Identificador: CR. 60101. ACMP

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DE LA MUNICIPALIDAD DE PUNTARENAS (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Municipal Central de Puntarenas (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Autonómica/Territorial

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de Puntarenas

Provincia/2ª División:

Municipio: Puntarenas

Núcleo de Población menor:

Dirección: Calle 4 y 2, Avenida 2 y 4 5400

Latitud: 9.97621

Longitud: -84.82901

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Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• +5062661-2867

Fax:

Correo electrónico:

• archivo@munipuntarenas.go.cr

Página Web:

• http://www.puntarenas.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Madriz Arguedas
• Nombre: Wilber
• Cargo: Alcalde Municipal
• Fecha de Nombramiento: 2020-05-01

Informante:

• Apellidos: Sosa Cruz
• Nombre: Geraldina
• Cargo: Encargada del Archivo
• Fecha de Cumplimentación: 2015-01-29

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Debido al incendio ocurrido el 09 de setiembre de 1970.en la Municipalidad de Puntarenas y que consumió las instalaciones de la institución, no existe información antes de esta fecha.

Desde el año 1974 existen relaciones entre el Archivo Nacional y la Municipalidad de Puntarenas, para esta fecha no existía Archivo Central.

En enero del 2001 se crea la plaza de Encargado (a) de Archivo Municipal de la Municipalidad de Puntarenas. (Relación de Puestos año 2001)

En el 2002 la Dirección General del Archivo Nacional realiza diagnóstico archivístico a la Municipalidad de Puntarenas y brinda asesoría, el Archivo Central tiene la plaza de Encargada de Archivo y un Oficial Administrativo uno por lo que se encuentra iniciando el proyecto del Archivo Central., sin embargo no se consolida el proyecto, ya que no se cuenta con los funcionarios capacitados en archivística.
En el 2005 se nombra a una Archivista como Encargada del Archivo Central, la cual estuvo a cargo de la organización y administración del Archivo Municipal, se realizaron transferencias de documentos y Tablas de Valoración de Documentos, el Archivo queda nuevamente sin archivista a partir del 2010 por renuncia de la encargada.

Del 2011 al 2013 se nombraron dos archivistas por contrato en Servicios Profesionales e interinamente, las cuales realizaron tareas de inventario, elaboración de instrumentos como Tablas de Plazos de Documentos, Listas de Remisión, clasificación de la documentación correspondiente al Mercado Municipal, elaborando un expediente por ocupante actual del tramo arrendado con documentos personales de identificación y copia de las tarjetas del banco, estas se repararon, fotocopiaron y escanearon, asimismo se levanto un listado con la información de cada uno de los arrendatarios de los tramos del mercado.

En el 2014 y 2015 se nombra a la Sra. Gerardina Sosa Cruz, como Encargada del Archivo Central y el Sr. Jhonny Castro Henry como Asistente de Archivo, ambos Técnicos Superiores en Archivística, por lo tanto, en cumplimiento a la Ley 7202, su Reglamento y al Informe de Inspección No. II-12-2014 del Departamento de Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, se le ha dado seguimiento a las disposiciones y recomendaciones técnicas emitidas por la Dirección General del Archivo Nacional, realizando un diagnóstico archivístico que reflejó la situación real del acervo documental acumulado.

Se implementaron las Políticas Archivísticas Institucionales, el Cuadro de Clasificación de Documentos para Archivos de Gestión y los Procedimientos para la Gestión y Organización de cartas, memorándum, certificaciones circulares e informes producidos en la Municipalidad de Puntarenas, los cuales fueron aprobados mediante Acuerdo No. SM-033-01 del 19 de enero del 2016.

Actualmente se está preparando el Manual de Procedimientos Archivísticos para ser enviado al Concejo Municipal para su aprobación y posteriormente enviarlo al personal para su aplicación.

Se realizó en el 2012 una transferencia al Archivo Nacional que corresponde a las Actas de Sesiones del Concejo Municipal del período 1971 a 1991.

