Identificador: CO. 11001. SG

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO (BOGOTÁ, D.C., COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Calle 11 No. 8-17 Edificio Liévano 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 57 (1) 3387000
• 57 (1) 3820660

Fax:

Correo electrónico:

• notifica.judicial@gobiernobogota.gov.co

Página Web:

• http://www.gobiernobogota.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Gómez
• Nombre: Luis Ernesto
• Cargo: Secretario de despacho
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Nadjar
• Nombre: Christian Leonardo
• Cargo: Director administrativo
• Fecha de Cumplimentación: 2021-05-03

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Al iniciar el siglo XX el alcalde de Bogotá era jefe de la administración pública en el municipio; para 1926, la Ley 72 estableció que tendría un secretario de gobierno, uno de hacienda y otro de obras públicas para apoyar su labor. La Secretaría de Gobierno fue creada para encargarse de áreas como asuntos militares, espectáculos públicos, imprenta, certificados de supervivencia, poder judicial, beneficencia, instrucción pública, higiene, ramo electoral, registro de libros, juegos prohibidos, juegos permitidos, policía, licorerías y chicherías, amparo y registro de marcas. Asuntos como higiene, instrucción pública y beneficencia fueron asumidos después de 1950 por instituciones creadas para estos fines, como las secretarías de Educación, Salud Pública y General. Por otra parte, los cuerpos de policía y bomberos, asuntos penales, inspecciones de policía, restaurantes populares y cárcel municipal estuvieron a cargo de la Secretaría de Gobierno durante todo el siglo.
El modelo descentralizado de administración comenzó en 1954; como resultado se anexaron a Bogotá los municipios de Fontibón, Bosa, Usme, Usaquén, Engativá y Suba y se asignó al alcalde mayor la función de nombrar alcaldes menores. En 1956 el territorio del Distrito Especial se subdividió en Alcaldías Menores que contaban con un alcalde menor y funcionarios dependientes del gobierno central. Las reformas establecidas por la Constitución de 1991 llevaron a la organización por localidades.
Hoy la Secretaría Distrital de Gobierno es un organismo con autonomía administrativa y financiera cuyo objeto es orientar y liderar la formulación y seguimiento de políticas encaminadas a fortalecer la gobernabilidad democrática, mediante la garantía de los derechos humanos y constitucionales, la convivencia pacífica, el ejercicio de la ciudadanía, la promoción de la paz y la cultura democrática, el uso del espacio público, la promoción de la organización y de la participación ciudadana y la coordinación de relaciones políticas de la Administración Distrital.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Decreto 908 de 1969

