Identificador: CO. 52019. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO ALCALDÍA MUNICIPAL DE CUMBITARA EN NARIÑO (COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión:

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Nariño

Provincia/2ª División:

Municipio: ALBÁN SAN JOSÉ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Carrera 5 3-66 Barrio Belen Centro Administrativo Municipal  

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3148324913
• 3148324913

Fax:

Correo electrónico:

• alcaldia@cumbitara-narino.gov.co
• archivo@cumbitara-narino.gov.co

Página Web:

• http://www.cumbitara-narino.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Rosero Romo
• Nombre: Silvio Sigifredo
• Cargo: ALCALDE
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: ACOSTA MUÑOZ
• Nombre: MARIA TERESA
• Cargo: Encargado del Archivo
• Fecha de Cumplimentación: 2018-10-24

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El archivo general del municipio de Cumbitara fue creado , mediante acuerdo 030 de noviembre 24 de 2009, hasta el año 2010 las funciones eran desarrolladas por el almacenista de la entidad, posteriormente en el 2011 nombran un jefe de archivo y las administraciones municipales ya se han preocupado por mejorar la adecuación del depósito que ya desde el 2011 ya se encuentra en un lugar fijo, el municipio de Cumbitara es una entidad que lleva en funcionamiento 43 años , es una zona muy alejada del centro del departamento y tiene un historial de violencia muy marcada que ha afectado inclusive los soportes documentales, por versiones de los empleados más antiguos las tomas guerrilleras también causaron destrozos en la parte documental, de igual manera el no contar con un lugar propio y los traslados de un local a otro también habían generado consecuencias que se derivan en la perdida de información y soportes documentales.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Ordenanza 46 de la Asamblea Departamental de Nariño. Fecha de fundación de la entidad: 30 de Noviembre de 1972 Acuerdo No. 030 de Noviembre 24 de 2009. Por medio del cual se crea una dependencia dentro de la actual estructura denominada Archivo General del municipio de Cumbitara.
  

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El municipio de Cumbitara se ubica en el noroeste del departamento de Nariño en la cordillera occidental y en las márgenes del rio Patía, tuvo una gran importancia económica desde la colonia por la explotación de plata y oro. La riqueza aurífera de ha sido desde principios del Siglo XX hasta hoy, una de las más prósperas regiones de Nariño junto con las de Sotomayor y la Llanada. La cabecera municipal se encuentra a 1° 39' 12" de latitud Norte y 77°35' 00" de longitud Oeste del meridiano de Greenwich y se encuentra delimitado por los siguientes municipios: Norte: Municipio de Policarpa y Maguí (Payan). Sur: Municipio de los Andes (Sotomayor). Oriente: Municipio de Policarpa y Occidente: Municipio de los Andes (Sotomayor), La Llanada, Barbacoas y Maguí (Payan). El municipio se halla a una altura de 1.300 msnm, y una temperatura promedio de 21° grados centígrados y una precipitación anual promedio de 1460 mm. La fundación de Cumbitara se remonta a 1.892, cuando fue corregimiento del municipio de los Andes (Sotomayor), desde 1.913 hasta 1.968, año en el cual se separó de los Andes, convirtiéndose de esta manera en municipio mediante ordenanza No. 65 de Noviembre 21 de 1968.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 159.6

Fecha del documento más reciente: 1945-01-01

Fecha del documento más antiguo: 2015-12-31

Descripción somera de los fondos:

Archivo Central Municipio de Cumbitara : En el archivo central reposa documentación desde el año 1972, tales como, decretos, resluciones, contratos, comprobantes de egreso, historias laborales, actas, informes, comprobantes de egreso, planes, programas, proyectos y comunicaciones oficiales hasta el año 2014. Se manifiesta que en este año se ha comenzado a recibir transferencias correspondientes al año 2015. Durante los ultimos tres años se ha logrado un cambio positivo en la organización de los documentos, ya no se encuentran fragmentados, las cajas llevan su respectivo orden y ubicación en la estanteria, se maneja un control en la limpieza para la conservación del aservo documental, a pesar de la falta de iluminación, ventilación y espacio, debido a que las instalaciones del lugar no son las adecuadas, es un espacio muy reducido y no cumple con las normas y condiciones ambientales que garanticen la compelta conservación y seguridad de la documentación. Se esta depurando la subserie comprobantes de egreso de años 1985 hasta 1991, seleccionando y clasificando para posteriormente ordenar en carpetas y archivar en cajas, para tener el archivo completamente organizado.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

El acceso a consulta de la información que reposa en la entidad es restringido, debido a la importancia y confidencialidad que se le da a la documentación de los archivos de gestión y del archivo central. Para su consulta es de obligatoriedad pedir a funcionarios, a personas, empresas y entidades sean ajenas o no a la administración, solicitar la informacion o documentación mediante un oficio donde se detalle y se exponga los motivos por los cuales la requiere. El documento debe ir con su respectiva fecha, quien remite y la firma, debidamente radicado en la unidad de correspondencia que cuenta la entidad, con el fin de llevar un control y organización de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? Sí

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: Sí

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00 - 12:00

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1745064

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: 800.099.072-8
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Camilo Andrés Moreno
• Usuario Modificación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2018-10-24
• Fechas de modificación: 2019-01-16

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No