Identificador: CR. 119. PAM

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO MUNICIPAL DE PÉREZ ZELEDÓN DE SAN JOSÉ (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Municipal de Pérez Zeledón (San José)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Municipales

Subcategoría:

Gestión: Administración Local

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON PEREZ ZELEDON

Núcleo de Población menor:

Dirección: SAN ISIDRO DEL GENERAL,CANTON DE PEREZ ZELEDON. AP 11901

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso: bus, auto, avión

Parking Público: si

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 27-71-03-90

Fax:

• 27-71-21-05

Correo electrónico:

• jmarin@mpz.go.cr

Página Web:

• http://mpz.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Marín Valverde
• Nombre: Jenny Beatriz
• Cargo: Coordinadora Archivo Municipal
• Fecha de Nombramiento: 1990-03-01

Informante:

• Apellidos: Marín Valverde
• Nombre: Jenny B.
• Cargo: Coordinadora Archivo Mpl.
• Fecha de Cumplimentación: 2016-10-31

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El 24 de octubre de 1990 se aprueba la nueva Ley de Archivos Nacionales, Ley 7202 la cual crea el Sistema Nacional de Archivos. No obstante, desde el año 1989 la Contraloría General de la República realizó algunas recomendaciones a la administración activa para la creación del Archivo Institucional. El Concejo Municipal tomó el acuerdo de crear el Archivo y aprobó la creación de una plaza para un funcionario destacado en esta unidad en el presupuesto ordinario de 1991, no fue sino hasta julio de 1991 que comenzó a funcionar el Archivo Central con dependencia directa del Ejecutivo Municipal.

Es importante mencionar que en ese entonces algunos funcionarios se interesaron mucho en la creación del Archivo Municipal: la Secretaria Municipal, la señora Giselle Corrales y la Licenciada Damaris Espinoza Auditora Interna y por supuesto el Ejecutivo Municipal Sr. Juan Céspedes Méndez.

Cuando el Archivo inició sus labores, contaba únicamente con cuatro estantes de madera y un viejo escritorio. Hoy día cuenta con adecuado mobiliario de oficina, un lugar destinado a los usuarios para la consulta de los documentos, además se sustituyeron todos los estantes de madera por estantería metálica y se cuenta en el presupuesto anual del Archivo con una partida para la adquisición de estantes metálicos. Además, se cuenta con equipo informático y equipo para la digitalización de documentos. Se está tramitando la compra de licencia de software para administrar las imágenes escaneadas.

El lugar donde se encuentra el Archivo obedece a recomendaciones del Archivo Nacional quienes realizaron un estudio y formularon la recomendación de ubicarlo donde está actualmente, distribuido de la siguiente manera: un espacio amplio para el depósito de documentos y un espacio destinado a la oficina el cual es compartido con la sala de atención al público.
En la actualidad el Archivo Central depende jerárquicamente de la Alcaldesa Municipal la Licda. Rosibel Ramos Madrigal.


Son atribuciones del Archivo Municipal de Pérez Zeledón, reunir, conservar, clasificar, ordenar y administrar el acervo documental de la institución y de los órganos municipales desconcentrados (Comité Cantonal de Deportes, Junta Vial Cantonal y Junta del Campo de Exposiciones)
Planificar, coordinador, dirigir y supervisar la gestión del Archivo Institucional.
Emitir políticas, métodos y procedimientos de gestión documental en la institución y órganos municipales desconcentrados.
Brindar asesoría técnica al personal y órganos desconcentrados en temas referidos a la gestión documental.
Desarrollar normas de acceso a la información.
Planificar y ejecutar programas de capacitación al personal y órganos desconcentrados acerca de la gestión documental.
Coordinar con el Proceso de Informática el diseño y puesta en práctica de políticas institucionales de gestión de documentos electrónicos en la Municipalidad y órganos desconcentrados.
Facilitar la información a los ciudadanos para garantizar el cumplimiento del principio constitucional de transparencia.
Facilitar la información a los usuarios internos para asegurar la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que perdieron vigencia administrativa y legal, que perdieron vigencia administrativa y legal y que no poseen valor histórico a través de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos.
Dirigir y controlar el proceso de eliminación de documentos que perdieron vigencia administrativa y legal.
Aplicar las normas internacionales de descripción documental (ISAD G)
Planificar, coordinar y ejecutar programas de descripción documental en el Archivo Municipal así como en los órganos de la administración.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1990-03-01
• Norma(s): Ley 7202, "Ley del Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica"
  

Año de apertura al público del archivo: 1990

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: La documentación conservada se refiere al acontecer diario desarrollado por la Municipalidad en procura del desarrollo del cantón Pérez Zeledón ya sea de oficio o a petición de los pobladores.

Atribuciones, fuentes legales: Las atribuciones están establecidas en la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos Públicos, el Decreto Ejecutivo que regula la Ley y el Reglamento Interno de Organización y Funcionamiento.

