Identificador: CR. 403. AC

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTO DOMINGO DE HEREDIA (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Municipal de Santo Domingo de Heredia (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de Heredia

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON SANTO DOMINGO

Núcleo de Población menor:

Dirección: Ubicado entre avenida central y calle 1 

Latitud: 9.98049

Longitud: -84.09137

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Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 2244-0117

Fax:

• 2244-4544

Correo electrónico:

• fsoto@munisantodomingo.go.cr
• info@munisantodomingo.go.cr

Página Web:

• http://www.munisantodomingo.go.cr/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Valencia Fajardo
• Nombre: Giovanni
• Cargo: Director Ejecutivo y Administrativo. (Superior jerárquico inmediato del Archivo Central)
• Fecha de Nombramiento: 2011-01-03

Informante:

• Apellidos: Soto Molina
• Nombre: Francisco
• Cargo: Archivista, encargado del Archivo Central.
• Fecha de Cumplimentación: 2016-08-08

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

La plaza de archivista fue aprobada durante la formulación del presupuesto ordinario del año 2001, efectuado en el año 2000. Anterior a esto no existía ninguna plaza cuya nomenclatura designara el control y custodia de documentos, el control de la documentación y en especial de los documentos históricos, era llevada por la Secretaría del Concejo Municipal Dora Emilia Ramírez Barquero, quién desde su papel como secretaria municipal impulso la creación del Archivo Central y diligenció la propuesta con las autoridades locales. Así, para incentivar su creación procedió a dejar vacante la plaza que ocupaba como secretaria del Concejo Municipal y ocupó otra como asistente de Secretaría del Concejo Municipal mientras la plaza del archivista era creada. Posterior a la creación de esa plaza, la funcionaria previamente capacitada por medio de los cursos impartidos por el Archivo Nacional, inició con la conformación técnica del Archivo Central.
El edificio de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia fue construido en el año de 1954 y durante el proceso de planificación no se consideró un espacio para el Archivo Central. Después de su creación el Archivo Central se ubicó en la oficina de la Secretaría del Consejo Municipal y otras áreas del edificio, sin embargo estos no poseían las condiciones necesarias para garantizar la adecuada preservación de los documentos, ni el espacio requerido para almacenar la gran cantidad de documentación producida por la Municipalidad.
Posteriormente se acondiciona un espacio en la parte baja del edificio Municipal donde anteriormente se encontraban las oficinas y celdas de la fuerza pública. Este local es más amplio que el anterior, siendo aún un espacio reducido para almacenar la gran producción documental de la institución.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2001-01-01
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: El Archivo Central de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, surge en una coyuntura en la que se busca ajustar a derecho la producción documental y establecer medidas de control sobre los fondos documentales. Con su creación se busca dar cumplimiento a una directriz de la Defensoría de los Habitantes, en la cual, instaba a las instituciones públicas la creación de archivos centrales para resguardar su producción documental y hacerla accesible a la población. Siguiendo esta directriz y con asesoramiento del Archivo Nacional, la Alcaldía municipal propuso al Concejo Municipal la creación de un Archivo Central de conformidad con lo estipulado en la ley del Sistema Nacional de Archivos.
Así fue se crea la plaza de archivista mediante acuerdo del Concejo Municipal, visible en el acta 59-2000 del día 19 de setiembre del 2000 y creado oficialmente el Archivo Central el 1 de enero del 2001.

Atribuciones, fuentes legales: Ley n°7202 del 27 de noviembre de 1990. Artículo 33.- Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2o. de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. El comité tendrá las siguientes funciones:
a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
b) Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.
Ley 7202, Artículo 42.- Los archivos centrales tendrán, entre otras, las siguientes funciones:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.
c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.
ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
f) Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.
g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
h) Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.

Estructura administrativa del archivo:

• Nivel 1: Alcaldía Municipal
  Nivel 2: Dirección Ejecutiva y Administrativa.
  Nivel 3: Archivo Central

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: La Municipalidad de Santo Domingo de Heredia se encuentra ubicada en la Ciudad de Santo Domingo de Heredia y el Archivo en la primera planta de dicha construcción. El edificio está situado en una zona urbana, con alta contaminación ambiental y altos niveles de tráfico vehicular. La construcción tiene sesenta y cuatro años de antigüedad y su estado de conservación, tanto interior como exterior, es bueno. El edificio fue construido en block y otros materiales derivados de calicantos y concretos. A lo interno del archivo existen divisiones menores construidas con láminas de fibrocemento y postes de acero de buen calibre, debidamente pintados y protegidos contra la corrosión.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 60.2
• Metros cuadrados de depósito: 29.91
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 103.8
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 188.62
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 60.2
• Superficie dedicada a depósito: 29.91
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 188.62

Documentación:

Metros lineales de documentación: 188.62

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno: 1

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: Sí
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: Mañana: 7:00 a.m. a 12:00 p.m. Tarde: 13:00 p.m. a 16:00 p.m.

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 45809

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login: pilar.gavete
  • Nombre Apellidos: María Pilar Gavete Sebastián

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación: 2022-06-29

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: INFORMACIÓN DE BIBLIOTECA AUXILIAR.
75 - Libros 25 - Folletos

Georreferencia: No