Identificador: CO. 25183. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO ALCALDIA MUNICIPAL DE CHOCONTA (COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

Subcategoría:

Gestión:

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: CHOCONTÁ

Núcleo de Población menor:

Dirección: CARRERA 5 N° 5-19 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 8562123
• 8562123

Fax:

Correo electrónico:

• alcaldia@choconta-cundinamarca.gov.co
• gestiondocumental@choconta-cundinamarca.gov.co

Página Web:

• http://www.choconta-cundinamarca.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: PINZON PINZON
• Nombre: JORGE ENRIQUE
• Cargo: ALCALDE
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: PENAGOS GUTIERREZ
• Nombre: LUIS FERNANDO
• Cargo: Encargado del Archivo
• Fecha de Cumplimentación: 2018-10-31

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Archivo Municipal del Municipio de Chocontá es el reflejo natural de las actividades administrativas e historia del municipio constituyéndose en una fuente primaria básica para la consulta de los ciudadanos y de los funcionarios de la administración, así como para la investigación de la historia de nuestro municipio, Se sabe que en las diferentes secretarias reposa la documentación de gestión de los últimos dos años los cuales se encuentran organizados en carpetas y cajas ubicados en estantería, de igual forma se conoce que antes del año 2008 la documentación se encontraba sin ningún manejo archivístico formal, En el año 2012, y tras realizar un análisis de la situación del sistema archivístico municipal, se elaboró el “Plan de actuación para la planificación, organización y gestión del Archivo Municipal del municipio” de cuya implantación se han logrado objetivos como la reunión de la documentación en un único espacio en el cual se encuentra el archivo central este está ubicado en un espacio Propio de la administración para dicho objeto, la documentación que reposa en el archivo central se encuentra en cajas y carpetas organizadas según la ley 594 del 2000, esta documentación reposa en estantería debidamente identificad por secretarias, en el año 2014 se inicio con el proceso de digitalización de los documentos, en el año 2013 se inicia el programa de capacitación del personal con relación a gestión documental y en este mismo año se inicia el programa de transferencias documentales y establecer pautas de trabajo archivístico en las oficinas, en el año 2014 y 2015 se crean algunas herramientas archivísticas para ser aplicadas, las cuales han sido actualizadas a la fecha como son las tablas de retencion y valoracion, el PGD, PINAR, entre otras herramientas archivisticas.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): 5 de Septiembre de 1.563 - LEY 136 DE 1994
  

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Descripción Física: La cabecera municipal está situada a los 5° 09´ de Latitud Norte y 73° 42´ de Longitud Oeste, sobre una altura sobre el nivel del mar 2.655 m. y temperatura . media 13°C. Límites del municipio: Limita por el Norte con los municipios de lenguazaque y Villapinzón; al Occidente con Suesca; al Sur con Sesquilé y Machetá y; al Oriente con los municipios de Villapinzón, Titirita y Machetá. Extensión total: El municipio tiene una extensión territorial de 301.1 Km2. Extensión área urbana: 1.44 Km2 (0.48%) corresponden al área urbana Km2.Extensión área rural: 299.66 Km2 (99.52%) al sector rural. Km2.Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 2655. Temperatura media: 13ºº C. Distancia de referencia: 75 Km. Dentro de los eventos culturales del municipio de Chocontá con tamos con los siguientes: Cultura al parque Cada fin de Mes (Sábado), Fiesta de la Señora del Carmen último domingo de Julio, Festival de Raigambres y Tradiciones Campesinas Primera Semana de Septiembre, Aniversario del Municipio 6 de Septiembre, Fiesta Patronal Nuestra Señora de la Salud Tercer Domingo Octubre, Feria Cultural, Turística y Agropecuaria de Chocontá Segundo Puente Festivo de Noviembre, Exposición Equina Grado ¨B¨ Diciembre, Festival Regional de Danzas Folclóricas Primera Semana de Marzo.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 590

Fecha del documento más reciente: 1911-01-01

Fecha del documento más antiguo: 2016-12-31

Descripción somera de los fondos:

ALCALDIA MUNICIPAL DE CHOCONTA: La mayor parte de los documentos que constituyen este fondo fueron producidos a partir de 1911 hasta la fecha y se podrían dividir en los siguientes grupos: Documento Contables, documentos administrativos, documentos jurídicos, documentos históricos. Principalmente el archivo alberga una documentación muy abundante sobre todas las actividades que ha desarrollado la administración municipal, su consulta puede resultar muy importante para la vida administrativa de la entidad y del país.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 1

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

No se permite el acceso por razones de organización. Para las solicitudes de los usuarios internos y externos existe un formato establecido para que ellos soliciten la informacion que requieren y el personal encargado de gestion documental realiza la busqueda y genera la respuesta mediante formato y copias de los documentos en fisico o digital segun sea el caso.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00 - 18:00

Cerrado al público: 12:30 - 14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1745435

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: 899999357-3
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Camilo Andrés Moreno
• Usuario Modificación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2018-10-31
• Fechas de modificación: 2019-01-16

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No