Identificador: CO. 11001. AD UNIANDES

Forma(s) autorizada(s) del nombre: JEFATURA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES (BOGOTÁ, COLOMBIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Administración Documental

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo de la Universidad de los Andes (Bogotá-Colombia)

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo institucional Universidad de los Andes (Bogotá, Colombia)

Otra(s) forma(s) del nombre: Oficina de Administracion Documental

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad privada

Categoría:

• Archivos Universitarios

Subcategoría:

Gestión: Institución Privada

Ciclo Vital:

• Archivo Histórico
• Archivo Intermedio
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Colombia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cundinamarca

Provincia/2ª División:

Municipio: BOGOTÁ

Núcleo de Población menor:

Dirección: Calle 19 A No. 1 – 37  1117

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso: TransMilenio, Transporte Público masivo, automóvil particular y bicicleta,

Parking Público: Si

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (57-1) 3394949

Fax:

Correo electrónico:

• serviciosoad@uniandes.edu.co

Página Web:

• http://twitter.com/memoriauniandes
• http://administraciondocumental.uniandes.edu.co/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Rengifo Sánchez
• Nombre: Henry Alexander
• Cargo: Jefe de Administración Documental
• Fecha de Nombramiento: 2009-01-01

Informante:

• Apellidos: Mesa Alemán
• Nombre: Luisa Fernanda
• Cargo: Gestor de Servicios
• Fecha de Cumplimentación: 2016-05-13

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El 25 de Febrero de 1982 fue creado el Archivo Institucional, como unidad adscrita a la Biblioteca Central de la Universidad hasta 1987. En 1988 el Archivo pasó a depender de la Secretaria General, durante los años 2007 y 2008 se realizó un diagnóstico general a la Unidad dando como resultado la necesidad de modernizar su enfoque para mejorar oferta de servicios que prestaba a la comunidad. Como parte de esos cambios, el 15 de Abril de 2009 en el Comité Ejecutivo, actual Comité Directivo (Principal Órgano de Dirección y Administración de la Universidad se aprobó el cambio de nombre a Oficina de Administración Documental (OAD)a través del acta 264-09.
Por lo anterior, la Oficina de Administración Documental, surge con el propósito de administrar la documentación producida por la Universidad de los Andes, con especial énfasis en la prestación de servicios que permitan su recuperación y acceso por parte de la comunidad universitaria. La OAD cuenta con documentos producto de actividades administrativas y académicas, que apoyan la investigación y ayudan a construir la historia institucional.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1982-02-25
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo: 1982

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: Sí

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha: 2009-04-15
• Norma(s): Acta 264-09 el Comité Directivo aprobó el cambio de nombre de la Unidad

Contexto cultural y geográfico: La Universidad de los Andes es una institución autónoma, independiente e innovadora que propicia el pluralismo, la tolerancia y el respeto de las ideas; que busca la excelencia académica e imparte a sus estudiantes una formación crítica y ética para afianzar en ellos la conciencia de sus responsabilidades sociales y cívicas, así como su compromiso con el entorno.

Cuenta con estudiantes que, en un ambiente de formación integral, interdisciplinario y flexible, son el principal agente de su proceso educativo. Facilita que su cuerpo profesoral, altamente capacitado, desarrolle un proyecto de vida académica y profesional sobresaliente, para lo cual apoya una actividad investigativa que contribuye al desarrollo del país y a su proyección internacional.

El Campus de la Universidad de los Andes se localiza en Bogotá, Colombia, sobre el piedemonte de los Cerros Orientales. La zona cuenta con varias formas de acceso que, integradas a las distintas alternativas de transporte que ofrece la Ciudad, como el Sistema de Transporte Masivo (TransMilenio), el Sistema de Transporte Público masivo e individual (conformado por buses, busetas, colectivos y taxis), el automóvil particular y la bicicleta, ofrecen al público diferentes posibilidades para ingresar al Campus.

Atribuciones, fuentes legales: * Universidad de los Andes, Estatutos 2009: Capitulo VII, Art. 36, Del Secretario General, numeral: f
* Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos
* Decreto 2609 de 2012: Otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
* Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Información y Documentación. Gestión de Documentos.

Estructura administrativa del archivo:

• * Jefe Oficina de Administración Documental (1)
  * Coordinador(a) Procesos Documentales (1)
  * Coordinador(a) Sistema Integral de Archivos (SIA) (1)
  * Gestor(a) Servicios (1)
  * Técnicos de Archivo (3)
  * Aprendices de Archivo (12)
  * Asistente Administrativo (1)

Gestión de documentos y política de ingresos: * Tablas de Retención de Documentos
* Cuadro de Clasificación Documental, Institucional
* Guías para el manejo de Archivos de Gestión
* Lineamientos para la gestión de documentos electrónicos
* Reglamento Sistema Integral de Archivos
* Instructivo para transferencias documentales
* Instructivo para la configuración de sitios de confianza: Actas Institucionales

Edificio:

• Introducción:
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 200.85
• Metros cuadrados de depósito: 0
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 0
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 965
• Metros lineales estantería disponibles: 965
• Metros lineales estantería ocupados: 912.83
• Estimación aproximada en porcentaje: 85.85
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Tipo de edificio:

• Adaptado para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Edificio:

• Introducción: Edificio Allianz
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 0
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 0
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 116.55
• Metros lineales estantería disponibles: 116.55
• Metros lineales estantería ocupados: 86.55
• Estimación aproximada en porcentaje: 74.26
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Tipo de edificio:

• Adaptado para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 200.85
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 1081.55
• Metros lineales de estantería ocupados: 999.38

Documentación:

Metros lineales de documentación: 0

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 3

Número de ordenadores: 1

Número de lectores microfilm / microforma: 1

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Las consultas deben ser tramitadas a través del correo consultasoad@uniandes.edu.co

Reserva de documentación: Sí

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

El personal de la oficina acompañará a los investigadores atendiendo sus necesidades de información (búsqueda y recuperación) además, atenderá sus solicitudes de reproducción de documentos.

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 115

Número de titulaciones periódicas: 5

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: Sí

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: Sí
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: Sí

Aparato lector/reproductor de microformas: Sí

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 13

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: Sí

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-V: 8'00-17'00 HORAS

Cerrado al público: 13'00-14'00

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Solo comunidad universitaria y externos con previa autorización

Acreditación: Sí

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 43914

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: Sistema Integral de Archivos - SIA
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:* NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.
* NTC 6052 Norma sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias.
* NTC 6088 Norma para la Descripción de Funciones.

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:Serie

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura: Español

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada:

Nota: Desde el año 2014 la OAD ha concentrado esfuerzos considerables en materia de descripción de las Series Documentales que componen la Universidad.

Georreferencia: No