Identificador: CO. 11001. IDRD

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE (BOGOTÁ, D.C., COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Calle 63 No. 59 A-06 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 57 (1) 6477523
• 57 (1) 6605400

Fax:

Correo electrónico:

• atncliente@idrd.gov.co

Página Web:

• http://www.idrd.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Durán
• Nombre: Blanca Inés
• Cargo: Directora
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: López Palacio
• Nombre: José Jaiden
• Cargo: Contratista
• Fecha de Cumplimentación: 2021-05-21

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte fue creado con el fin de darle cumplimiento al compromiso internacional adquirido por Colombia, cuando desde 1974 había sido elegida como sede para realizar el Campeonato Mundial de Fútbol de 1986 (Acta Junta Directiva IDRD, 20 de marzo de 1978, numeral 5); inicialmente funcionó en unas oficinas ubicadas debajo de las graderías del estadio Nemesio Camacho “El Campin”, y el 23 de agosto de 1980 en las nuevas instalaciones ubicadas en el parque El Salitre, pero en el año 1997 fue acondicionado las instalaciones del Antiguo Club Empleados Oficiales y en el año 1998 fue trasladado a estas instalaciones donde funciona a la fecha. El IDRD como dice en el artículo 1, en la naturaleza y definición, del Acuerdo 004 de 1978, se creó "como establecimiento público, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente". Sin embargo, el propósito de realizar el mundial se difuminó cuando el presidente de Colombia Belisario Betancur Cuartas el 26 de octubre de 1982, en alocución televisiva anunció que no haría el mundial, rechazando la sede en Colombia.
A pesar de este acontecimiento el IDRD como entidad ya había comenzado con el ejercicio de sus funciones encomendadas y que le fueron otorgadas en el Acuerdo 004 de 1978, "adquirir o enajenar a cualquier título los bienes muebles o inmuebles, cuando lo requiera el cumplimiento de sus fines". Además de esto debe: "Administrar los escenarios deportivos a modo de esparcimiento para los ciudadanos, que permitan ingresos en taquillas para atender al mantenimiento y mejoramiento de los mismos", que para el caso era administrar los bienes que tenía a su cargo el Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá, de administrar los parques metropolitanos de recreación que eran manejados hasta esa fecha por la Lotería de Bogotá, la Secretaria de Obras Públicas del Distrito y el Ministerio de Obras Públicas y Transporte, entidad que se clausuró como quedó escrito en el artículo 23 del mismo Acuerdo que creó el IDRD.
Luego en 1996, al terminar su primera década de existencia el Instituto giró alrededor de muchas preocupaciones relacionadas con la necesidad de ajustar su razón de ser y de justificar su existencia, más cuando aún existía la Junta Administradora de Deportes Seccional Bogotá con similares competencias en territorio capitalino, por tal razón la Ley 181 de 1995 (Ley marco del deporte en Colombia) en su artículo 68 (Entes deportivos municipales y distritales), ordena " No podrá existir más de un ente deportivo municipal o distrital por cada entidad territorial", por tal razón se liquida esta entidad con el fin de evitar duplicidad de funciones que ambas entidades venían desarrollando, para lo cual el Instituto adquirió los bienes que administraba la Junta Administradora de Deportes de Bogotá, cuya dirección general dependía de Coldeportes. Por esta razón, adquirió la función de administrar sus bienes, sus archivos, y su nómina que de inmediato fue asumida por el IDRD. El Instituto desde su creación hasta el día de hoy ha sido reformado en 7 oportunidades; y en este momento, se está elaborando la Tabla de Valoración Documental para su fondo documental acumulado que comprende las fechas extremas de 1978-2005. Además, la actualización de la Tabla de Retención Documental, teniendo en cuenta la Resolución del 006 del 2017, expedida por la Junta Directiva.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Acuerdo Municipal 004 de 1978: "Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte".
  Mediante Memorando Radicado IDRD No 20133100002413 del 10 de enero de 2013 se conformaron las áreas internas de trabajo de la Secretaria General y sus funciones, con ese comunicado interno se creó el área de Archivo y Correspondencia.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El contexto geográfico del Instituto Distrital de Recreación y Deporte se centra en el Distrito Capital de Bogotá; es decir, que su radio de acción tanto jurídico como técnico (teniendo en cuenta sus funciones), solo abarca las 20 localidades que lo conforman. Lugares en los que debe, tal lo dice en el artículo 2, literal 5, del Acuerdo Municipal 004 de 1978, "adquirir o enajenar a cualquier título los bienes muebles o inmuebles, cuando lo requiera el cumplimiento de sus fines". Además de esto debe: "Administrar los escenarios deportivos de modo que, dentro de criterios de esparcimiento para los ciudadanos, permitan ingresos en taquillas para atender al mantenimiento y mejoramiento de los mismos". Esto lo ratifica el Acuerdo Estatutario 001 de 1978, expedido por su Junta Directiva en el artículo 2: Del Domicilio: "El domicilio del Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte es la ciudad de Bogotá, D. E.".
Con respecto al contexto sociocultural el IDRD fue creado para "formular políticas para el desarrollo masivo del deporte y la recreación en el Distrito Especial (ahora es Distrito Capital), con el fin de contribuir al mejoramiento físico y metal de sus habitantes, especialmente de la juventud". En este sentido, el accionar del IDRD no solo direcciona sus funciones a la mayor cantidad de los habitantes bogotanos, sino que, además, centra su atención en la niñez y juventud; aunque la verdad sea dicha de paso, en este momento se ha incluido al adulto mayor para quienes se han desarrollado programas específicos para que en los parque barriales, asistan a realizar deporte con entrenadores pagados por el Instituto.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: La construcción comenzó en el año 2017 y finalizo en abril de 2019, con materiales no contaminantes, no PVC, sistema de fachada ventilada y cortasoles metálicos para la protección de la incidencia de la luz, pintura de alta resistencia a la humedad y microorganismos y pisos de alta durabilidad, resistencia mecánica y al fuego. Está ubicado en la AC. 17 # 52 - 10 de la localidad de Puente Aranda, en Bogotá, cuenta con tres accesos sobre las calles 17 y 17ª y uno sobre la Cra 52; tiene un área aproximada de 1.184 m2 construidos, de los cuales 614,15 m2 corresponden al área de archivo que incluyen una estantería industrial de cuatro niveles con escaleras de acceso en cada nivel y ascensor de carga, y un área exclusiva y separada para la planoteca de 200 m2, y 370,5 m2 para el área de oficinas distribuidas en tres pisos de aproximadamente 123,5 m2 cada uno. Dentro de los 370,5 m2 de oficinas se incluyen las áreas de servicios como baños, cafetería, escaleras y circulaciones en general. Altura mínima de 9 mts del piso a la ménsula y de 12 mts del piso a la cumbrera. Cubierta curva. Batería de baños para uso de 15 mujeres y 15 hombres (incluye sanitarios, lavamanos, orinales y duchas). Cuenta con área de cafetería y aseo. La resistencia de las placas y pisos soportan una carga mínima de 1.200 kg/m2. Pisos, muros, techos y puertas fueron diseñados y construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 814
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 8484
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 8484
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 2017
• Año de última reforma: 2019

