Identificador: CO. 73001. UT

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA (TOLIMA, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Universitarios

Subcategoría:

Gestión: Otras Administraciones Públicas

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Tolima

Provincia/2ª División:

Municipio: IBAGUE

Núcleo de Población menor:

Dirección: Altos de Santa Helena 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +57 (8) 2771212

Fax:

Correo electrónico:

• rectoria@ut.edu.co

Página Web:

• http://www.ut.edu.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Mejía Patiño
• Nombre: Omar Albeiro
• Cargo: Rector
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Bermúdez Varón
• Nombre: Luz Nidia
• Cargo: Profesional universitario
• Fecha de Cumplimentación: 2021-06-29

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

"El Archivo General de la Universidad del Tolima se crea mediante Resolución de Rectoría No. 0433 del 5 de mayo de 2004, como consecuencia de la necesidad de acogerse a la normatividad archivística nacional, concretamente a lo establecido en la Ley 594 de 2000, emitida por el Archivo General de la Nación.
Previamente, en 1978, el Archivo de la Universidad inicia funciones con una auxiliar que cumplía, entre otras, la función de administrar las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas, dándole una organización objetiva a los procesos de esa época, tales como nomenclatura de las dependencias y control del consecutivo de correspondencia enviada por dependencias de la Universidad, respetándose el principio de procedencia uno de los dos principios de la archivística. Con lo anterior se dio inicio a la cultura de la conservación de los documentos que se recibían y se producían dentro de la institución
El continuo traslado de la oficina de Archivo y Correspondencia ocasionó pérdida, deterioro y maltrato al acervo documental. De igual manera, se produjo un incontrolable volumen, que se tradujo en dificultad para localizar la información.
En 1990 las directivas entregaron un espacio en el bloque 01, dejando cuatro depósitos y estantería para recibir el traslado de documentos por las dependencias. Los traslados se realizaban anualmente, los documentos continuaron recibiéndose de igual forma: en cajas, amarrados con cabuyas, sin ninguna aplicación de los procesos técnicos archivísticos, convirtiéndose esto en un fondo acumulado.
En 1998 se creó el Comité de Archivo como grupo asesor de la alta dirección de la Universidad del Tolima y se lleva a cabo la fase inicial de las Tablas de Retención Documental, herramienta archivística que permite identificar los documentos que se producen en la institución a razón del desarrollo de los procesos académico-administrativos, para su respectiva conservación o eliminación total.
A partir del año 2004, el Comité de Archivos de la Universidad inicia una serie de encuentros frecuentes con el propósito fundamental de definir todo lo que atañe a la normalización de los procesos archivísticos, tanto de los fondos documentales como los archivos de gestión. Dichos encuentros se desarrollaron bajo la presencia del entonces Secretario General, doctor Héctor Villarraga Sarmiento. Ese mismo año se adopta el Programa de Gestión Documental para la Universidad del Tolima.
La ejecución de este Programa ha permitido que el fondo acumulado en la actualidad se encuentre depurado, clasificado y organizado en un 100%. De igual manera, este programa ha permitido conformar en un 100% el Archivo Histórico de la institución.
Desde entonces, el Archivo General de la Universidad se ha enriquecido con los documentos generados de todas las unidades académico administrativas de la institución. Cuenta con inventarios manuales y digitados, para su consulta ágil y oportuna, y con personal idóneo que permite conservar la memoria de la institución, con lo cual se evita la pérdida de información y llevando a cabo la gestión documental de manera normalizada.
No obstante, para los años 2014 al 2019 se ha fortalecido en el plano estratégico cumpliendo con el establecimiento de todos los instrumentos archivísticos como: El PINAR-Plan Institucional de Archivos, SIC - Sistema Integral de Conservación, Sistema de Prevención de Desastres, Actualización de TRD - Tablas de Retención Documental y elaboración y aprobación de TVD - Tablas de Valoración Documental, sin embargo para el 2020 se inicia al desarrollo el Plan de Preservación Digitalización a Largo Plazo.
Para la comunidad en general, el proceso de gestión documental se ha convertido en un eje transversal de mayor impacto permitiendo así obtener en las encuestas de satisfacción de usuarios, una calificación de excelente. Igualmente, para el FURAG, nos encontramos con una calificación de 84 puntos a nivel general. El Ministerio de Educación Nacional para el 2018, calificó la gestión documental institucional como sana.
Propendemos por la conservación y preservación documental institución en todo momento."

