Identificador: CO. 85001. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE YOPAL (CASANARE, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Casanare

Provincia/2ª División:

Municipio: YOPAL

Núcleo de Población menor:

Dirección: CL 15 No. 15 - 21 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +57 3227261115

Fax:

Correo electrónico:

• contactenos@yopal-casanare.gov.co
• archivo@yopal-casanare.gov.co

Página Web:

• http://www.yopal-casanare.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Castro
• Nombre: Luis Eduardo
• Cargo: Alcalde municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Peña Díaz
• Nombre: Anuar Hernán
• Cargo: Líder de programa
• Fecha de Cumplimentación: 2021-06-11

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El año de 1942 es clave para comprender la historia institucional del municipio de Yopal. Ese año a partir de la Ordenanza 038 de la Asamblea del Departamento de Boyacá, se autorizó el traslado de la cabecera municipal de Marroquín al corregimiento de Yopal, ubicado dentro de la misma jurisdicción del municipio. El inicio de Yopal como nueva cabecera municipal se materializó con el traslado del archivo de la antigua a la nueva cabecera municipal, con lo cual se puede evidenciar que la memoria institucional del municipio de Yopal, si bien inicia en 1942, en sus archivos debería existir documentación previa a este año. A partir de la organización del fondo acumulado se ha evidenciado un faltante de por lo menos cuarenta años, lo cual ha dejado un vacío irreparable en la memoria institucional. A partir de fuente oral obtenida de funcionarios, se pudo establecer que las principales causales fue producto de algunos siniestros y eventualidades, producto del desinterés y subvaloración que se tenía del archivo, por cual quedó expuesto de forma prolongada a altos riesgos de sustracción, deterioro y finalmente de pérdida. La documentación se arrojaba en espacios que no ofrecían ningún tipo de protección a las cambiantes condiciones ambientales y al deterioro que podría llegar a producir roedores, insectos, hongos y demás factores de deterioro biológico, químico y físico. Uno de los últimos siniestros a los que estuvo expuesto el acervo documental fue el 2011. Por efectos de la ola invernal que se presentó en ese año a nivel nacional, el día lunes 2 de mayo, se presentó una intensidad de lluvias, dejando como consecuencia la inundación del sitio donde se encontraba el archivo central, es decir el sótano de la alcaldía de Yopal. Según lo informado, producto de este siniestro, se afectaron un aproximado de 450 metros lineales.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Ordenanza 038 (1942) Asamblea Departamental de Boyacá
  Acuerdo 026 (2002)

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Yopal es la capital del departamento de Casanare, con aproximadamente 177.000 habitantes. Con una temperatura que varía entre los 22º y 33º C. Está ubicada en el piedemonte de la cordillera oriental, a orillas del río Cravo Sur, a una altura de aproximadamente 350 sobre el nivel del mar. Erigido como municipio en 1942 por la Asamblea Departamental de Boyacá. Yopal a pesar de que en las últimas tres décadas ha recibido oleadas de migración de todas las regiones del país por el auge de la industria petrolera, culturalmente se define y es reconocida por el resto del país por la cultura de los llanos orientales, es decir por su música, costumbres, gastronomía y todo lo que abarca dicha cultura, generada a partir de la relación entre sus habitantes con su entorno, caracterizado principalmente por la actividad económica de la ganadería y la agricultura. Por el mismo auge de la industria petrolera en las tres últimas décadas, ha llevado a que su crecimiento poblacional, el cual para 1993 era de 44.761 habitantes, haya pasado al 2020 a aproximadamente 177.000; lo cual ha convertido a Yopal a una de las ciudades de mayor crecimiento a nivel nacional en los últimos años, y con ellos la complejidad y problemáticas propias de dicho crecimiento.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: No se cuenta con edificio propio. Se tiene como archivo central una bodega tomada en arrendamiento.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 400
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 1000
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 1000
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 400.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 1000.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 900

Fecha del documento más reciente: 2018-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1980-01-01

Descripción somera de los fondos:

Nombre del fondo:Alcaldía Municipal de Yopal
Contenido del fondo: Series y subseries documentales producidas por las diferentes dependencias que han conformado la estructura orgánica de la entidad.
Fechas extremas: 1980-2018
Productor: Alcaldía Municipal de Yopal
Volumen documental: 1000

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Todas las personas, incluidos funcionarios y servidores públicos de la entidad, entidades de control y vigilancia, tienen acceso a la información bajo custodia del archivo central de la Alcaldía de Yopal, teniendo en cuenta las restricciones de acuerdo con la normatividad vigente en cuanto a documentos con información reservada o clasificada.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: No
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 07:30-17:30

Cerrado al público: 12:00-14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1763462

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-06-11
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No