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 814.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 8484.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 3936

Fecha del documento más reciente: 1962-01-01

Fecha del documento más antiguo: 2018-12-31

Descripción somera de los fondos:

Nombre del Fondo documental 1: Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá - FREB
Contenido del Fondo documental 1: Contratos, Actas de Junta Directiva, Correspondencia, Licitaciones Públicas, Orden de Trabajo, Balance mensual de almacén.
Fechas extremas del Fondo Documental 1: 1962-1978
Productor Fondo Documental 1: Fondo Rotatorio de Espectáculos de Bogotá - FREB
Volumen de documentación Fondo Documental 1: 1,5 ml

Nombre del Fondo documental 2: Junta Administradora de Deportes Bogotá - JADB
Contenido del Fondo documental 2: Actas del Consejo Directivo, Boletín Diario de Caja, Balance mensual de almacén, Contratos, Convenios, Correspondencia, Fichas Médicas, Historias Laborales, Nóminas, Ordenes de Pago, Procesos Jurídicos, Proyectos de Obra en escenarios deportivos, Reconocimiento deportivo a ligas y clubes.
Fechas extremas del Fondo Documental 2: 1969-1997
Productor Fondo Documental 2: Junta Administradora de Deportes Bogotá - JADB
Volumen de documentación Fondo Documental 2: 110 ml
Nombre del Fondo documental 3: Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD
Contenido del Fondo documental 3: Contratos/Ordenes y Convenios, Historias Laborales, Nóminas, Cuentas Diaria, Resoluciones, Actas de Comité, Consecutivo de Comunicaciones, Procesos Disciplinarios, Proyectos de Obras, Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Certificados de Registro Presupuestal, Entradas de Almacén, Salidas de Almacén, Informes de Gestión, Procesos Jurídicos, Acciones Constitucionales, Informes a entes de Control, Plan Operativo, Préstamo de Uso y Aprovechamiento Económico, Programa Muévete Bogotá, Circulares Reglamentarias, Actas de Informes de Gestión.
Fechas extremas del Fondo Documental 3: 1978-2018
Productor Fondo Documental 3: Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD
Volumen de documentación Fondo Documental 3: 3826 ml

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

En cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 "por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones" La entidad cuenta con las Tabla de Control de Acceso y Seguridad para los Archivos y Documentos, como instrumento para implementar las políticas, directrices y medidas de seguridad que permitan proteger la información, así como garantizar el acceso a la información por los ciudadanos y los grupos de interés. Este documento se encuentra publicado en la página web de la entidad, al igual que la matriz de Registros de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada y el Esquema de Publicación de la Información, publicadas por el área de Sistemas en la página web.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 07:00-17:00

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1762972

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-05-21
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No