Identificador: CR. 118. ACMC

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA MUNICIPALIDAD DE CURRIDABAT DE SAN JOSÉ (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Municipalidad de Curridabat de San José (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Autonómica/Territorial

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON CURRIDABAT

Núcleo de Población menor:

Dirección: Costado Norte del Parque Central. APDO: 17-2300  

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 22165366
• 22720809

Fax:

Correo electrónico:

• lidieth.boniche@curridabat.go.cr

Página Web:

• http://www.curridabat.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Moraga Junes
• Nombre: Rafael
• Cargo: director Administrativo
• Fecha de Nombramiento: 2007-07-01

Informante:

• Apellidos: Boniche Masis
• Nombre: Lidiette
• Cargo: Archivista
• Fecha de Cumplimentación: 2016-08-29

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

A inicios del año 2000 los regidores que integraban el Concejo de la Municipalidad de Curridabat, presentaron formal denuncia; por incumplimiento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N 7202; ante el Archivo Nacional de Costa Rica y los Juzgados, a raíz de una quema indiscriminada de documentos autorizada por el Alcalde y Directores de ese período. Esto motivo la creación de una plaza de archivista en el presupuesto, que se ejecutaría para el 2001. En marzo 2001 se publica el concurso externo en los medios nacionales. Después de una selección de personal la plaza fue adjudicada a mi persona hasta la fecha.

Inicialmente no había presupuesto, equipo, espacio físico, recurso humano y los documentos municipales estaban distribuidos por todo lado, colocados en el suelo, en mal estado, revueltos, sin ningún orden y ningún funcionario comprendía que llegaba hacer una archivista a la institución o preguntaban porque existían personas que estudiábamos para acomodar papeles.

Iniciamos esta ardua labor con un diagnóstico institucional para conocer todos los procesos, procedimientos y trámites municipales y el flujo documental. Se realizó el inventario documental; creando una lista con 260 tipos documentales. Así, se definen todos los procesos, funciones, tratamiento documental y tabla de plazos.

Después de múltiples conflictos en el año 2002 se asigna espacio físico en el tercer piso del Palacio Municipal para el área Administrativa del Archivo Central y otra área en el Plantel Municipal para el Depósito Documental, además se dotó al archivo de equipo de cómputo, escáner, mobiliario básico, estanterías, escritorios, alarmas, y se adquiere un software para administrar documentos en formato digital.

En este mismo año se crea el Reglamento Interno del Centro de Información y Documentación Archivo Central. Aprobado en sesión ordinaria 92-2004 y Publicado en la Gaceta durante el mes de marzo 2004.

Se capacita al personal con un curso de archivos de gestión, dicho curso fue teórico-práctico; se giran directrices a todo el personal de cómo clasificar, ordenar, describir y hacer listas de remisión. Una vez clasificados, ordenados, se describen y remiten los documentos de los archivos de gestión al Depósito Documental del Archivo Central. La documentación transferida es de 1930 al 2015.

En el año 2003 se contó con nuevo presupuesto y apoyo de la Alcaldía y Concejo Municipal para la restauración de todos los libros de actas y desarrollar un proyecto de digitalización de dichos libros comprendiendo los períodos de 1930 al 2008, para indexarlas al software y al sitio web.

En el año 2004 se crea la Plataforma de Servicios Municipal, proceso que registra y controla todos los documentos como mesa de entrada y salida documental. Registro Documental del Archivo Central.

En el 2010 por un error humano del área de informática en el servidor, del administrador de documentos visión 2020. Se pierde la descripción del documento o indexación con la imagen del documento. Quedando el Archivo Central sin accesar la información histórica de 1930 al 2010 y la documentación administrativa del 2004 al 2010.

Actualmente el Archivo Central está recuperando la información administrativa del 2004 al 2010 e integrándola al administrador de documentos.
La información histórica de 1930 a 1984 no se va a recuperar ya que estos documentos fueron transferidos al Archivo Nacional por ser declarados con valor científico cultural.
Los documentos históricos de 1985 al 2010 están en proyecto de recuperarlos e ingresarlos al administrador de documentos antes de que sean trasladados al Archivo Nacional por ser declarados con valor científico cultural.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2001-09-16
• Norma(s): Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• - Secretaría y Concejo Municipal: actas de las sesiones del Concejo.
  - Alcaldía Municipal
  - Auditoria Interna
  - Legal: define y defiende las normas legales por las cuales se rige la institución.
  - Informática: centraliza y administra todas las transacciones electrónicas de la institución, se realiza el análisis y la programación de los sistemas, así como los cálculos de impuestos y servicios, respaldos de la información de los sistemas municipales, se da soporte técnico y se actualiza la página WEB.
  - Centro de Información y Documentación: encargado de los procesos de plataforma de servicios, archivo central el que administra, captura, procesa, registra, centraliza, reúne, almacena, custodia, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, elimina, facilita, difunde y distribuye todos los documentos producidos por la Municipalidad en el ejercicio de sus funciones y así apoyar la toma de decisiones, el control de la información a los contribuyentes y a los usuarios en general como la investigación y la cultura.
  - Contraloría de Servicios: Instancia fiscalizadora de la democratización. Objetivo fundamental es velar porque el ciudadano reciba un servicio de calidad; se ocupa de todos los asuntos relacionados con quejas.
  - Dirección de Control Urbano
  - Dirección Tributaria, Avalúos y Fiscalización
  - Cobro Administrativo
  - Patentes
  - Dirección de Planeamiento Territorial llamada actualmente Dirección de Sistemas de Información Geográfica
  - Dirección Administrativa:
  - Servicios Generales: Proveeduría; Dirección Financiera-Presupuesto; Tesorería; Contabilidad; Dirección Ambiental; Cementerio Municipal; Dirección de Inversión Social; Oficina de la Mujer.
  - Intermediación laboral:
  - Dirección de Gestión Vial: Encargado de dar mantenimiento a la red vial cantonal.
  - Dirección de Cultura y Deporte
  
  
  

Gestión de documentos y política de ingresos: Reglamento Interno Del Archivo Central de la Municipalidad de Curridabat Aprobado en sesión ordinaria 92-2004.

Edificio:

• Introducción: con pisos de cerámica. Segunda planta.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 200
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 550
• Metros lineales estantería fija: 550
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 200.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 900

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Descripción base de datos Visión 2020 Web //Guia en el 2005// Publicaciones de Carta de Servicios 2006/2011

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 1

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: Sí
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-V: 7:30-14:00 HORAS

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: RESTRINGIDO

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 45963

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
DERECHO Y ADMINISTRACION
AGRICULTURA
SOCIOLOGIA, PSICOLOGIA Y PUBLICIDAD
RELACIONES LABORALES, MOVIMIENTO OBRERO Y SINDICAL
OBRAS PUBLICAS Y URBANISMO
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 35
Documentos cartograficos ...........: 5.000
Documentos legibles a máquina ......: 7
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Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. LADOCUMENTACION SE
CONSERVA DURANTE 10 AÑOS EN LOS ARCHIVOSDE GESTION. POSTERIORMENTE SE
TRASLADAN A DOS BODEGAS OALMACENES, EXCEPTO LAS ACTAS Y LOS
DOCUMENTOS HISTORICOSQUE PERMANECEN SIEMPRE EN LOS ARCHIVOS DE
GESTION.

Georreferencia: No