Inicialmente se nombró Archivo Municipal y por recomendación del Archivo Nacional se cambio a Archivo Central.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2001-01-01
• Norma(s): Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Puntarenas es uno de los Municipios más poblados de Costa Rica, esto ha dado lugar al concepto de La Gran Puntarenas, que es una versión costera de la Gran Área Metropolitana. También es el único municipio del país cuyo territorio se encuentra seccionado por un golfo, en este caso el Golfo de Nicoya, y es uno de los pocos con microclimas tan dispares como los que se dan a la orilla del mar y Monteverde.
Con las ordenanzas municipales emitidas en 1862 y 1867, se intenta ordenar el sistema municipal, permitiendo que los cantones menores nombren un representante al Consejo Municipal Provincial y que además formen un cabildo conformado por tres miembros y presidido por un eje político nombrado por el Presidente de la República, siendo la primera autoridad del Cantón, según las ordenanzas.
A Puntarenas, las ordenanzas le reconocen la denominación dada en 1848 de COMARCA, no obstante, se le atribuyen todas las disposiciones que rigen para las provincias y sus municipios, es decir, la Comarca de Puntarenas comenzó a tener el “status” del resto de las Provincias del país, por lo que se fortaleció y estableció su ayuntamiento. Es hasta junio de 1909 que prevalece el nombre de Comarca para referirse a la región y se cambia por Provincia.
La Municipalidad de Puntarenas inició sus trabajos desde el momento mismo de la declaratoria del cantonato (1848), diez años antes de la declaratoria oficial de ciudad.

La Municipalidad de Puntarenas, tiene bajo su responsabilidad del cantón central, los distritos: Puntarenas (01), Chacarita (12), El Roble (15), Barranca (8), Pitahaya (2), Chomes (3), Lepanto.(4), Guacimal (7), Acapulco (14), Isla Chira (13), Arancibia (16), Manzanillo (6). Además cuenta con 4 Concejos Municipales de Distrito que son: Monteverde, Lepando, Cóbano y Paquera.

En el área de la cultura todos los años desde 1971 se realizan en coordinación con la Municipalidad de Puntarenas y otras empresas e instituciones el Carnaval, con carrozas, comparsas, mascaradas, conciertos con músicos populares nacionales e internacionales.

En julio se lleva a cabo las Fiesta de la Virgen del Mar, organizada por la Iglesia Católica en apoyo con la Municipalidad. Pequeños y grandes pescadores llevan sus embarcaciones adornadas muy coloridamente con papel chinilla y globos, saliendo del Muellecito y en grupo hacen un recorrido a manera de procesión en el mar frente a las playas de Puntarenas en el golfo de Nicoya; una de las embarcaciones transporta una imagen de la Santa patrona de Puntarenas, la Virgen del Monte Carmelo, celebraciones religiosas (misas), desfiles, conciertos, danzas, competencias deportivas y fuegos artificiales.

En setiembre de cada año se conmemora la independencia en Costa Rica con actividades cívicas, organizadas por la Municipalidad, el Ministerio de Educación Pública y otras instituciones públicas y privadas. El 15 y 30 de setiembre se realizan desfiles por las calles de la ciudad y además el 30 se le rinde homenaje a Juan Rafael Mora Porras en el Parque Mora y Cañas.

En diciembre se realiza el Festival Navideño, lo organizaron primeramente los funcionarios municipales con el apoyo de la Alcaldía, actualmente lo realiza la Municipalidad con la colaboración de los funcionarios municipales, es un desfile que se realiza por el Paseo de los Turistas con carrozas y personajes alusivos a la época navideña.

El Anfiteatro “La Concha Acústica”, es una donación del gobierno de China, inaugurado en el 2015, aquí se realizan diversas actividades culturales.

La Municipalidad cuenta con un Gimnasio y un Estadio Municipal utilizados para diferentes actividades como deportivas, cívicas, populares, etc.

Atribuciones, fuentes legales: -Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento
-Políticas Archivísticas Institucionales, Municipalidad de Puntarenas
-Procedimiento para la gestión y organización de cartas, memorándums, certificaciones, circulares e informes producidos en la Municipalidad de Puntarenas
-Cuadro de Clasificación de Documentos para los Archivos de Gestión de la Municipalidad de Puntarenas,
-Ley de Control Interno 8292,
-Artículo 30 de la Constitución Política de Costa Rica
-Ley General de la Administración Pública
-Código Procesal Civil Contencioso Administrativo,
-Ley Orgánica de la Contraloría General de la República No. 7428
-Ley 8454 de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos
-Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos No. 822

Estructura administrativa del archivo:

• Depende de la Alcaldía Municipal.

