Identificador: CO. 25843. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA VILLA DE SAN DIEGO DE UBATÉ (CUNDINAMARCA, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: VILLA DE SAN DIEGO DE UBATE

Núcleo de Población menor:

Dirección: Carrera 7 No. 6-41 Piso 2 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 57 (1) 8553301

Fax:

Correo electrónico:

Página Web:

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Torres Suárez
• Nombre: Jaime
• Cargo: Alcalde municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Fandiño
• Nombre: Yolanda
• Cargo:
• Fecha de Cumplimentación: 2021-05-10

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Actualmente la alcaldía municipal de la Villa de San Diego de Ubaté cuenta con la oficina de archivo central ubicada en la casa del ayuntamiento Carrera 8va No. 11 – 90, quien es administrada por un funcionario de planta, responsable de la recepción y custodia de documentos remitidos por las diferentes dependencias.
Aunque la administración municipal no cuenta con un acto administrativo de constitución del archivo central, esta oficina empezó su funcionamiento a partir del año 2007 y actualmente cuenta con dos bodegas con un área aproximada de 380 metros cuadrados en las cuales se albergan documentos desde el año 1975 hasta el año 2014.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Ubaté deriva del vocablo chibcha Ubaté, tiene dos traducciones: 1. según Acosta Ortegón quiere decir Granero o Semillero del Boquerón y 2. Ubaté traduce sangre derramada o tierra ensangrentada. El poblamiento Aborigen estaba cerca al Boquerón sobre el camino a Carupa, por medio del cual desciende al valle del río de su nombre y fue habilitado por numerosa población chibcha.
La fundación del pueblo se realizó el 12 de abril de 1592 por el Oidor Bernardo de Albornoz. A mediados de 1600, cuando el Oidor Luis Enríquez visitó el Rincón de Ubaté, aún no se había construido la iglesia, al efecto el 2 de agosto contrató al Alarife Juan de Robles para su edificación. El primer doctrinero fue Fray José Muza, hacia 1588 pasó a los Franciscanos, bajo cuyos auspicios se erigió en parroquia en 1836, y que estuvieron hasta el 25 de diciembre de 1897, cuando se entregó al clero secular.
El Municipio de Ubaté es uno de los 116 Municipios del departamento de Cundinamarca y es la capital de la Provincia del Valle de Ubaté. Cuenta dentro de su división administrativa, con un casco urbano y un sector rural, conformado por 9 veredas. Por su importancia, población y situación geográfica, es la capital de la Provincia de Ubaté,
Se localiza al noreste del Departamento de Cundinamarca contando con una extensión aproximada de 106 Km2. Dista al norte de la capital de la Nación a 95 km en la vía hacia Chiquinquirá. La localidad es conocida como la Capital Lechera de Colombia, solo pudiendo llegar mediante el transporte terrestre o alternativas helicoportadas. La cabecera del municipio de Ubaté se encuentra localizada a los 5°18´24´ de latitud norte y 73°48´52´ de longitud oeste.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: Estructura en ladrillo y cemento con pintura tipo 1 en su interior, enchapado en el piso con ventana metálica y vidrios.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 49
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 128
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 128
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 2011
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 49.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 128.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 779.47

Fecha del documento más reciente: 1931-01-01

Fecha del documento más antiguo: 2017-12-31

Descripción somera de los fondos:

Inventario

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Nombre del Fondo documental 1: Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté
  Contenido del Fondo documental 1: Actas, oficios enviados y recibidos, historias laborales, certificados, acciones judiciales, procesos judiciales, documentos de apoyo, resoluciones, contratos, decretos, procesos policivos, acuerdos, proyectos de acuerdo, proyectos productivos, historias bienes inmuebles, Contratos, estudios, diseños y planos, convenios interadministrativos, alquiler de maquinaria, permisos intervención Vías, actas, certificaciones, informes, entre otros.
  Fechas extremas del Fondo Documental 1: 1931-2017
  Productor Fondo Documental 1: Alcaldía Municipal de la Villa de San Diego de Ubaté
  Volumen de documentación Fondo Documental 1: 779,471

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Se deberá radicar solicitud a la secretaria de gobierno para la autorización del préstamo de carpetas o archivos contenidos en el archivo. Cuando es particular deberá cancelar las copias correspondientes en la secretaría de hacienda del municipio. Si es de la misma entidad se deberá llenar la solicitud y la información será suministrada a la secretaria correspondiente.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 08:00-17:00

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1762610

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-05-10
• Fechas de modificación: 2021-05-12

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No