Identificador: CO. 15293. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO MUNICIPAL DE GACHANTIVÁ (COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Municipal de Gachantivá

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Boyacá

Provincia/2ª División:

Municipio: GACHANTIVÁ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Carrera 5 No. 4-27 Parque Principal  

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (8)7427439

Fax:

Correo electrónico:

• contactenos@gachantiva-boyac.gov.co

Página Web:

• http://www.gachantiva-boyaca.gov.co

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Saavedra Velasco
• Nombre: Jorge Edicson
• Cargo: Alcalde
• Fecha de Nombramiento: 2015-10-25

Informante:

• Apellidos:
• Nombre: SGAE
• Cargo:
• Fecha de Cumplimentación: 2003-02-28

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Reseña histórica:
En la colonia, la evangelización cristiana estaba dirigida por curas doctrineros quienes tenían bajo su dirección varias encomiendas como la de Gachantivá, evangelizada por religiosos de Santo Domingo, quienes construían sus capillas con diseños rudimentarios, como lo demuestran las ruinas de la Iglesia de Gachantivá creado en 1715, muy cerca a Villa de Leyva en la época del dominio español en la cual el aborigen fue desplazado y despojado de sus tierras y riquezas. Con el mismo nombre de Gachantiva, que en el lenguaje aborigen Gacha, sin N significa llaga y tiba, con B labial capitan, es decir, Capitan de Gachas, se traslado al sitio Quebradas, el patrono San Idelfonso, resistió ser llevado al nuevo territorio, y que al llegar a determinado lugar, en la noche se devolvía a su morada, la rebeldía de éste santo se presentó en varias oportunidades y como testimonio existe un camino real, cerca a las ruinas de Gachantivá viejo la huella de un pie del Santo, muy pequeña sobre la roca.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1763-01-01
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Geografía:
Descripción Física:
Gachantivá se localiza a 73° 33´00" de longitud y 5° 44´50" de latitud. Pertenece a las estribaciones de la cordillera oriental, posee gran variedad de mesetas,valles, llanuras y colinas, además de los picos del Mogote con 3.300 m.s.n.m., Santa Bárbara con 2.800 m.s.n.m. Alto de Tiparuco con 3.000 m.s.n.m. y famoso por sus dieciocho vueltas, por donde paso el Libertador en la época de la independencia y el pico de Patiño con una altitud de 2.800 m.s.n.m. Entre las mesetas más importantes tenemos: La Loma de paja y tres llanos, el valle que sobresale lo tenemos en las Vegas. Existen quebradas como: la ciénega, casiquilla, jupal, la honda, socha, moral, el chusque y los ríos: la cebada, proveniente de las lagunas de iguaque, el río moniquirá; las lagunas de las coloradas y guitoque.
El relieve es quebrado y ondulado, sin presentar accidentes tipográficos notables, pues la diferencia de alturas se encuentra entre 2.000 y 2.600 m.s.n.m. En su territorio existen los ecosistemas de alta montaña y el desértico en límites con Villa de Leyva. Sus climas son el frío y el medio. A pesar de estar localizado en la Cordillera oriental no presenta zonas de amenaza alta y si registra bosques nativos y rastrojos con bosques en recuperación.
El territorio de Gachantivá hace parte de la cuenca del Río Suárez, a través de los Ríos Cane y Moniquirá a los cuales llegan una gran cantidad de quebradas locales.
Límites del municipio:
Se localiza en la parte alta de la Provincia de Ricaurte. Limita por el sur con Villa de Leyva, por el occidente con Santa Sofía, por el oriente con Arcabuco y por el norte con Moniquirá.
Extensión total:66 Km2
Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 2.450 m.s.n.m.
Temperatura media: 15º C
Distancia de referencia: 50 Km de Tunja

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: ACTXML
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 0
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 0
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 0

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

1. La mayoría de documentos que reposan en este fondo son documentos que nos muestran la evolución de la alcaldía de Gachantivá en el tiempo, se encuentran archivo del desarrollo del municipio a través de las actividades que ha llevado a cabo la alcaldía.
2. en el despacho del alcalde se encuentra información de diferentes temas ya que hasta el año 1991 en adelante se empezó a restructurar la administración y nacieron las secretarias lo que permitió que se pasara en funciones a otra dependencias dentro de las series que se encuentran en el archivo están: libros de posesión, registros de marcas, decretos, resoluciones, licencias de inhumación, historias laborales, actas, proyectos de acuerdo contratos, novedades de personal, procesos administrativos, correspondencia recibida, correspondencia enviada, historias laborales, carrera administrativa, convenios, planes, comités, informes a entes de control, estudio técnico reforma administrativa, juntas, derechos de petición, asociaciones, informes de gestión, programa adulto mayor, constancias y certificaciones, edictos, diligencias, solicitudes, convocatorias, autorizaciones.
3. es una sección que se conformó desde el año 1957, reposan series como egresos. libros de presupuesto, nominas, comunicaciones recibidas, declaraciones tributarias- retención en la fuente, libros auxiliares de bancos, extractos y conciliaciones, informes a entes de control, balances, certificaciones, declaraciones industria y comercio, ingresos, recibos de caja, notas débito y crédito, programa cuotas partes, rentas departamentales. declaración de impuesto de degüello, marco fiscal, movimiento diario de caja, ejecuciones presupuestales, en ellos se reflejan los movimientos administrativos de la secretaria de hacienda.
4. la secretaria general y de gobierno existe desde el año 2011, y es la encargada de la parte contractual y las historias laborales dentro de esta sección también se encuentra la siguiente información: comunica

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

para el personal de la administración municipal se prestan los documentos, primeramente diligenciando un formato de préstamo de documentos donde aparecen los datos personales y fechas, toda información que soliciten los particulares lo deben hacer mediante oficio escrito dirigido a los jefes de dependencia según el caso. el jefe de archivo busca losdocumentos solicitados por las dependencias, no se adminte el acceso a particulares, unicamente se entregan copias

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Consulta

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 0

Número de titulaciones periódicas: 0

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: MA-V: 8-12; 14-18. S-D: 8-13 H

Cerrado al público: Domingos y Festivos

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 40.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 42271

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación: 2018-07-10

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: INFORMACIÓN DE BIBLIOTECA AUXILIAR.
100 - Libros 60 - Publicaciones periodicas

Georreferencia: No