Identificador: CO. 15676. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ALCADÍA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL DE SEMA (BOYACÁ, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: MUNICIPIO DE SAN MIGUEL DE SEMA

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Boyacá

Provincia/2ª División:

Municipio: SAN MIGUEL DE SEMA

Núcleo de Población menor:

Dirección: Calle 7 Nº 6-42 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3107862150

Fax:

Correo electrónico:

• contactenos@sanmigueldesema-boyaca.gov.co ​

Página Web:

• http://www.sanmigueldesema-boyaca.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Triviño Gil
• Nombre: Oscar
• Cargo: Alcalde Municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Alarcón Peña
• Nombre: Leidy Johana
• Cargo: Contratista
• Fecha de Cumplimentación: 2020-03-29

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Luego de que San Miguel de Sema dejara de ser un corregimiento de Chiquinquirá, mediante la Ordenanza N 24, de 09 de Diciembre de 1959 y ratificado por Ordenanza N 40 de 17 de Noviembre de 1960, la comunidad y los lideres sociales fueron aunando sus esfuerzos para levantar la infraestructura de la alcaldía de San Miguel de Sema, hasta llegar a ser la entidad que es hoy en día. El recinto destinado al archivo pasó por varias etapas y sus documentos reposaron en varios lugares, producto de los cambios de administración y condiciones de estos espacios; hasta que en el año 2000, el entonces alcalde, Ingeniero Agustín Castiblanco (periodo 1998-2000) hizo capacitar a sus funcionarios en materia archivística y gestionó el acompañamiento de un funcionario del Archivo General de la Nación, para que viniera al municipio y enseñara al personal la manera correcta de ordenar y clasificar los documentos, entre otros. Fue en el periodo 2008-2011, en cabeza del señor alcalde Guillermo Salinas Espitia, cuando se construyó y destinó un espacio que fuera única y exclusivamente para alvergar los documentos de archivo. Desde allí, las posteriores administraciones han contratado personal bajo la modalidad de Contratos de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión, para el desarrollo de las tareas de gestión documental.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1959-12-09
• Norma(s): Acto Administrativo de fundación de la entidad:
  Ordenanza Nº 24 de 09 de Diciembre de 1959 y ratificado por la Ordenanza Nº 40 de 17 de Noviembre de 1960.
  Acto Administrativo de fundación del Archivo: No hay acto administrativo de su fundación, simplemente en el periodo administrativo 2008-2011, se dispuso de un recinto en el cual se alberegara la documentación producida por la entidad en ejercicio de sus funciones, procurando cumplir con las dispocisiones legales vigentes.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: San Miguel de Sema es un municipio colombiano ubicado en la provincia de Occidente en el departamento de Boyacá. Limita con los municipios de Chiquinquirá, Ráquira y Tinjacá (Boyacá) Simijaca y Fúquene (Cundinamarca), y la laguna de Fúquene por el sur. Está bien comunicado por carreteras desde Chiquinquira, Simijaca y Guachetá (Cundinamarca). Fue fundado en 1915 y reconocido como municipio en el año de 1960 por medio de la Ordenanza No 40 de 1960 de noviembre 29. En 1925 era corregimiento del Municipio de Chiquinquirá, conformado por las veredas hato viejo, Sirigay, Quintoque y Peñablanca. Luis Alberto Ospina fue el líder que gestionó la creación del Municipio a su muerte sus hijos continuaron el proceso de fundación que se ocurrió en 1960. La principal fuente de ingresos del municipio es la ganadería lechera, especialmente ganado Holstein, su producción es tan importante que hoy día algunas de las empresas productoras de derivados lácteos, ha instalado centros de acopio. Existen aún zonas del municipio donde el principal renglón sigue siendo la agricultura principalmente papa y maíz. Ferias y Fiestas: realizadas en la segunda semana de noviembre, 10, 11 y 12, convoca a los habitantes y vecinos de la región mediante exposición equina, bovina, fiestas y conciertos, encuentros regionales de música popular campesina, festival gastronómico y ciclopaseo de integración

Santo Patrono: San Miguel Arcángel. Población

De acuerdo con el último censo, su población conciliada es de 4612 habitantes aproximadamente, de los cuales 2454 (53,2%) son hombres y 2158 (46,8%) son mujeres. La cabecera municipal la habitan 432 residentes: 209 son hombres (48,4) y 223 son mujeres (51,6). Su densidad poblacional es de65,89 habitantes por kilómetro cuadrado.

En 1964 San Miguel de Sema tenía una población de 3484 habitantes: 1657 Habitantes Años hombres y 1827 mujeres; 3674 en 1973: 1755 hombres y 1919 mujeres; 4291 en 1985: 323 habitaban en la cabecera municipal y 3968 en la ruralidad; y 4147 en 1993: 2046 hombres y 2101 mujeres. De conformidad con las proyecciones del DANE, su población para el 2020 será de 4513, representada en 2449 hombres y 2064 mujeres.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El edificio municipal cuenta con dos plantas; en la primera planta se encuentran ubicadas la dependencia de Fomento Agropecuario, la emisora municipal, el salon de los alcaldes, la oficina del SISBEN, una bodega, la secretaría de cultura y turismo, el almacén, la oficina de la empresas de servicios publicos domiciliarios EMSAN E.S.P, 1 baño, la cafetería y el ARCHIVO CENTRAL del municipio. En el segundo piso se encuentran las dependencias de Secretaría de Gobierno, Secretaria de Hacienda, Despacho del alcalde, Concejo Municipal, Secretaría de Planeación, Inspección de Policía, Comisaría de Familia, Enlace del programa Familias en Acción, 2 baños y la Personería municipal.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 49
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 269
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 269
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 2008
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 49.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 269.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 249

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

El municipio de San Miguel de Sema, posee un fondo acumulado que está en proceso de organización y mejora, para facilitar así la busqueda de información y una buena gestión documental, donde la informacion diaria se recolecta y diligencia en instrumentos archivisticos principalmente en el formato unico de inventario documental (FUID).

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Toda persona esta en su derecho de solicitar en cualquier dependecia de la Alcaldía Municipal de San Miguel de Sema, Boyacá, consulta, préstamo o reprografía de documentos, salvo los casos que considere la ley; para ello puede hacerlo de forma verbal o escrita "preferiblemente" y se le dará respuesta en un término no mayor a 15 días hábiles cuando son peticiones de interés general o particular; cuando son solicitudes de información se resolveran en un término maximo de 10 días hábiles y las de consulta en término de 30 días hábiles. Todo ello en cumplimiento del artículo 23 de la Constitución de 1991 y en cumplimiento de la demás normativa nacional: con el Acuerdo 07 de 1994, en su capítulo 5, ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la Ley. ARTICULO 43. Restricciones por razones de conservación. Con fundamento en el artículo 2° de la Ley 80 de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y por razones de conservación, no todos los documentos históricos serán de libre acceso. Cuando el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivísticas suministrarán la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Constitución.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00-17:00

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1757780

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2020-07-30
• Fechas de modificación: 2020-09-11

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No