Identificador: CR. 407. AM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE MUNICIPALIDAD DE BELÉN (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Municipalidad de Belén

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de Heredia

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON BELEN

Núcleo de Población menor:

Dirección: S.ANTONIO BELEN COSTADO ESTE IGLESIA CATOLICA APDO 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 2587 0223

Fax:

• 2293 3667

Correo electrónico:

• archivo@belen.go.cr

Página Web:

• http://Webmail.belen.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Calderón Fallas
• Nombre: Sandra
• Cargo: Coordinadora Archivo Central
• Fecha de Nombramiento: 2000-12-18

Informante:

• Apellidos: Calderón Fallas
• Nombre: Sandra
• Cargo: Coordinadora Archivo Central
• Fecha de Cumplimentación: 2000-12-18

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Es a instancia de la Dirección General del Archivo Nacional, mediante varias cartas, señalando la preocupación que después de 8 años de aprobada la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos, la municipalidad no contara con un archivo central. Es de acuerdo a las consideraciones que tuvo la institución, con respectos a las excitativas de contar con un archivo, que se avoca a a la conformación del mismo.

El Archivo Central de la Municipalidad de Belén se inició a principios del año 2001. Siempre ha estado ubicado en una casa en un lugar conocido como “Finca el Nacimiento”, en los primeros años era solo una habitación de la casa, con un área de 33 m², en los años sucesivos se fue ampliando a las diferentes habitaciones de la casa. Es precisamente en el año 2005, gracias a la gestión de la administración, que se realizó una ampliación donde actualmente es la mesa de entrada y la sala de consulta. Conforme se fue ampliando el área de depósito del Archivo, se fue estantería fija y móvil, lo mismo que cajas especiales para archivo y equipo de cómputo.

Las condiciones en que se hallaba la documentación cuando se empezó a conformar la unidad de archivo como tal, no eran las más idóneas para la conservación de los documentos. En vista de que se encontraron documentos en bolsas plásticas, en cajas grandes (cajas de galletas y para otros usos) sin ninguna ordenación, en otras palabras estaba dispersa, mezclada y suelta. Situación que obligó a una organización minuciosa y exhaustiva, realizando estas actividades de acuerdo al organigrama institucional.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2000-12-18
• Norma(s): Ley No 7202 Ley DEL Sistema Nacional de Archivos del 24 de octubre de 1990.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• Depende jerárquicamente del Área Administrativa Financiera.

Gestión de documentos y política de ingresos: Los documentos para ser trasladados al Archivo Central de los diferentes Archivos de Gestión al Archivo se realiza mediante el instrumento de lista de Remisión, se establecen fechas para trasladar los documentos.

Edificio:

• Introducción: Casa de aproximadamente 40 años de block de cemento, cielo raso de madera. Construcción inapropiada para un depósito de Archivo.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 113
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 625
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 220
• Metros lineales estantería ocupados: 405
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1967
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 113.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 220.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 405.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 625

Fecha del documento más reciente: 2017-01-01

Fecha del documento más antiguo: 1971-12-31

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-V: 7'30-16'30 HORAS

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 45.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 45735

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
MEDICINA, SANIDAD Y VETERINARIA
DERECHO Y ADMINISTRACION
INDUSTRIA Y ENERGIA
SOCIOLOGIA, PSICOLOGIA Y PUBLICIDAD
OBRAS PUBLICAS Y URBANISMO
FOTOGRAFIA
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 45
Documentos cartograficos ...........: 1.000
Documentos legibles a máquina ......: 3
*
Documentos audiovisuales ...........: 200
a) Imagen fija ...................: 200
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Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. LADOCUMENTACION SE
CONSERVA EN LOS ARCHIVOS DE GESTION POR UNPERIODO DE 5 A 6 AÑOS,
AUNQUE LAS ACTAS SE CONSERVANPERMANENTEMENTE. POSTERIORMENTE SE
ENVIAN A UNA BODEGA DE18 M2 DONDE SE GUARDA LA DOCUMENTACION DE
INGENIERIA,RENTAS, CONTABILIDAD Y PROVEEDURIA.ESTA INSTITUCION
SOLICITA AUTORIZACION AL ARCHIVO NACIONALPARA LA ELIMINACION DE
DOCUMENTOS QUE YA NO TIENEN INTERES.COMO INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION
CUENTAN CON PRONTUARIOS DEPERSONAL Y UNA BASE DE DATOS BBX. SISTEMA
DE CATASTROMUNICIPAL.

Georreferencia: No