Las funciones que realiza el Archivo, son de gran importancia para la institución debido a que la información que provee tanto a los administrados como a la administración ya que es de gran valor en la toma de decisiones, en el fortalecimiento del principio de procedencia y del sistema de control interno institucional. Además, es fundamental la participación del Archivo en la asesoría y recomendaciones que brinda a las dependencias municipales, así como a los órganos municipales adscritos a la Municipalidad tales como el Comité Cantonal de Deportes y la Junta Administrativa del Campo de Exposiciones en el tema de gestión documental.

El Archivo realiza los esfuerzos para lograr la transparencia que la institución está obligada a mantener con los ciudadanos del cantón y en garantizar el derecho constitucional de estos sobre el libre acceso a los documentos que produce la municipalidad como ente público.

Estructura administrativa del archivo:

• El Archivo se encuentra ubicado en la Estructura Organizacional, en el Nivel de Asesoría, en línea directa del Alcalde Municipal

Gestión de documentos y política de ingresos: La transferencia de una etapa a otra se hará en estricto orden, la documentación es acompañada de la respectiva lista de remisión por triplicado debidamente organizados, numerados y descritos. Una copia se devuelve como recibido a la oficina que corresponde, otra copia se incorpora al Registro por Oficina. La original forma parte del Registro General de Ingresos. El Archivísta capacita a las personas que realicen la remisión de documentos.

La transferencia de los Archivos de Gestión al Archivo Central se ajusta a los parámetros que establece el Archivo: El calendario de remisión de documentos de acuerdo al espacio con que cuenta cada oficina y al volumen documental que producen, el cual comunica por escrito a cada unidad.

Los Archivos de Gestión deben enviar sus documentos en las fechas previamente establecidas por el Archivo Central, de lo contrario no pueden remitir su documentación hasta que sea autorizado por el mismo.

Los Archivos de Gestión enviarán únicamente lo que el Archivo Central indique en el calendario de remisión y atendiendo los lineamientos que para esos efectos haya comunicado el Archivo tales como: documentos organizados según el sistema utilizado en la institución, limpieza de los documentos y rotulación de información requerida.

Edificio:

• Introducción: Edificio de concreto que se encuentra ubicado físicamente en el Palacio Municipal en la segunda planta, las divisiones internas son de madera, piso de concreto. Cuenta con sistema de detectores de humo y alarma contra incendio
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 119
• Metros cuadrados de depósito: 100
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 215
• Metros lineales estantería fija: 165
• Metros lineales estantería móvil: 50
• Metros lineales estantería disponibles: 22
• Metros lineales estantería ocupados: 193
• Estimación aproximada en porcentaje: 90
• Año de construcción de edificio: 1970
• Año de última reforma: 2015

Tipo de edificio:

• Adaptado para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Edificio:

• Introducción: Edificio de concreto que se encuentra ubicado físicamente en el Palacio Municipal en la segunda planta. Las divisiones internas son de madera, se cuenta con detectores de humo y alarma contra incendios.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 119
• Metros cuadrados de depósito: 100
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 215
• Metros lineales estantería fija: 165
• Metros lineales estantería móvil: 50
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 1970
• Año de última reforma: 2015

Tipo de edificio:

• Adaptado para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 238.0
• Superficie dedicada a depósito: 200.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 22.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 193.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 222

Fecha del documento más reciente: 2011-12-10

Fecha del documento más antiguo: 1960-11-13

Descripción somera de los fondos:

La documentación de 1960 hasta 1989 fue rescatada la documentación del "sótano". Los documentos de 1990 hasta 2011 son transferidos directamente por las unidades mediante listas de remisión a través de un proceso ordenado mediante un calendario de remisiones. La documentación termina de cumplir su vigencia administrativa en el Archivo y cuando se pierde el valor administrativo son eliminados, aquella documentación que tiene vigencia legal se conserva por más tiempo y la de valor histórico tiene vigencia permanente.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 4

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Las dos funcionarias del Archivo brindan colaboración a los usuarios

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 20

Número de titulaciones periódicas: 0

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

No

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 2

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: Sí

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-J: 7-16 HORAS y V:7-15 HORAS

Cerrado al público: sábados y domingos

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 44.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 44.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 46177

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción: Archivo Municipal Pérez Z.
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login: Nieto
  • Nombre Apellidos: Nuria Nieto Mate

Reglas y convenciones:NORMA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, (2000). Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). Madrid. Segunda edición, 2000, p.12.

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:Fondo Documental y Series documentales

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación: 2016-11-02

Lengua y escritura: Español

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Listas de Remisión

Nota: Notas antiguas:
COMO INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION CUENTA CON LISTAS DEREMISION,
INVENTARIOS Y FICHEROS.ESTE ARCHIVO CUENTA CON TABLAS DE PLAZO DE
CONSERVACION DESUS PRINCIPALES TIPOS DOCUMENTALES, Y
SOLICITANAUTORIZACION A LA COMISION NACIONAL DE SELECCION
YELIMINACION DE DOCUMENTOS.

Georreferencia: No