Identificador: CO. 85440. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE VILLANUEVA (CASANARE, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Casanare

Provincia/2ª División:

Municipio: VILLANUEVA

Núcleo de Población menor:

Dirección: CL 8 No. 13 - 35 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +57 (8) 6241205
• +57 3213726935

Fax:

• +57 (8) 6241205

Correo electrónico:

• contactenos@villanueva-casanare.gov.co

Página Web:

• http://www.villanueva-casanare.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Fontecha Pachón
• Nombre: Oswal
• Cargo: Alcalde municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Real Silva
• Nombre: Dora Maritza
• Cargo: Técnico operativo
• Fecha de Cumplimentación: 2021-06-16

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Mediante Acuerdo municipal No. 035 de 2000 se crea la oficina de archivo. Las instalaciones del archivo se ubicaron inicialmente en el edificio de la Alcaldía, lugar no apto para el almacenamiento y custodia de los documentos, en el año 2015 se construye las instalaciones para el archivo central de dos pisos, se contrata la organización de 370 ml del fondo acumulado el cual es organizado en el primer piso, en el segundo piso se organiza 130 ml en estado natural todo con su respectivo FUID.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Decreto 2287 (02 agosto 1982)
  Acuerdo 035 (2000)

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El municipio de Villanueva está ubicado al sur del departamento de Casanare, sobre la parte baja del piedemonte, a orillas de los caños Aguaclara y Perales o Arietes, a 4° 57” de latitud Norte y 73° 94” de longitud oeste del meridiano de Greenwich. El nacimiento de Villanueva como caserío, inicialmente, se debió a la necesidad de dar respuesta a los requerimientos educativos de los migrantes, quienes llegaban a distintos puntos del actual territorio municipal. Por lo anterior, la Ordenanza No. 21 de noviembre 15 de 1962, emanada de la Asamblea Departamental de Boyacá, creó la Inspección de Villanueva, jurisdicción de San Luis de Gaceno. En 1963 se construye la primera casa, lo cual origina allí mismo, de acuerdo con el diseño realizado por los miembros de la Junta de Acción Comunal, los fundamentos de la ciudad a partir del mismo marco del actual parque principal de Villanueva. El 02 de Agosto de 1982 con el Decreto 2287, la presidencia de la Republica crea el Municipio de Villanueva, Intendencia de Casanare.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: La estructura cuenta con las siguientes condiciones estructurales (obra): vía de acceso, techos, iluminación, espacios necesarios para albergar los documentos, pisos, puertas, elementos electrónicos, detectores de humo e iluminación en el exterior. Los acabados comprenden: pisos en baldosa de granito pulido, cielorraso en drywall, muros pañetados estucados y pintados, carpintería en aluminio, escalera en carpintería metálica en acero y madera a la vista, cubierta en acero mil, protegidos contra la humedad subterránea, inundaciones.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 124.25
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 864
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 864
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 2015
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 124.25
• Metros lineales de estantería disponibles: 864.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 510

Fecha del documento más reciente: 2019-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1983-01-01

Descripción somera de los fondos:

Nombre del fondo: Alcaldía Municipal de Villanueva
Contenido del fondo: Archivo central: se encuentra documentación producida por cada una de las dependencias de la Alcaldía Municipal, como contratos, nóminas, resoluciones, decretos, licencias, etc. Archivo de gestión: se encuentra documentación producida por cada una de las dependencias de la Alcaldía Municipal, de acuerdo a la función que cada una realiza.
Fechas extremas: 1983-2019
Productor: Alcaldía Municipal de Villanueva
volumen documental: 700

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Para los usuarios externos se solicita mediante oficio a la dependencia correspondiente y esta mediante correo electrónico u oficio interno lo solicita al archivo central; para los usuarios internos se solicita en la Oficina de archivo de forma personal y se firma formato de préstamo de documento.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 08:00-18:00

Cerrado al público: 12:00-14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1763552

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-06-16
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No