primer piso de la edificación.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 4.14
• Metros cuadrados de depósito: 245.76
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 1266
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 9.32
• Metros lineales estantería ocupados: 1266
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 2016
• Año de última reforma: 1968

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 4.14
• Superficie dedicada a depósito: 245.76
• Metros lineales de estantería disponibles: 9.32
• Metros lineales de estantería ocupados: 1266.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 1266

Fecha del documento más reciente: 2016-12-30

Fecha del documento más antiguo: 1968-01-01

Descripción somera de los fondos:

La Lotería de Bogotá cuenta con un fondo documental de aproximadamente 1266 metros lineales fechados desde el año 1968 hasta 2016. Estos documentos hacen referencia al acta de resultados del primer sorteo ganador en el año 1968; también se cuenta con un registro fotográfico de este acontecimiento, la entidad cuenta con 1300 rollos de microfichas que contienen la reproducción de documentos contables y sorteos desde (1969-2002). Se encontraron 760 metros lineales de documentación sin identificar ni clasificar (paquetes) y 12 metros lineales de documentación denominada correspondencia enviada y recibida.

Además la entidad custodia los siguientes asuntos producidos en el desarrollo de su misionalidad:

• Actas de instrucción de planchas, (actas con las especificaciones de emisión de billetes de lotería).
• Actas de extracción de premios, (1994-2004).
• Actas de sorteos, (1994-2004), 30 metros lineales.
• Actas de destrucción de billetera retenida, (1994-2004).
• Actas de devolución de billetes, (1997-2004), 35 metros lineales
• Actas de resultados de sorteos, (1994-2004).
• Historias laborales, (1970-2017), 48 metros lineales.
• Historias Clínicas Funcionarios, (1995-2000), 11 metros lineales.
• Informes de fiscalización.
• Juegos promocionales, (2007-2010), 5 metros.
• Libros de Impuestos foráneos abonos, (1990-1992), 19 libros.
• Historias contratos casetas parqueaderos, (1970-1972), 38 libros.
• Nóminas, (1968-1980), 90 metros.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventarios Documentales

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: No
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 3

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? Sí

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: Sí

Porcentaje Aproximado: 50

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00 A 17:00

Cerrado al público: Cerrado los fines de semana

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1736106

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: Archivo de Bogotá- Subdirección Sistema Distrital de Archivos
• Usuario Creación:
  • Login: Bogotá_3
  • Nombre Apellidos: Yasmeli Murcia Robayo
• Usuario Modificación:
  • Login: pilar.gavete
  • Nombre Apellidos: María Pilar Gavete Sebastián

Reglas y convenciones:Descripción realizada conforme a: Consejo Internacional de Archivos. ISDIAH. Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo, adoptada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas. Londres, Reino Unido, 10-11 marzo 2008. Versión española de Blanca Desantes Fernández.

ISAD(G) Norma Internacional general de Descripción Archivística, 2° ed., Madrid: Consejo Internacional de Archivos,2000.

ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias, 2° ed., Viena: Consejo Internacional de Archivos, 2004.

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:Completo

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2017-09-08
• Fechas de modificación: 2022-07-01

Lengua y escritura: Español: spa (ISO 639-2)

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:
  -) Congreso de Colombia. Ley 64 de 1923 (octubre 20) “sobre loterías”. Consultado en: Diario Oficial No. 19287 de octubre 25 de 1923.
  
  -) Congreso de Colombia. Ley 643 de 2001 (enero 16) “Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de juegos de suerte y azar”. Consultado en: Diario Oficial No. 44.294 de enero 17 de 2001.
  
  -) Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 1144 de 1956 (mayo 18) “Por el cual se hacen extensivas al Distrito Especial de Bogotá unas autorizaciones” Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur//normas/Norma1.jsp?i=1494
  
  -) Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 407 de 1974 (abril 18) “Por el cual se modifica el Acuerdo 81 de 1967”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1851#1
  
  -) Alcaldía Mayor de Bogotá. Decreto 927 de 1994 (diciembre 29) “por el cual se aprueba una reforma a los Estatutos de la LOTERÍA DE BOGOTÁ”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1609
  
  -) Concejo de Bogotá. Acuerdo 81 de 1967 (diciembre 27) “Por el cual se crea la Lotería del Distrito Especial de Bogotá”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2095
  
  -) Lotería de Bogotá. Resolución 624 de 1997 (agosto 27) “Por la cual se adopta la estructura orgánica de la LOTERÍA DE BOGOTÁ y las funciones por dependencia”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=13586
  
  -) Lotería de Bogotá. Resolución 636 de 2002 (febrero 2) “Por la cual se modifica la estructura organizacional de la Lotería de Bogotá”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4762
  
  -) Lotería de Bogotá. Resolución 00003 de 2006 (julio 31) “Por la cual se modifica la estructura organizacional de la Lotería de Bogotá". Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=26354#3
  
  -) Lotería de Bogotá. Acuerdo 003 de 2008 (junio 6) “Por el cual se modifican las funciones de algunas dependencias”. Consultado en: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=31563
  
  -) Reseña histórica de la Lotería de Bogotá. Lotería de Bogotá. Bogotá: 2013. Documento presentado con las Tablas de Valoración Documental. Consultado en: Archivo de Bogotá.
  
  

Nota: La entidad realizó una transferencia secundaria al Archivo de Bogotá en el año 2010 la información está relacionada con las licitaciones y ejecución de contratos y administración de parques como el Salitre, el Tunal, el Nacional y otros ubicados en diferentes localidades y barrios de la ciudad. Igualmente se encuentran los proyectos y construcciones de centros vecinales y comunales, centros de salud, hogares de paso y jardines infantiles de varios sectores populares de la ciudad como San Rafael, la Victoria, Servitá, Lourdes y Suba de los años 1961 al 1982. Para mayor información consultar las Guías de Fondos de la Lotería de Bogotá del Archivo de Bogotá.

Georreferencia: Sí