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Los pobladores del territorio que hoy conocemos con el nombre de Bogotá fueron los Muiscas, quienes hacían parte de la familia lingüística Chibcha y estaban organizados bajo el mando del Zipa; sus actividades principales eran la agricultura, la pesca y la caza. Se atribuye la fundación del poblado al conquistador Gonzalo Jiménez de Quesada, la cual se hizo oficial el 6 de agosto de 1538; Quesada consideró a la sabana bogotana como el lugar ideal para asentar una población y privilegió el sitio de Teusaquillo por su cercanía al agua, la leña y tierra para cultivo que ofrecía cerca de los cerros de Monserrate y Guadalupe. Ofició la ceremonia de Fundación Fray Domingo de las Casas quien la bautizó como Santa Fe. En 1550 Santa Fe se convirtió en sede del gobierno de la Real Audiencia del Nuevo Reino de Granada y después de 1717 fue la capital del Virreinato de la Nueva Granada.
Durante los primeros tres siglos desde su fundación, Santa Fe se conservó como un pequeño poblado con pocos habitantes, a pesar de su condición de centro del gobierno. El rompimiento con España, tras la Batalla de Boyacá en 1819 puso fin a la aplicación de normas administrativas y jurídicas heredadas de España, iniciando la República de Colombia en la cual fue designada Bogotá como su capital. En particular, a partir de la segunda mitad del siglo XIX, los ajustes administrativos exigieron un trato diferenciado para el primer centro urbano del país que debió esforzarse por mantener su calidad de centro de decisión de los poderes del Estado.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: Corresponde a una edificación con muros en mampostería, techos en plancha de concreto y pisos en granito, ventanas en muros y cenitales en la cubierta, en general en buen estado sin embargo hay reportes y evidencias (plásticos sobre estantería) de infiltraciones puntuales por taponamiento de las bajantes de aguas lluvia que, por ende, requieren mantenimiento periódico. Dentro de las fortalezas sobresale su capacidad, la cual corresponde a 1.416 m2 de área total de almacenamiento, siendo apenas suficiente para el almacenamiento de las 43.000 cajas tipo X-200 existentes actualmente en el depósito. Es de anotar, sin embargo, que ya se hace más que necesario iniciar la aplicación de las TRD convalidadas y comenzar a liberar espacio para retomar su función de recibir la documentación que, por TRD, debe ser transferida de las dependencias. El archivo, en general, tiene almacenada la documentación en Cajas tipo X-200 de tapa frontal y carpetas de pulpa mecánica sin blanqueamiento, tipo dos aletas, con y sin fuelle entelado, tapas con refuerzo de tela y cuatro aletas, éstas últimas en propalcote o cartulina desacidificada, en general en aceptable estado de conservación. Con respecto a la Carga microbiana en el ambiente los análisis muestran una medida de 486 Unidades Formadoras de Colonias /m³ - UFC/M3 para Hongos Filamentosos y 6 UFC/M3 para Bacterias Aerobias, las dos medidas dentro de los rangos recomendados (500 UFC/M3) siendo el aseo general de las áreas y de los pisos, su principal justificación. La medición de radiación visible lumínica presentó un máximo de 420 Lux, muy por encima del nivel recomendado, “menor o igual a 100 lux” especialmente en las zonas de ventanas donde ingresa luz natural, lo que pone en evidencia la necesidad de instalar barreras o filtros que regulen su ingreso. En cuanto a debilidades sobresale la presencia de un número importante de mobiliario (Estantería) pegado a los muros, condiciones medio ambientales H.R y T°C que, aunque son estables y relativamente aptas para conservación de soportes celulósicos, no lo son para los otros soportes existentes, electromagnéticos, como cintas de audio y/o video, CD, DVD, fotografías, entre otros, Falta de ciclos de renovación aire de acuerdo con lo establecido, renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora, nivel de iluminancia por encima del rango establecido y, mobiliario pegado a los muros. En general la entidad y este depósito tiene formulado e implementado un plan de prevención y atención de emergencias y cuentan con equipos de detección y control, distribuidos en el depósito, y hay personal brigadista capacitado para reaccionar en caso de siniestro, sin embargo, no contiene un Programa específico de prevención y atención en caso de siniestro para el Archivo, tal como lo establece la normatividad vigente. Igualmente se observa que dentro de los extintores hay tipo agua a presión, no recomendados para archivo.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 1416
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 4298.58
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 4298.58
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1997
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 1416.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 4298.58
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 22803.44

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Nombre del Fondo documental 1: Secretaría de Gobierno
Contenido del Fondo documental 1: En su conjunto este fondo documental contiene información sobre las relaciones establecidas entre la comunidad y las autoridades; trata el tema de la evolución de la delincuencia en el contexto urbano, la resolución de conflictos sociales y la actitud social frente al delito. Es fuente para hacer estudios estadísticos sobre violencia y delincuencia, proponer programas de prevención de la criminalidad y alternativas para la disminución de la delincuencia en las localidades. Permite observar una aproximación del gobierno a la ciudadanía, incrementando el grado en que la ciudadanía participa en la solución de los problemas y la definición de políticas públicas y creando un sistema de gobierno que responde a los problemas, condiciones y particularidades de cada localidad de Santafé de Bogotá.
Fechas extremas del Fondo Documental 1: 1960-2012
Productor Fondo Documental 1: Secretaría Municipal de Gobierno (1926-1954)
Secretaría Distrital de Gobierno (1954-2013)
Volumen de documentación Fondo Documental 1: 12000

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

La Secretaría Distrital de Gobierno tiene el deber legal y está en la obligación de permitir el acceso a la información o consulta a cualquier ciudadano. Excepto por las razones que taxativamente contiene la Ley 1712 de 2014 en sus artículos 18 y 19 en cuanto a la información pública clasificada y pública reservada, es decir que llegare a causar daño al derecho a la intimidad, a la vida, la salud o la seguridad, secretos comerciales, industriales y profesionales. También se tendrán como razones de restricción de la consulta cuando atenten contra la defensa y seguridad nacional, la seguridad pública, las relaciones internacionales, la prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso, el debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales, la administración efectiva de la justicia, los derechos de la infancia y la adolescencia, la estabilidad macroeconómica y financiera del país y la salud pública.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: No
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 07:00-17:00

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1762363

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-05-03
• Fechas de modificación: 2021-05-12

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No