Identificador: CO. 50318. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE GUAMAL (META, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: MUNICIPIO DE GUAMAL

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Meta

Provincia/2ª División:

Municipio: GUAMAL

Núcleo de Población menor:

Dirección: CALLE 13 No. 7-09 BARRIO FUNDADORES 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 3107874366

Fax:

Correo electrónico:

• alcaldia@guamal-meta.gov.co

Página Web:

• http://www.guamal-meta.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: PEÑON NIÑO
• Nombre: GERMAN GIOVANY
• Cargo: ALCALDE MUNICIPAL
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Villanueva Pinzon
• Nombre: Adriana Paola
• Cargo: Tecnico administrativo
• Fecha de Cumplimentación: 2020-05-28

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El archivo del Municipio de Guamal lo manejaba cada oficina, las cuales guardaron documentos durante muchos años; la oficina que tenia mas documentos era la oficina de Tesoreria que guardo toda la informacion correspondiente a los contratos, pagos, bancos y otros. En el año de 2001 se destino un lugar para trasladar archivos y depositarlos alli.Estos estan ubicados en una edificacion de propiedad del municipio aledaña al edificio de la Alcaldia la cual tenia como fin Casa de la Cultura, pero a partir ese año dejo de funcionar la casa de la cultura y fue ocupada por oficinas de la misma alcaldia. En el año 2005 el municipio realizo una reestructuracion creando el cargo de Jefe de Almacen y Archivo, se elaboraron las primeras TRD y se destino otro lugar dentro de esta misma edificacion para ubicar los archivos; en el año 2009 se realizo una actualizacion a las TRD convirtiendose en la version 1. En el año 2014 se realizo una nueva restructuracion donde se creo el cargo de tecnico administrativo encargado del manejo del archivo central adscrito a la Secretaria Administrativa y Financiera, producto de esta restructuracion se ajustaron las TRD version 2, convalidadas e implementadas a partir del 2016. En el año 2017 realizaron una nueva reestructuración y en la actualidad estamos a la espera de la convalidacion de las mismas por parte del Consejo Departamental de Archivo.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Acto Administrativo de creación de la entidad: Decreto Intendencial del Meta con el número 299 del 19 de noviembre de 1957.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El municipio de Guamal antes de la década de 40 fue territorio de San Martín y mas luego perteneció al de Acacías, en el momento de ser elegido como municipio fue segregado de este último, del cual era corregimiento. Los primeros pobladores de estas tierras inhóspitas fueron los Achaguas de la familia de los Arawak, de los cuales no existen vestigios como muchas otras culturas. Estas tierras dieron paso a los conquistadores que se tomaron el altiplano Cundi-boyacense. Los primeros colonos arribaron en la década de los 20 entre los que se encuentran turcos, incluso alemanes que venían desertados de las tropas de ese país que participaban de la primera guerra mundial. El grueso de colonos se presentó en la década de los 30 y lo conformaban mayoritariamente santandereanos y en menor número tolimenses, cundinamarqueses y de otras regiones del país, los cuales venían buscando nuevos horizontes y la mayor parte huyendo de la "chusma" grupo violento nacido de las diferencias políticas de la época; escenario éste que se traslado a estas tierras y aquí, incluso, se confrontaron las tendencias partidistas, dejando numerosas víctimas. Finalmente por Decreto Intendencial del Meta con el número 299 del 19 de noviembre de 1957, se creo el municipio de Guamal y se protocolizó a partir del 01 de enero de 1960 y algunos de sus fundadores fueron: Alejandro Caicedo, Hermanos Calderón, Jesús Jiménez, Clemente Olmos, Moisés Zúñiga, entre otros. El nombre de "Guamal" se da por la gran cantidad de especies de árboles de guama que raizaban su suelo, entre las que se destacaban la raoemico y la chancleta, que ofrecían vainas de mas de un metro de largo, de cuyo interior se le extraían copos inmensamente blancos de un almíbar con exótica dulzura. Hoy en día es muy difícil encontrarlos. La laboriosidad de sus moradores ha sido muy potencial en el Meta y la Orinoquia, actividades representadas en la producción agrícola y pecuaria. En la década de los 50 y 60, Guamal se destacó por ser gran abastecedor de plátano y yuca de Bogotá, además de ser el mayor productor de café de la Orinoquía. Por diversos factores esta bonanza terminó y fué rápidamente reemplazada por el cultivo del cacao demostrando con esto ser una comunidad agrícola y productora; luego las parcelas prácticamente desaparecieron para darle paso a las grandes fincas desarrollándose la actividad ganadera y convirtiéndose Guamal en uno de los principales productores de leche al igual que de cítricos, fruticultura, lácteos y especies menores.

Guamal es un potencial hídrico, lo cual ha hecho que paulatinamente se este convirtiendo en un objetivo turístico, siendo uno de los más visitados en el Departamento. Nuestro Municipio se ha proyectado a más de 30 años en potalización de aguas, tratamiento de aguas residuales, colectores de agua lluvias, gas domiciliario, alumbrado público y otros parámetros que garantizan una mejor calidad de vida, y por supuesto, un imparable desarrollo económico y social.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: La construccion del Edificio de la Alcaldia se desconoce por cuanto no aparece informacion sobre la construccion del mismo, la informacion que se tiene es la adquision del predio (escritura publica de 1967). En el año de 2001 se le hizo una reforma a la infraestructura, la edificacion consta de dos pisos. La Edificacion donde actualmente esta ubicado el deposito de archivo central fue adquirido en el año 1989 destinado inicialmente a construir la estacion de policia, pero no fue posible, dandole despues el destino para funcionar casa de la cultura hasta el año 2001, de esta fecha hasta la actualidad funcionan oficinas de la misma alcaldia. A esta edificacion se le realizo una reforma a la infraestructura para la epoca de 1993 y en el año 1997.Originalmente este edificio era destinado a vivienda.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 51
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 0
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: -255
• Metros lineales estantería ocupados: 255
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 51.0
• Metros lineales de estantería disponibles: -255.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 255.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 255

Fecha del documento más reciente: 2005-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1955-11-30

Descripción somera de los fondos:

Los documentos fueron producidos a partir del 25 de enero de 1956, los documentos se encuentran conservados en libros y son registros de actas de posesion de los funcionarios que empezaron a laborar desde que era corregimiento , a partir del 1 de enero de 1977 aparece documentacion la cual esta en tomos y carpetas, guardada en cajas para archivo, ubicadas en estantes, se puede clasificar en ordenes de pago a proveedores y contratistas, actos administrativos (decretos, resoluciones), documentos de tesoreria (extractos bancarios, consignaciones, ejecuciones presupuestales)

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Por solicitud verbal o escrita se puede dar acceso a la información teniendo en cuenta aquella que es reservada, en cuanto a la informacion general institucional los ususarios internos y externos pueden acceder a ella, consultandola en el lugar o solicitando copia digitalizada.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 7:00-12:00. Resolucion No. 090 del 08 de mayo de 2020 (transitoria por COVID-19)

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1757927

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2020-08-15
• Fechas de modificación: 2020-09-11

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No