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Detalle Archivo


ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHACHAGÜÍ (NARIÑO, COLOMBIA)

EAG

Área de Identificación

Identificador: CO. 52240. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE CHACHAGÜÍ (NARIÑO, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

  • Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

  • Archivo Central

Área de Contacto

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Nariño

Provincia/2ª División:

Municipio: CHACHAGÜÍ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Barrio Oficial CL 3 No. 4 - 60 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

  • +57 3162906052
  • +57 (2) 7328137

Fax:

  • +57 (2) 7328137

Correo electrónico:

Página Web:

Persona de contacto:

Director:

  • Apellidos: Ibarra Guevara
  • Nombre: Harol Mauricio
  • Cargo: Alcalde municipal
  • Fecha de Nombramiento:

Informante:

  • Apellidos: Matabajoy Salazar
  • Nombre: Mónica
  • Cargo: Auxiliar administrativa de Secretaría de Gobierno - Archivo
  • Fecha de Cumplimentación: 2021-06-18

Área de Descripción

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El municipio de Chachagüí fue creado mediante la Ordenanza 20 del 24 de noviembre de 1992 y sancionada el 23 de febrero de 1993. Según Acuerdo del Concejo No. 76 del año 1995, se delimito inicialmente el área urbana; posteriormente, según Acuerdo No. 201 del 24 de marzo de 1998, por medio del cual se establece el perímetro urbano de la cabecera del municipio, el cual fue reglamentado estableciéndose los límites con apoyo del IGAC. El Acuerdo 84 de septiembre de 1995 establece una nueva división territorial para el municipio en la cabecera y en la zona rural. El área geográfica del municipio de Chachagüí se divide en seis corregimientos, zona suburbana y cabecera municipal.

Fundación del archivo:

  • Fecha:
  • Norma(s): Ordenanza 20 (24, noviembre, 1992)
    Acuerdo 034 (18, noviembre, 2009)

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

  • Fecha:
  • Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: "El municipio de Chachagüí se encuentra ubicado al norte del departamento de Nariño. Tiene una extensión territorial de 152 km2, su altura promedio es de 1.950 msnm y tiene una temperatura media de 20° C. Sus límites municipales son: al norte con Taminango y San Lorenzo, al sur con San Juan de Pasto, al oriente con Buesaco y al occidente con El Tambo y La Florida (Plan de desarrollo municipal de Chachagüí 2016-2019 “Participación y Transparencia en acción” p. 21-23).
Es un municipio de sexta categoría de acuerdo con su población e ingresos corrientes de libre destinación. De acuerdo con el Censo 2018, tiene una población de 12.419 habitantes, los cuales en su mayoría se encuentran ubicados en la zona rural. Los principales productos de comercialización son: maíz, fríjol, café, tomate de árbol, cítricos, lulo y fique. Las principales actividades pecuarias que se desarrollan son: ganado bovino, porcino, cuyes y gallinas."

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

  • Introducción: El depósito de Archivo Central se encuentra ubicado en un primer piso, cuenta con 5 divisiones dentro de el, las paredes están elaboradas en tapia repelladas en cemento, el techo en Eternit, pisos en baldosa, cielo raso elaborado en panel yeso.
    • Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
    • Uso compartido con otras funciones administrativas: No
  • Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
  • Metros cuadrados de depósito: 0
  • Instalaciones para materiales especiales: No
  • Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

    • Metros lineales de estanteria (total): 0
    • Metros lineales estantería fija: 0
    • Metros lineales estantería móvil: 0
    • Metros lineales estantería disponibles: 0
    • Metros lineales estantería ocupados: 0
    • Estimación aproximada en porcentaje: 0
  • Año de construcción de edificio: 1960
  • Año de última reforma:

    Destinado a:

    • Todas las funciones de archivo: Sí
    • Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

  • Superficie útil total: 0.0
  • Superficie dedicada a depósito: 0.0
  • Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
  • Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 0