Gestión de documentos y política de ingresos: En lo que se refiere a la Gestión de Documentos en el Archivo Central de la Municipalidad de Puntarenas se ha dado capacitación a los funcionarios de los Archivos de Gestión sobre el ciclo vital de los documentos, tanto en la producción, utilización y mantenimiento, asimismo de la eliminación o conservación permanente, para evitar la creación masiva de documentos, creando sólo los esenciales. Además se recomendaron y crearon formularios y registros para el control de la documentación.

Con el objetivo de establecer los lineamientos para normalizar la creación y organización de la documentación, así como facilitar el control interno sobre los mismos y garantizar la eficacia en todas las gestiones que utilicen como recurso de información, estos tipos documentales, se emitió directriz sobre el Procedimiento para la Gestión y Organización de cartas, memorándum, certificaciones, circulares e informes producidos por la Municipalidad de Puntarenas, la cual fue aprobada por el Concejo Municipal de Puntarenas.

Edificio:

• Introducción: La Municipalidad de Puntarenas se encontraba ubicada en un edificio de cuatro pisos, el Archivo Central estaba en el tercer piso. Debido al terremoto ocurrido en setiembre del 2012, se tuvo que desocupar el edificio y trasladarnos a un edificio alquilado. Al Archivo Central se le asignó una oficina en una área que no cumplía con los requisitos establecidos, por espacio, humedad, polvo, acceso a la oficina, por lo que la Administración nos traslada a otro edificio de la Municipalidad identificado como el Solaron, con dos áreas, las cuales utilizamos una como área administrativa y la otra muy pequeña como depósito y resguardo de las cajas de archivo. Sin embargo, en la Oficina del Archivo Central en el antiguo edificio municipal desalojado, se encuentra el depósito del acervo documental que por falta de espacio no se ha podido trasladar al Solaron. Estas cajas son transferencias documentales realizadas al Archivo Central de los años anteriores. Las cuales están en proceso de clasificación y ordenación por departamento y serie documental, ya que debido al terremoto las estanterías colapsaron y las cajas quedaron desordenadas, para posteriormente hacer las Tablas de Valoración de documentos para su conservación o eliminación. Los documentos de gestión anteriores al año 2012 se encuentran en el edificio municipal abandonado luego del terremoto. Mientras que el acervo documental del período 2012 a la fecha se conserva en las instalaciones provisionales donde actualmente funciona la Municipalidad. Se han hecho varias solicitudes a la Administración para que se nos dote de las áreas necesarias para el funcionamiento del Archivo Central, sin embargo no se ha logrado por falta de contenido presupuestario
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 23
• Metros cuadrados de depósito: 78
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 316.5
• Metros lineales estantería fija: 316.5
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 316.5
• Estimación aproximada en porcentaje: 89.45
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 23.0
• Superficie dedicada a depósito: 78.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 316.5

Documentación:

Metros lineales de documentación: 353.85

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Boletas de préstamo, Controles de préstamo, Controles de entrada y salida de documentos, Guía de fuera o salida, Lista de Remisión, Tabla de Valoración o Tabla de Plazos de documentos. No tenemos publicaciones.

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-J: 8:00-15:00. V: 8:00-14:00 horas

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 34.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 34.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Solo con identificación

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 45898

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login: pilar.gavete
  • Nombre Apellidos: María Pilar Gavete Sebastián

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación: 2022-07-01

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
DERECHO Y ADMINISTRACION
GANADERIA Y PESCA
OBRAS PUBLICAS Y URBANISMO
MINERIA
TURISMO
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 77
Documentos cartograficos ...........: 800
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Notas antiguas:
EL VOLUMEN TOTAL DE DOCUMENTACION DE LA SECCION'PRESUPUESTO Y
CONTABILIDAD' ES DE 62 EXPEDIENTESINVENTARIADOS Y 60 LIBROS.ESTA
INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. LADOCUMENTACION SE CONSERVA EN
LOS ARCHIVOS DE GESTION,DURANTE UN PERIODO DE 4 A 5 AÑOS.LA
DOCUMENTACION QUE NO SE UTILIZA EN LOS ARCHIVOS DEGESTION SE ENVIA A
UN PLANTEL UBICADO EN EL COCAL (CALLE 62, AVENIDA CTL) O PERMANECEN
EN UNA BODEGA DE 9 M2 QUE HAY ENLAS OFICINAS CENTRALES.HAY QUE
RESEÑAR QUE EL 9 DE SEPTIEMBRE DE 1970 SE PRODUJOUN INCENDIO QUE
DESTRUYO MUCHA DOCUMENTACION IMPORTANTE.

Georreferencia: No