Identificador: CR. 30201. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE MUNICIPALIDAD DE PARAÍSO (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Central Municipal Municipalidad de Paraíso

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Central Municipalidad de Paraíso (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de Cartago

Provincia/2ª División:

Municipio: Paraíso

Núcleo de Población menor:

Dirección: COSTADO NORTE DEL PARQUE DE PARAISO 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (506) 2574-7811

Fax:

• (506) 2574-8086

Correo electrónico:

• alcaldía@muniparaiso.go.cr

Página Web:

• http://www.muniparaiso.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Solano Zúñiga
• Nombre: Marvin
• Cargo: Alcalde Municipal
• Fecha de Nombramiento: 2016-05-01

Informante:

• Apellidos: Solano Sánchez
• Nombre: Natalia
• Cargo: Encargada mejorar el Sistema Archivístico de la Institución
• Fecha de Cumplimentación: 2003-02-28

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Mantiene en custodia 124 ml de archivalía, todo en soporte papel. Producto de trasferencias documentales programadas o especiales por situaciones específicas. Organizado por departamentos, en cajas guarda documentos libres de ácido, rotuladas de forma numérica. La Archivalía está sin describir y los planos deben archivarse como corresponden en la Planoteca e inventariarse. Para acceder a la información se había levantado un inventario en Excel, se está trabajando en la actualización del mismo e incluyendo aspectos de la Norma Archivística de Descripción ISAD-G. El cuarto asignado para Archivo Central no cumple con los requerimientos establecidos en la Ley No.7202 del Sistema Nacional de Archivos y es insuficiente para el alto volumen de información que debe mantener en custodia. Se han realizado dos remisiones documentales a Archivo Nacional: Veintiocho Libros de Actas Municipales en 2004. Ocho Libros de Actas Municipales, ciento diecisiete Libros Contables de la Unidad de Contabilidad y veinte Libros Contables de la Unidad de Tesorería en noviembre 2013. Además el CISED, presentó ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos seis Solicitudes de Valoración Parcial en 2013 y cuatro en 2015. También en el presente año presentaron las primeras 10 Tablas de Plazos de la Institución las cuales fueron rechazadas, proceso que el CISED debe retomar.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1848-01-01
• Norma(s): Ee crea en base al artículo 2 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos No.7202.
  El 25 de abril de 2016 se nombra una persona para el Departamento de Archivo Municipal.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Del 2001 a marzo 2011 Archivo Central se mantuvo bajo la administración de la Encarga de la Biblioteca Pública Municipal, quién asumió esa responsabilidad como recargo. En 2004 se realizó la primera Transferencia Documental a Archivo Nacional, únicamente Actas Municipales. Se apartaron alrededor de 30ml de archivalía para eliminarse sin embargo, el proceso fue detenido por Archivo Nacional dado que no había una persona debidamente nombrada en el departamento de Archivo. El 25 de abril 2011 se nombró a medio tiempo, un colaborador para Archivo Central bajo el puesto de Técnico en Archivo, la cual labora de forma empírica, con capacitaciones y asesorías de Archivo Nacional ha desempeñado las funciones establecidas en la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivo. A partir de ese momento y hasta la fecha se trabaja en la Bodega asignada en 2001 para efecto de Archivo Central, la cual mide 31,15 m² y está ubicada en la Biblioteca Pública Municipal a aproximadamente 300 metros del edificio principal de la Municipalidad. Cuenta con un archivo móvil para 84 ml, 6 estantes métalicos, una planoteca de 10 gavetas, escalera, un deshumidificador pequeño, una trituradora pequeña, una mesa de trabajo con cuatro sillas y un carrito para halar cajas; equipo adquirido a finales del año 2015 y principios del 2016.

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• El Archivo Central pese ha estar en organigrama como dependencia de la Unidad Administrativa Financiera, reporta directamente al Alcalde Municipal.

Gestión de documentos y política de ingresos: Por problemas de espacio y congestionamiento documental en la Institución en general, no se realizan Transferencias Documentales. Sin embargo, la archivalía custodiada en Archivo Central ingresó producto de transferencias documentales realizadas entre 2001 y 2003. Y de la transferencia especial de rescate que se dio en diciembre 2013 de la archivalía que con autorización del Alcalde en ejercicio en ese momento había sido trasladada de una bodega en el sótano del edificio principal de la Institución a un entrepiso.

Edificio:

• Introducción: Cuarto pequeño, sin luz natural, con alts focos de humedad, problemas de iluminación, cielo raso en mal estado, una única entrada/sálida, ubicado a trescientos metros del edificio principal de la Municipalidad de Paraíso.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 31.15
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 116
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 124
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1985
• Año de última reforma:

Tipo de edificio:

• Construido y adaptado para uso archivístico: Sí
• Año afectación:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 31.15
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 124.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 31.15

Fecha del documento más reciente: 2010-04-29

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: De 8:00 a.m. a 11:00 a.m. de lunes a viernes

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Sólo dos funcionarios tienen acceso al local.

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 45595

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
EDUCACION
DERECHO Y ADMINISTRACION
RELACIONES LABORALES, MOVIMIENTO OBRERO Y SINDICAL
OBRAS PUBLICAS Y URBANISMO
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 25
Documentos cartograficos ...........: 80
Documentos figurativos .............: 80
Sellos .............................: 5
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Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. ESTA UNIDADESTA EN
PROCESO DE CREACION. ACTUALMENTE LA DOCUMENTACIONSE CONSERVA DURANTE
5 AÑOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION YPOSTERIORMENTE SE TRASLADA A UN
DEPOSITO QUE PROXIMAMENTESERA LA SEDE DEL ARCHIVO CENTRAL.

Georreferencia: No