Identificador: EC. . AG-UCE

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO GENERAL DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo UCE

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Universitarios

Subcategoría:

Categoría:

• Otras categorías de Archivos

Subcategoría:

• Archivos de Arquitectura

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Otras Administraciones Públicas

Ciclo Vital:

• Archivo Histórico
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Ecuador

CC.AA./1ª División: Provincia de Pichincha

Provincia/2ª División:

Municipio: QUITO

Núcleo de Población menor: Parroquia Belisario Quevedo

Dirección: Jerónimo Leiton y Gato Sobral, 170521 

Latitud: -0.199054

Longitud: -78.50569

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Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +593 02 2908919

Fax:

Correo electrónico:

• archivo.general@uce.edu.ec

Página Web:

• http://www.uce.edu.ec/administrativos

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Erazo Merizalde
• Nombre: Alexandra
• Cargo: Responsable del Archivo
• Fecha de Nombramiento: 2023-04-10

Informante:

• Apellidos: Erazo Merizalde
• Nombre: Alexandra
• Cargo: Responsable del Archivo
• Fecha de Cumplimentación: 2023-04-10

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

No existen registros acerca de la creación del archivo general de la universidad. Las investigaciones realizadas han permitido establecer que en los primeros años del siglo XX (1902 – 1904) la Secretaría General contaba con un amanuense archivero que era la persona encargada de acopiar, organizar y custodiar la documentación generada por la administración universitaria.

Durante mucho tiempo la documentación fue dispuesta en varios depósitos generándose un fondo documental acumulado que fue objeto de un tratamiento archivístico a partir del año 2011 bajo la dirección de una profesional capacitada.

En el año 2012 se dispuso el traslado del mobiliario y del fondo documental hacia el local que actualmente ocupa el Archivo General, ubicado en la parte occidental del campus universitario en el área del Centro Integral de Información.

Fundación del archivo:

• Fecha:
• Norma(s): No existe Registro de creación del archivo.
  Tampoco existe Norma para la creación del mismo.

Año de apertura al público del archivo: 1904

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El Archivo General de la Universidad Central del Ecuador se encuentra dentro del campus universitario, en instalaciones colindantes con la Biblioteca General. Sus usuarios son los funcionarios y servidores universitarios, graduados en todas las carreras que ofrece la Universidad, Investigadores e historiadores.

Atribuciones, fuentes legales: El archivo general está adscrito a la Secretaría General de la Universidad.
(Artículo 46 Estatuto vigente de la Universidad Central del Ecuador)

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos: El repositorio documental fue organizado a partir de un fondo acumulado y posteriormente los ingresos se cumplen mediante procesos de transferencias primarias desde los archivos académicos de gestión hacia el Archivo General.

Edificio:

• Introducción: El Archivo General UCE funciona en un edificio adaptado para el repositorio. La estructura es de hormigón, piso de cerámica, paredes de ladrillo y mampostería.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 694
• Metros cuadrados de depósito: 608
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 3216
• Metros lineales estantería fija: 2696
• Metros lineales estantería móvil: 520
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 3216
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1964
• Año de última reforma: 2012

Tipo de edificio:

• Adaptado para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 694.0
• Superficie dedicada a depósito: 608.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 3216.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 3200

Fecha del documento más reciente: 2023-06-05

Fecha del documento más antiguo: 1604-01-01

Descripción somera de los fondos:

En el Archivo General UCE se gestionan los siguientes fondos documentales:
* Fondo Antiguo:
Conformado por documentos de la época colonial (1604 – 1826) y los primeros años de la
República (1826- 1950)

* Fondo Académico:
constituido por la serie documental Expedientes Académicos, y las subseries Historiales Académicos,
Actas de grado, Trabajos de titulación, Libros de matrículas y Libros de calificaciones.

* Sub-Fondo Gobierno Universitario:
Conformado por las series documentales Actas de Honorable Consejo Universitario (antes denominadas
juntas de gobierno universitario) y Actas de Comisiones Permanentes del H.C.U. (1827-2012)

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 4

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Reserva de documentación: Sí

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: Sí

Aula didáctica: Sí

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: No
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: Sí

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: Sí

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: Sí

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 12

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: Sí
• Otra Información:
  El Acceso a los Inventarios está restringido a los técnicos del propio archivo.

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 8:00h - 16:00h

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: El acceso a la documentación debe ser autorizado

Acreditación: Sí

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 1781958

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login: maria.ledo
  • Nombre Apellidos: María Ledo Fernández
• Usuario Modificación:
  • Login: maria.ledo
  • Nombre Apellidos: María Ledo Fernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación: 2023-07-11
• Fechas de modificación: 2023-10-30

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota:

El archivo General UCE no ha elaborado instrumentos descriptivos como guías o Índices documentales.
Se han elaborado y socializado guías de procedimientos técnicos que se encuentran publicados en la web institucional:
Guía - Limpieza técnica de documentos
Guía - Ordenamiento fondo antiguo
Guía - Carta de Servicios
Guía- Ordenamiento técnico de documentos
Guía - Manipulación de documentos antiguos
Guía - Baja y eliminación de documentos
Guía - Depuración técnica de documentos
Guía - Solicitud de tramites
Guía - Reparación técnica de documentos
Guía - Acceso a los Servicios de certificación
Guía - Buenas prácticas en el servicio
Guía - Conservación preventiva de documentos
Guía - Transferencia Documental 2019
Manual de funciones AG
Guía de uso y manipulación de documentos antiguos 2020
Guía para el proceso de conservación preventiva de documentos 2020
Guía de fumigación y control de plagas y roedores
Guía de transferencia Documental 2021

Georreferencia: Sí