Fecha del documento más reciente: 2016-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1993-01-01

Descripción somera de los fondos:

Nombre del fondo: Alcaldía Municipal de Chachagüí
Contenido del fondo: Acciones administrativas, Asociación población víctima de desplazamiento, Comité de Justicia Transicional, Consejo Municipal de Desarrollo Rural, Consejo Política Social, Despacho Alcalde, Secretaría de Gobierno, Comisaría de Familia, Casa de la Cultura y Biblioteca, Programa Adulto Mayor, Participación Ciudadana, Inspección de Policía, Inspección de Policía Rural, Almacén General, Archivo y Correspondencia, Comunicaciones, Programa Enlace Victimas, Programa de Familias en Acción, Secretaría de Obras Públicas, Secretaría de Planeación Municipal, Umata, Contabilidad y Presupuesto, Tesorería, Dirección Local de Salud, Aseguramiento Salud Ambiental.
Fechas extremas: 1993-2016
Productor: Alcaldía Municipal de Chachagüí

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

  • Inventario

Área de Servicios

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

"Dentro del manual de procesos y procedimientos la entidad cuenta en el procedimiento de préstamo y consulta de documentos GA-GD-03-04, en el cual se especifica el proceso que se lleva acabo para el acceso a la información, de igual manera cual es la restricción de la misma. 1. informar y orientar, el funcionario de tramitar la solicitud entregara al cliente interno o externo, según sea el caso, los formatos GA-GD-F-001 (Formato de recepción de PQRSD verbales y electrónicos) y GA-GD-F-009 (Formato solicitud de documentos), para que sea diligenciados. 2. Recibir solicitud, el funcionario del área recibirá los formatos y los remitirá a la Unidad de Correspondencia, para que sean radicados, asignándole un numero de radicado y lo registra en el formato GA-GD-F-005 (Formato de registro de PQRSD), informando al cliente la fecha probable de entrega de documentación. 3. Búsqueda de información, el funcionario realiza la búsqueda de la información solicitada por el cliente, esta búsqueda se efectúa de manera manual y/o en las bases de datos existentes. Si el documento o asunto consultado: a) existe: continuar con tarea número 4. b) no existe: el funcionario de archivo elaborará una comunicación en la cual se informa al cliente la no existencia del documento requerido en el Archivo Central y posteriormente se enviará a la unidad de correspondencia para que notifique al peticionario conforme al procedimiento GA-GD-006- 01 (Atención de PQRSD V1). 4. Facilitar documento, una vez se encuentra el documento solicitado el funcionario de archivo deberá indicar al cliente, para que este realice la consulta respectiva insitu. Se debe diligenciar el Formato GA-GD-F- 010 (Control préstamo y consulta de documento). En caso de que el cliente requiera: a) Copias del documento: el funcionario de archivo deberá acompañar al cliente a tomar las copias correspondientes, custodiando el documento para evitar el deterioro o pérdida del mismo. Continua con tarea 6. Nota: El costo de las copia

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

  • Gestión de usuarios: No
  • Descripción de Fondos: No
  • Porcentaje descrito de forma informatizada:
  • Lenguajes documentales: No
  • Otra Información:

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Área de Acceso

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

  • Sólo mañana: No
  • Sólo tarde: No
  • Mañana y tarde interrumpido: Sí
  • Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

  • Sólo mañana: Sí
  • Sólo tarde: No
  • Mañana y tarde interrumpido: No
  • Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: Lunes a viernes 08:00-18:00; domingo 09:00-12:00

Cerrado al público: 12:00 14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

  • Facilidades para personas con discapacidad: No

Área de Control

Identificador de la descripción: 1763753

Identificador de la institución:

  • Identificador del centro responsable de la descripción:
  • Usuario Creación:
    • Login: v00120
    • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
  • Usuario Modificación:
    • Login:
    • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

  • Fechas de creación: 2021-06-18
  • Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

  • Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No



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