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): El Archivo General de la Universidad del Tolima se crea mediante Resolución de Rectoría No. 0433 del 5 de mayo de 2004
  Resolución de Rectoría 0433 (5, mayo, 2004)
  

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: "La Universidad del Tolima nació desde el punto de vista sociopolítico y legal en dos momentos bien diferentes en términos del contexto histórico: 1945 y 1955. Entre estos momentos se dio una larga promoción entre el estamento político y cultural de la capital del Tolima en el marco de la conmemoración del IV centenario de esta y del crecimiento económico de origen agrícola e industrial suscitado por la bonanza cafetera. En el año de 1955 entran en funcionamiento la Facultad de Agronomía y la Escuela de Bellas Artes. La construcción de una sede propia entre 1962 y 1963 en terrenos de la finca de Santa Helena estuvo acompañada de la creación de nuevas facultades, y la primera fase de institucionalización académica - administrativa entre 1964 y 1972.
En términos geográficos, la sede actual de la Universidad del Tolima nació en un área de la finca de Santa Elena delimitada al sur por el río Combeima y el barrio de los Mártires, poblado por desplazados de la Violencia. Por este sector la Universidad colinda con la quebrada “la Guadaleja”. Al norte, limita con la urbanización de Santa Elena, concebida por el Banco Central hipotecario a finales de la década de 1950 para la nueva clase media que se avecinaba en la capital del Tolima, objeto por entonces de un importante proceso de urbanización que, con motivo de los IX juegos Nacionales de 1970, fue ampliado con el bloque residencial de Metaima y la urbanización de la Macarena. Igualmente, por una obra de ingeniería, el canal de Mirolindo, que constituye la columna vertebral del micro-distrito de riego del Combeima que abastece la zona arrocera de la terraza de Ibagué. Al oriente, limitaba con un predio rural que hoy colinda con un hotel de la cadena Sofitel y al occidente por otra urbanización contigua a la de Santa Elena, por el Estadio de Fútbol Manuel Murillo Toro y por el barrio los mártires.
En términos culturales la Universidad del Tolima tiene como contexto inmediato, la parroquia de San Judas Tadeo, el Sena, seccional Tolima, las instalaciones de la Cruz Roja y la zona de las piscinas olímpicas dejadas por los IX Juegos Nacionales, colindando con la Corporación Regional del Tolima Cortolima."

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: Edificio construido en el año 1989 para atender las labores de la Facultad de Agronomía. Esta construcción cuenta con 333 m2, construcción de una planta, con una estructura metálica tipo galpón con mampostería en ladrillo tolette, con cubierta en asbesto cemento, con cielo raso en icopor y estructura en aluminio, con estantería metálica y pisos baldosín de cemento.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 382.8
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 2000
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 2000
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1989
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 382.8
• Metros lineales de estantería disponibles: 2000.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 1633.17

Fecha del documento más reciente: 2018-12-31

Fecha del documento más antiguo: 1957-01-01

Descripción somera de los fondos:

Nombre del fondo: Universidad del Tolima
Contenido: Archivo General de la Universidad del Tolima, Unidades académico administrativas de la institución: el Archivo General de la Universidad del Tolima custodia los documentos producidos y recibidos a razón del cumplimiento del desarrollo de las funciones académico administrativas de la institución. Fondo Contable, Sección de Tesorería, Sección de Almacén y Registro Académico: este fondo contiene documentos originales y copias únicas de la Sección de Tesorería, Sección de Almacén y Registro Académico.
Fechas extremas: 1958-2016
Productor: Universidad del Tolima
Volumen documental: 1633,17

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Inventario, índice
  

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

1. Se restringe la consulta, según lo establecido en el registro de activos de la información, índice de información clasificada y reservada y el esquema de publicación de la información que se encuentran publicados en la página de la Universidad del Tolima. 2. Cuando el ciudadano no se identifica con un documento.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 0

Número de titulaciones periódicas: 0

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: Lunes a jueves 08:00-18:00; viernes 07:30-17:00

Cerrado al público: Lunes a jueves 12:00-14:00; viernes 12:30-14:00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1763904

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: v00120
  • Nombre Apellidos: Amanda Patricia Correa López
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2021-06-29
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

Georreferencia: No