Identificador: CO. 76250. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE EL DOVIO (VALLE DEL CAUCA, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: MUNICIPIO DE EL DOVIO

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Valle del Cauca

Provincia/2ª División:

Municipio: EL DOVIO

Núcleo de Población menor:

Dirección: Carrera 7 # 6-52 Palacio Municipal 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3117336304

Fax:

Correo electrónico:

• contactenos@eldovio-valle.gov.co
• alcaldia@eldovio-valle.gov.co

Página Web:

• http://www.eldovio-valle.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Guzman Garcia
• Nombre: Miguel
• Cargo: Alcalde Municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: RIOS GIRALDO
• Nombre: KATERINE
• Cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
• Fecha de Cumplimentación: 2020-05-22

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Archivo municipal, viene en proceso desde aproximadamente el año 2008 con la creación del cargo de Auxiliar Administrativo de Archivo, y posteriormente con la creación del Consejo Municipal De Archivo, desde los inicios el archivo cuenta con un fondo acumulado el cual se ha sometido a diversas inspecciones y revisiones para darle el debido tramite al acervo documental, pero que hasta el momento no ha sido posible.
Mediante la implementación del Programa de Gestión Documental se han obtenido grandes y fructíferos resultados en la mejora constante de la Política de Archivo y en la calidad documental, lo que a su vez nos ha permitido tener grandes avances en la parte administrativa de la entidad.
El archivo central se encuentra lleno en casi toda su totalidad debido a que es un espacio reducido, motivos por los cuales no se pueden cumplir con los tiempos de retención en los archivos de gestión de las diferentes dependencias de la administración Municipal y no se realizan las transferencias anuales.
En el momento se espera lograr avanzar cada día más en los procesos de acuerdo a la era tecnológica, es decir poder implementar nuevas estrategias con el fin utilizar mejor y en mayor proporción las Tics, como estrategia también de conservación y cuidado del medio ambiente.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Acto Administrativo de creación de la entidad: Ordenanza N° 14 de 1.956 se creo el municipio llevando como nombre "Rojas Pinilla" posteriormente a través de la Ordenanza N° 01 de 1.958 se nombro "El Dovio" nombre que ha conservado desde entonces.
  Acto Administrativo de creación del Archivo: Mediante el Decreto N° 013 de Marzo 01 de 2008 "Por medio del cual se crea un cargo dentro de la estructura de la Administracion Central" este cargo es de Auxiliar Administrativo de Archivo y posteriormente mediante Decreto N° 051 de Noviembre 05 de 2008 "Por medio del cual se crea el Consejo Municipal de Archivos".

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El Dovio es un municipio situado al sur- oeste del país, en el Departamento del Valle del Cauca. La población fue fundada en 1936 por Benjamín Perea Caicedo y ascendió a la categoría de municipio en 1956, es una tierra de montañas, suave clima y aire puro, se caracteriza por la abundancia de sus aguas en ríos y quebradas, es territorio boscoso, su economía se basa principalmente en las actividades agropecuarias.
El Dovio es un municipio de categoría 6, que cuenta con una población de 10.575 habitantes, en el área urbana 6,345, conformado por 3.269 mujeres y 3.076 hombres; en el área rural 4.230, conformado por 1.898 mujeres y 2.332 hombres. (Información suministrada de la base de datos del SISBEN, con corte a febrero de 2020).

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: La sede el archivo se encuentra dentro de las instalaciones del palacio municipal, dicho espacio se ha venido acomodando poco a poco a las especificaciones tecnicas que exige la Ley. Se hace claridad que aun falta mucho camino por correr en busca de mejorar las condiciones del lugar y poder cumplir en su totalidad con la normatividad.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 40
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 178
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 82
• Metros lineales estantería ocupados: 96
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 40.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 82.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 96.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 96

Fecha del documento más reciente: 2015-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1957-01-01

Descripción somera de los fondos:

El fondo documental contiene documentos de las distintas oficinas productoras.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• El archivo cuenta con inventario documental.

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

El proceso para acceso a prestamo de material de consulta en la Administracion municipal esta direccionado de la siguiente manera: 1. Las oficinas deben diligenciar el formato de solicitud de préstamo de documentos 2. Se radique la solicitud en el control de salida de documentos 3. Se compruebe los datos de la solicitud con los inventarios de traslados e índices de paquetes 4. Se ubica el documento en la estantería 5. Se prepare la documentación solicitada 6. Se registra el préstamo de la documentación en el control de salida de documentos 7. Entregue la documentación previa firma del responsable de la devolución, acordando fecha de envío al Archivo de Gestión del préstamo 8. Semanalmente se revisa los préstamos vencidos y se solicita la documentación a las oficinas 9. Al recibir los documentos se revisa la integridad de la carpeta o documentos 10.Se descarguan los documentos en el formato de control de salida de documentos una vez sean devueltos de las oficinas

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00-18:00

Cerrado al público: 12:00-14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1757844

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2020-08-06
• Fechas de modificación: 2020-09-11

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No