Identificador: CR. 108. ACMG

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Municiapal de Goicoechea (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Autonómica/Territorial

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON GOICOECHEA

Núcleo de Población menor:

Dirección: Ruta Nacional, 218 10801

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 25 276 603
• 25 276 643

Fax:

• 22 537 946

Correo electrónico:

• beatriz.jimenez@munigoicoechea.com

Página Web:

• http://www.munigoicoechea.com/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Jiménez Blanco
• Nombre: María Beatriz
• Cargo: Jefa del Archivo
• Fecha de Nombramiento: 1990-02-21

Informante:

• Apellidos: Jiménez Blacon
• Nombre: María Beatríz
• Cargo: Jefa
• Fecha de Cumplimentación: 2019-05-03

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Lo que hoy es el Archivo Central, inicialmente era una bodega en donde permanecía la documentación amontonada sin ningún tipo de organización, descripción o rotulación, caracterizada por el desorden. Los documentos estaban depositados en cajas, bolsas, puestos sobre el suelo, dañados por el comején, la humedad, el polvo o bien; expuestos a los roedores que abundan en este tipo de ambientes y sin ningún tipo de rotulación.

De hecho la búsqueda de un documento era toda una odisea, entrar a la bodega era otra, había que saltar entre las bolsas, muebles de madera, archivadores metálicos y luego devolverse era rapidísimo, por el susto de encontrarse con las mascaradas del Diablo, la Giganta, o cualquier otra de ellas que usaban para las fiestas patronales porque se guardaban al final de la bodega.

Conscientes de la necesidad de resolver este problema, las autoridades municipales se avocan a buscar una solución y con la entrada en vigencia de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley No. 7202 del 24 de octubre de 1990 como marco jurídico regulador, se asigna inicialmente al señor Diego Solís Leroy, funcionario municipal; para que se encargue de ordenar la documentación en custodia. Para esto, él cuenta con asesoría por parte de estudiantes de la Carrera de Archivo Administrativo, de la Universidad de Costa Rica, que realizan en 1990 un trabajo escrito al que denominan “Proyecto de Creación del Sistema Archivístico de la Municipalidad de Goicoechea”, que a partir de un diagnóstico de la situación, hace recomendaciones para su corrección. Para este tiempo, la carrera de Archivística otorgaba un título de Diplomado únicamente.

En 1995, específicamente el 6 de marzo; con una preparación académica de segundo año de la Carrera de Diplomado en Archivo Administrativo de la UCR, asumí formalmente el puesto de Encargada de Archivo Central. Contaba con la colaboración de la señora Jeannette Pacheco y al señor Ricardo Rivera, los cuales estaban contratados desde el 16 de enero de ese mismo año, para hacer labores de conservación y clasificación bajo mi dirección.

Es en la Administración 1994 – 1998; en que el Ejecutivo Municipal, Señor Rafael Ángel Vargas Brenes y el Concejo Municipal, deciden apoyar el proyecto de organización del Archivo Central, en pro del rescate y conservación de tan importante patrimonio histórico e inician, por tomar los primeros recursos económicos de la Dirección Administrativa, por no existir contenido económico destinado para ese fin.

La plaza de archivista así como el presupuesto necesario para sus primeros avances, son una realidad en el año 1996, mediante acuerdo del Concejo Municipal; por lo que empiezan a verse en muy poco tiempo, los resultados satisfactorios de la labor.

Hoy día, el Archivo Central tiene todo el fondo documental organizado conforme lo indica la Ley 7202; así las políticas de archivo de documentos en la fase de gestión son dictadas por el Archivo Central. Existe el Comité de Selección y Eliminación de documentos, CISED, Tablas de Plazos de Conservación aprobadas para la mayoría de archivos de gestión.

Se trabaja la clasificación de los documentos con base en el organigrama institucional, en 6 ámbitos 1. Oficina productora. 2. La Municipalidad. 3. Sector Público. 4. Sector privado. 5. Particulares y 6. Internacional. Lo anterior consta en el Informe anual que debemos entregar los archivistas al Ente Rector Nacional cada año, pero a la fecha se encuentra en actualización primero por modificaciones a la estructura orgánica a partir de una modernización institucional y un poco lenta por falta de recurso humano disponible.

El apoyo de las Administraciones de 1994 – 1998 y 1998 al 2002, fue fundamental para sentar las bases del Archivo Central. Se logró contar con personal capacitado y presupuesto propio. Se compró estantería metálica, cajas de cartón especiales para documentos y otros recursos adecuados para la conservación del patrimonio documental.

En el año 2004, el Archivo Central, a solicitud ente rector, realizó la primera transferencia de Actas Municipales de 1891 a 1984 y a la fecha se ha transferido documentos del Concejo Municipal, del Ejecutivo y de otros departamentos municipales. Estamos por transferir planos y permisos de construcción, fotografías y otros.

Así el cumplimiento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos ha sido una de las metas propuestas en el desarrollo de funciones del Archivo Central, para garantizar la conservación de nuestro patrimonio documental y el acceso libre a los documentos públicos. Factor que sin duda es significativo en la modernización y transparencia de la administración del Estado Costarricense, e importantísimo para hacer realidad la rendición de cuentas de nuestros gobernantes y garantizar los derechos de los ciudadanos.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1995-03-06
• Norma(s): Cumplimiento de normativa vigente Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

Año de apertura al público del archivo: 1995

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El edificio municipal en que se encuentra el Archivo Central, fue declarado Patrimonio arquitectónico de la Nación por el Ministerio de Cultura. Fue donado en la Administración 1978-1982 del Presidente Rodrigo Carazo Odio, a la Municipalidad y al Ministerio de Justicia. El Archivo Central siempre ha estado en lo que parece, alguna vez fue un corredor en el ala norte del edificio, que da a un patio trasero. Las únicas remodelaciones fueron divisiones internas a lo largo del local, para separar el Depósito documental, del Área administrativa, área de consulta y el área de trabajo. Tiene ventanas casi en un 95% del ancho del mismo. Es de madera y de más de 100 años de construido.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: Sí
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 77
• Metros cuadrados de depósito: 50.29
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 314.4
• Metros lineales estantería fija: 314.4
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 314.4
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1925
• Año de última reforma: 2019

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 77.0
• Superficie dedicada a depósito: 50.29
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 314.4

Documentación:

Metros lineales de documentación: 425.5

Fecha del documento más reciente: 2016-01-01

Fecha del documento más antiguo: 1912-12-31

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: Sí

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: Sí

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 3

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? Sí

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: Sí

Acceso Inventario: Sí

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: 7:30 am a 4 p.m de Lunes a viernes

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Acceso restringido solo para el personal autorizado.-Solo para documentos de la Dirección de Desarrollo Humano, que atiende pacientes de violencia a mujeres, niños, adolescentes, adultos mayores o relacionados con el Departamento de Diversidad.

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 46034

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
FOLKLORE
EDUCACION
DERECHO Y ADMINISTRACION
INDUSTRIA Y ENERGIA
RELACIONES LABORALES, MOVIMIENTO OBRERO Y SINDICAL
OBRAS PUBLICAS Y URBANISMO
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 260
Documentos cartograficos ...........: 13.854

Georreferencia: No