Identificador: CO. 17272. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE FILADELFIA (CALDAS, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Caldas

Provincia/2ª División:

Municipio: FILADELFIA

Núcleo de Población menor:

Dirección: KR 6 CL 6 - 19 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +57 3117474426

Fax:

Correo electrónico:

• alcaldia@filadelfia-caldas.gov.co
• archivofiladelfia@gmail.com
• alcalde@filadelfia-caldas.gov.co
• gobierno@filadelfia-caldas-gov.co

Página Web:

• http://www.filadelfia-caldas.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Noreña Vásquez
• Nombre: Willian Jairo
• Cargo: Alcalde municipal
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Quintero Cardona
• Nombre: Paula Andrea
• Cargo: Contratista Archivo Central
• Fecha de Cumplimentación: 2021-06-17

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El primer cargo de jefe archivador de las oficinas se crea mediante Acuerdo No. 001 de junio 09 de 1980, nombrándose para este cargo al señor Amador Chica Marín, mediante Acta de Posesión No. 036 de agosto 01 de 1980 y es en septiembre 26 del mismo año cuando por medio de Decreto No. 064 se declara insubsistente este cargo y se nombra a Guillermo Montes Gómez como nuevo jefe archivador de oficinas. En el año 1984 por medio del Acuerdo No. 003 de abril 21 se crea una plaza nueva ("Crease el cargo de Jefe de Archivo") a partir del 01 de enero del mismo año y por Acuerdo No. 020 de agosto 15 del mismo, se establecen funciones a la jefe de archivo, por medio de Acuerdo No. 009 de febrero 04 de 1987, se suprimen unos cargos con sus respectivos rubros (suspéndase el cargo de jefe de archivo), pero en agosto 30 de 1987 por medio de Acuerdo No.065 se confirman unos empleos en sus cargos (ratifíquese el cargo de Jefe de Archivo). Hacia el año 2002 mediante Resoluciones No. 388 y 389 de diciembre 28 se crea el Comité de Archivo y se fijan funciones y también se crea el reglamento de archivo y correspondencia para el municipio de Filadelfia. Las instalaciones del archivo se ubicaron inicialmente en el edificio de la Alcaldía, después se traslada a la primera planta del edificio de la Casa de la Cultura en el año 2008 y es en este momento cuando se empieza con los procesos de organización, clasificación y ordenación, ya que la documentación existente hasta esta época se encontraba en muy mal estado. En este momento se cuenta con un Archivo medianamente organizado y se prevé a futuro la digitalización de los fondos históricos.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): Ley 199 (18, octubre, 1871)
  Ley 253 (17, septiembre, 1873)
  Acuerdo 003 (21, abril, 1984) "Por medio del cual se crea una plaza nueva"
  

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El municipio fue fundado el 21 de febrero de 1850 por Tomás Osorio, Antonio Arias y Ramón Ospina. En el año de 1853 los primeros pobladores de Filadelfia se vieron asesorados y ayudados, en las labores de fundación del poblado, por el sacerdote Simón de Jesús Herrera, procedente de Aguadas. El territorio de Filadelfia estuvo antiguamente poblado por los indígenas Carrapas, cuyo regente fue en esa zona el cacique Irrúa. El primer conquistador español que pisó su suelo fue el mariscal Jorge Robledo en 1540, que llegó al área procedente de Santa Ana de los Caballeros, hoy Anserma.
El nombre Filadelfia quiere decir “Amor de hermanos”. Este bello nombre se debe, según algunos autores, entre ellos Rafael María Gallego, a Ramón Ospina, el fundador. “…El colono Ramón Ospina más inteligente y avisado que sus compañeros les hizo saber que en los Estados Unidos había una rica, populosa y gran ciudad llamada Filadelfia; que en la antigüedad hubo varias con ese significativo y hermoso nombre. Hízoles conocer la etimología de esta palabra: Filadelfia griego de philos amigos y delphos hermanos. Les dijo que era el nombre que le debían dar a la naciente población; que no estaría lejano el día en que aquí como allá se oyeran crujir las máquinas del inmortal Gutemberg, el hijo de Maguncia, y que se oyeran atronadas las plazas y calles con los ruidos y carrozas como allá”.
El 7 de agosto de 1856, la Concesión González y Salazar hace la donación de los terrenos cobijados determinados para la demarcación del área urbana de la aldea. Cuarenta y ocho cuadras, distribuidas en solares de 25 varas, cuadradas para que el colono beneficiado hiciera casa y solar para cultivo en el plazo de un año. Dejando las porciones correspondientes para la plaza, casa consistorial y escuela de niños y niñas, la Concesión nombra como Juez poblador al señor Francisco Arango.
La Asamblea Constituyente de Antioquia creó el distrito independiente de Filadelfia con mil quinientos habitantes, por medio de la ley 199 del 18 de octubre de 1871 creó el Distrito independiente de Filadelfia.
Los eventos de mayor tradición y trascendencia departamental son: • Los juegos deportivos y fiestas regionales que se celebran en el municipio desde hace 42 años, llevados a cabo en el mes de agosto. • El encuentro de escritores caldenses institucionalizado por Acuerdo No. 160 de 2011 y llevando el nombre de Danilo Cruz Vélez en el mes de abril con el ánimo de divulgar y promover la cultura. • Cabalgata del 20 de Julio en Samaria. • Fiestas religiosas de la virgen del Carmen y María Inmaculada, en ellas participan las veredas y corregimientos, del 29 de noviembre al 8 de diciembre de cada año. • Cabalgata del día de la raza, en octubre. El municipio es cuna de músicos, cantantes y autores como el maestro José Macías.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: Es una edificación de dos plantas que albergar cinco Oficinas (Dirección Casa de la Cultura, Secretaría de Desarrollo Social y Comunitario, Asociación DISFILA, Oficina de la Juventud y el Archivo Central) todas ellas independientes donde en la primera planta se encuentra ubicado el Archivo; en su totalidad está construida en concreto y acero; tanto en la primera como en la segunda planta se cuanta con acceso a personas con discapacidad. Posee buena iluminación y ventilación, se encuentra ubicada en una calle de fácil acceso, ya que está cerca de la Galería y a pocos pasos de la Plaza Principal.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 95
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 66
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 66
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1990
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 95.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 66.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 330

Fecha del documento más reciente: 2018-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1910-01-01

Descripción somera de los fondos:

Nombre del fondo: Alcaldía Municipal de Filadelfia
Contenido del fondo: Resoluciones, decretos, acuerdos, oficios enviados y despachados, actas posesión, procesos, proyectos, hojas de vida, contratos, convenios, querellas, derechos de petición, actas, nóminas.
Fechas extremas: 1910-2018
Productor: Alcaldía Municipal de Filadelfia
Volumen documental: 66

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario
  

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Solo se admite la consulta a funcionarios de la misma Institución; uno de ellos se dirige hacia el archivo central y solicita hacer la búsqueda, el funcionario encargado del archivo lo acompaña y asesora en dicha búsqueda y si necesita llevarse el documento se hace el respectivo diligenciamiento en el libro de registro y se hace firmar del solicitante. Si es un tercero el que necesita realizar la búsqueda lo solicita por escrito a la Secretaría de Gobierno, pero siempre bajo la supervisión y acompañamiento del funcionario encargado del archivo.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: Martes a viernes 08:00-18:30; sábado 09:00-14:00

Cerrado al público: 12:30-14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 1763565

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-06-17
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No