Identificador: CO. 76845. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE ULLOA (VALLE DEL CAUCA, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Valle del Cauca

Provincia/2ª División:

Municipio: ULLOA

Núcleo de Población menor:

Dirección: CL 5 No. 2 - 07 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +57 3206180070

Fax:

Correo electrónico:

• gestiondocumental@ulloa-valle.gov.co
• gobierno@ulloa-valle.gov.co

Página Web:

• http://www.ulloa-valle.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Peña Gómez
• Nombre: Juan Antonio
• Cargo: Alcalde municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Vidal Valencia
• Nombre: Martha Consuelo
• Cargo: Auxiliar administrativa
• Fecha de Cumplimentación: 2021-06-16

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

En el año 2006 se inicia el proceso de depuración de los archivos de la administración municipal, adecuando en el primer piso de la edificación, un espacio amplio y acorde con los lineamientos legales para el Archivo Central, sitio que permitiera tener en custodia la documentación producida y transferida que se encontraba en fondos acumulados. El 12 de febrero de 2007, según Acuerdo 074 emanado del Consejo Departamental de Archivos, aprueba las Tablas de Retención Documental (TRD) del Municipio de Ulloa-Valle del Cauca. El 22 de diciembre del año 2009, según Resolución 202, emanada del Despacho de la Alcaldesa, se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental (TRD), para ser aplicadas a partir del 1 de enero de 2010. El 30 de diciembre del año 2009, según Resolución 221, emanada del Despacho de la Alcaldesa, se aprueba el Reglamento Interno del Archivo del Municipio de Ulloa-Valle del Cauca, que entró a regir a partir del 04 de enero del año 2010. El 19 de marzo del año 2015, según Acuerdo 007, y para dar cumplimiento a los requerimientos de Ley, se crea el Archivo General del Municipio de Ulloa-Valle del Cauca. En la actualidad la entidad se encuentra según concepto técnico del Consejo Departamental de Archivos, corrigiendo las Tablas de Retención Documental y se ha asistido a mesas de trabajo, tanto con el CDA, como con el AGN, en la ciudad de Cali.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Acuerdo 007 (19 marzo 2015)

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Ulloa es un municipio del departamento del Valle del Cauca, cuya capital es Santiago de Cali. Se encuentra al Norte del Valle del Cauca, entre las cordilleras Central y Occidental, en limites por el norte con el municipio de Pereira (Risaralda), por el sur con el municipio de Alcalá (Valle del Cauca), por el occidente con el municipio de Cartago (Valle del Cauca) y por el oriente con el municipio de Filandia (Quindío). En la zona conocida como el eje cafetero. A una altura sobre el nivel del mar de 1.350 metros. Cuenta con catorce veredas, dos corregimientos, cabecera municipal compuesta por veinte barrios y una población de 5.381 habitantes. El municipio de Ulloa (Valle del Cauca), fue declarado por la Unesco como uno de los municipios incluidos dentro de la declaratoria de Paisaje Cultural Cafetero Colombiano (PCCC).

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El edificio municipal se encuentra ubicado en la Plaza Principal del municipio. Construcción en ladrillo y cemento, de tres pisos, con escaleras de acceso y ascensor (no se encuentra en uso). En el primer piso se ubican las oficinas de Comisaría de Familia, Secretaría de Hacienda, Secretaría de Salud y Coordinación Educativa, Servicio al Ciudadano, Personería Municipal y Archivo Central. En el segundo piso se ubican las oficinas de Despacho Alcalde, Secretaría de Gobierno, Control Interno, Inspección de Policía, Concejo Municipal y Serviulloa (aseo y alcantarillado). En el tercer piso se encuentran las oficinas de la Secretaría de Planeación e Infraestructura y Administración del Sisben y la oficina de Asistencia Técnica Rural. La edificación cuenta con vía de acceso amplia, con rampa y baños para discapacitados, visitantes y funcionarios. Edificio aireado y amplio.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 42.64
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 33
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 33
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1998
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 42.64
• Metros lineales de estantería disponibles: 33.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 124.6

Fecha del documento más reciente: 2016-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1942-01-01

Descripción somera de los fondos:

Nombre del fondo: Alcaldía Municipal de Ulloa
Contenido del fondo: Archivo Histórico: como testimonio de la historia documental de la administración municipal, se conservan y custodian en el Archivo Histórico pagos de nóminas, ejecuciones presupuestales, escrituras públicas, actas de posesión, documentos de la cárcel municipal, contratos, entre otros. Archivo institucional: en desarrollo de la función archivística de la administración municipal, se conserva y custodia el acervo documental en el Archivo Central, como testimonio y consulta, clasificados en pagos de nóminas, derechos de petición, contratos, quejas y reclamos, convenios, informes de gestión, informes a entes internos y externos de control, informes de ingresos y egresos, resoluciones, acuerdos, procesos de administración de talento humano, hojas de vida, licencias de construcción, fichas Sisben, entre otros.
Fechas extremas: 1942-2016
Contenido del fondo: Alcaldía Municipal de Ulloa
Volumen documental: 124.6

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Consulta por correo certificado, electrónico y/o personal.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 07:30-18:00

Cerrado al público: 12:30-14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1763560

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-06-16
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No