Identificador: CR. 109. ACI

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL INSTITUCIONAL DE SANTA ANA PROVINCIA DE SAN JOSÉ (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo de Municipalidad de Santa Ana Provincia de San José (Costa Rica)

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Central Institucional (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON SANTA ANA

Núcleo de Población menor: Santa Ana

Dirección: Central de Santa Ana, código postal: 34-6150 San José, Costa Rica 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 2582-7400

Fax:

Correo electrónico:

• omasisdelgado@gmail.com

Página Web:

• http://www.santaana.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Sánchez Venegas
• Nombre: Marilú
• Cargo: Directora Administrativa
• Fecha de Nombramiento:

Informante:

• Apellidos: Masis Delgado
• Nombre: Olga
• Cargo: Encargada
• Fecha de Cumplimentación: 2008-08-03

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Hasta el año 2001 la Municipalidad de Santa Ana no contaba con un Archivo Central, no fue sino hasta el 15 de mayo de ese mismo año en que se abrió la plaza para Archivista Municipal.
Durante los dos primeros años fungía como asistente en la Secretaria del Concejo Municipal, hasta que en el año 2003 se me dio la oportunidad de trabajar medio tiempo en el Archivo Central, dándose inicio a las labores archivísticas, se me asigno un espacio y una estantería mínima para el comienzo de la ordenación de documentos. Aun así con ese tiempo se logró centralizar y recolectar documentación de varios depósitos, algunos documentos ya habían sido destruidos, otros con mucha suerte estaban maltratados y los que se lograron recopilar son los que actualmente se encuentran en el depósito del Archivo Central.
No es sino hasta el año 2005 se nombra a tiempo completo y fue aquí cuando se inició con la Centralización de la Documentación Municipal y las labores atinentes a la plaza dadas hasta la fecha.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2001-05-15
• Norma(s): Ley 7202 y su Reglamento del 24 Octubre 1990.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales: Ley 7202 y su Reglamento del 24 Octubre 1990.

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: Descripción del edificio: Actualmente se cuenta con dos locales para el funcionamiento del Archivo Central. La Primera es un área que se encuentra en un edificio anexo al Edificio Central de la Municipalidad. Esta construido en concreto, con pisos cerámicos, techo de zinc, con estructura de perlin, cielo raso de gypsum y puertas de madera.La luces son tipo led y aire acondicionado. Asimismo se cuenta con extintores contra incendios y plan de emergencias para salvaguardar la vida de los funcionarios.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 140
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 80
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 80
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 140.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 80.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 80

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

- Nombre: Municipalidad de Santa Ana
- Fechas extremas: 1986-2014
- Volumen: 85 Ml

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Reglamento de Funcionamiento del Archivo Central de Santa Ana
  Boletas de Préstamo de Documentos.
  
• Plan de Clasificación y Capacitación a los encargados de Archivos de Gestión.
  

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-J: 7:30- 14:30 y viernes 7:30-15:30 horas

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido:

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 45829

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
EDUCACION
DERECHO Y ADMINISTRACION
DEMOGRAFIA Y GEOGRAFIA
INDUSTRIA Y ENERGIA
SOCIOLOGIA, PSICOLOGIA Y PUBLICIDAD
RELACIONES LABORALES, MOVIMIENTO OBRERO Y SINDICAL
OBRAS PUBLICAS Y URBANISMO
FOTOGRAFIA
DEPORTE
TURISMO
HISTORIA DE AMERICA
----------
Archivos convencionales m.l. .......: 70
Documentos cartograficos ...........: 11.000
Documentos legibles a máquina ......: 8
*
Documentos audiovisuales ...........: 120
a) Imagen fija ...................: 120
----------
Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. LADOCUMENTACION SE
CONSERVA EN LOS ARCHIVOS DE GESTIONDURANTE UN PERIODO DE 1 A 4 AÑOS.
POSTERIORMENTE SE ENVIA AUN LOCAL DE LA ANTIGUA CRUZ ROJA O A
PEQUEÑOS DEPOSITOS ENLOS DEPARTAMENTOS.COMO INSTRUMENTOS DE
DESCRIPCION CUENTA CON TARJETAS DECONTROL DE PERMISOS DE CONSTRUCCION
(ALFABETICO), BASE DEDATOS DE CONSTRUCCIONES Y LISTADO DE
PROPIETARIOS.

Georreferencia: No