Identificador: CR. 115. IAFA

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DEL INSTITUTO SOBRE ALCOHOLISMO Y FARMACODEPENDENCIA (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (Ministerio de Salud)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos de Asociaciones

Subcategoría:

• Archivos de Centros Benéficos

Gestión:

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON MONTES DE OCA

Núcleo de Población menor:

Dirección: De la Escuela Franklin Roosevelt 300 este y 100 sur. La Granja, San Pedro de Montes de Oca. San José, Costa Rica. 11501

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 506 2224-6122

Fax:

Correo electrónico:

• gscafidi@iafa.go.cr

Página Web:

• http://www.iafa.go.cr/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Scafidi Saldaña
• Nombre: Guisselle
• Cargo: Encargada del Archivo Central
• Fecha de Nombramiento: 2011-06-16

Informante:

• Apellidos: Scafidi Saldaña
• Nombre: Guisselle
• Cargo: Encargada del Archivo Central
• Fecha de Cumplimentación: 2016-10-31

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Archivo depende del Ministerio de Salud. A partir del Proceso de Reestructuración que se llevó a cabo en el Instituto Sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA) a partir del año 1995, se comenzó con la inquietud y necesidad de contar con un Archivo Central y a la vez, cumplir con los lineamientos establecidos en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. No obstante es hasta después de mucho esfuerzo que el 31 de mayo de 1999 se asigna un espacio físico, equipo y materiales de oficina para que el Archivo Central inicie funciones.

La persona que se encargó del Archivo Central desde 1999 hasta inicios de 2011 únicamente contaba con el Curso de Administración de Archivos Centrales que imparte la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN) cada año, pero eso no fue impedimento para que realizara una gran labor.

Entre las principales acciones que se realizaron desde 1999 hasta el año 2016 están: recepción de documentos de las diferentes unidades administrativas del IAFA con listas de remisión (documentos de los años 1944-2011) y establecimiento de un sistema de préstamo de documentos. Los documentos se recibieron en orden jerárquico, acorde al cuadro de clasificación orgánico del IAFA. Además en los años 1999, 2006, 2011, 2013 y 2016 se aprobaron las tablas de plazos de conservación de documentos y se realizaron eliminaciones aplicando las tablas citadas. Asimismo, se han remitido a la Dirección General del Archivo Nacional (DGAN) documentos declarados con Valor Científico-Cultural (VCC).

En junio de 2011 se contrató una Licenciada en Archivística, graduada de la Universidad de Costa Rica, que es la persona que tiene a cargo el Archivo Central en la actualidad.

Finalmente, en el año 2014 se creó una Comisión para la creación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos con firma digital que está trabajando en los requerimientos de dicho Sistema. La Comisión está conformada por un Profesional en Informática, una Abogada y el Archivo Central coordina el Proyecto.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1999-05-31
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales: Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202 de 24 de octubre de 1990.
Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, 8454 de 30 de agosto de 2005.
Ley Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales 8968.
Ley 8220 sobre la Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos. La Gaceta 49, alcance 22.
Ley 8686 Reforma Adición y derogación de varias normas que regulan materias relacionadas con propiedad intelectual. 26-11-2008.
Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos Decreto Ejecutivo 24611-J del 04 de setiembre de 1995.
Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto 24023-C de 30 de enero de 1995.
Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006.
Reglamento sobre publicaciones del IAFA. Aprobado por la Junta Directiva en la Sesión 42-95, Acuerdo firme 3 del 16 de agosto de 1995.
Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta 226 del 22 de noviembre de 2010.
Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos para la gestión de documentos producidos por medios automáticos publicada en la Gaceta 61 Viernes 28 de marzo de 2008.
Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la Administración de los documentos producidos por medios automáticos.
Decreto 32758-G Reglamento de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público.
Decreto 24023-C sobre el Reglamento a la Ley de No. 7202 del Sistema Nacional de Archivo.
Decreto 34890-MICIT Reforma al Reglamento de firmas digitales y documentos electrónicos, decreto ejecutivo 33018-MICIT del 20 de marzo del 2006.
Resolución 03-2009 02-2009 Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Estructura administrativa del archivo:

• El Archivo Central depende del Área de Apoyo.

Gestión de documentos y política de ingresos: Está en proceso la aprobación de una directriz para la adecuada gestión documental institucional. En cuanto a las transferencias documentales, se reciben cada año acorde a un cronograma y deben venir con su respectiva lista de remisión.

Edificio:

• Introducción: Es un edificio antiguo, antes fue una Escuela.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 0
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 300
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 267
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 0.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 267.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 0

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 1

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-J: 7'30-16. V: 7'30-15'30 HO

Cerrado al público: Sábados, domingos y feriados

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Sí, los expedientes de personal y pacientes. Lo demás de libre acceso.

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 46105

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
MEDICINA, SANIDAD Y VETERINARIA
DERECHO Y ADMINISTRACION
SOCIOLOGIA, PSICOLOGIA Y PUBLICIDAD
RELACIONES LABORALES, MOVIMIENTO OBRERO Y SINDICAL
HISTORIA SIGLOS XIX Y XX
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 450
*
Documentos audiovisuales ...........: 166
b) Imagen animada ................: 130
c) Registros sonoros .............: 36
- Cintas ......................: 36
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Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION NO CUENTA CON ARCHIVO CENTRAL.LA DOCUMENTACION SE
CONSERVA DURANTE 3 AÑOS EN LOS ARCHIVOSDE GESTION, PERO VARIA DE
ACUERDO CON LAS NECESIDADES DELDEPARTAMENTO.LA DOCUMENTACION QUE NO
SE UTILIZA EN LOS ARCHIVOS DEGESTION SE ENVIA A UN DEPOSITO O BODEGA.

Georreferencia: No