Identificador: CR. 101. AON

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA OFICINA NACIONAL DE SEMILLAS (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Oficina Nacional de Semillas (Ministerio de Agricultura y Ganadería) de Costa Rica

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Otras categorías de Archivos

Subcategoría:

• Archivos de Administraciones Públicas

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON SAN JOSE

Núcleo de Población menor:

Dirección: Avenida 8 Calles 21 y 25. Código postal 10309-1000 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• Exten
• 2223-5922

Fax:

• 2221-7792
• 23-54-31

Correo electrónico:

• vsolano@ofinase.go.cr

Página Web:

• http://www.ofinase.go.cr/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Solano Chaves
• Nombre: Vilma
• Cargo: Coordinadora responsable del Archivo Central
• Fecha de Nombramiento: 2010-04-19

Informante:

• Apellidos: Solano Chaves
• Nombre: Vilma
• Cargo: Responsable del Archivo Central
• Fecha de Cumplimentación: 2016-11-17

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

La Oficina Nacional de Semillas es una Institución adscrita al Ministerio de Agricultura y Ganadería, creada en el año 1978 con la aprobación de la Ley No. 6289 y que tiene a cargo la promoción, protección, mejoramiento, control y uso de semillas de calidad superior, para lo que puede establecer las normas y mecanismos de control necesarios para su circulación y comercio. Su origen proviene de la transformación de la Comisión Nacional de Semillas, que fue parte de dicho Ministerio, pero al presentarse funciones incompatibles dentro de esa Institución como “ser juez y parte” (fiscalizador y productor de semillas); se provocó el cambio.
El primer contacto con la Dirección General del Archivo Nacional se dio en 1990, cuando la Oficina Nacional de Semillas envió para su conservación, las memorias de 1979 a 1990. Para el año 1989 se dio la primera inducción para los archivos de gestión. Entre los años 1999 y 2002 se dieron las últimas asesorías y una de ellas relacionada con la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos. En ese momento hubo dificultad para cumplir las recomendaciones indicadas por la Dirección General del Archivo Nacional por falta de personal para organizar los documentos, la falta de espacio por carecer de instalaciones propias y por la imposibilidad de creación de plazas por insuficiencia financiera.
En sesión de Junta Directiva No. 603 del 5 de mayo del 2010 se instruyó a la Administración presentar la calendarización y presupuesto de un plan de acción para la compra de mobiliario y acondicionamiento de un local anexo dentro de las instalaciones de la Oficina, destinada exclusivamente al Archivo Central con el objeto de hacer efectiva las recomendaciones del Archivo Nacional.
En ese año, se ratifica el nombramiento de la señora Vilma Solano Chaves como responsable del Archivo Central y se solicita capacitación al Archivo Nacional para cumplir con las recomendaciones emitidas. Para ese mismo año se coordinó con el encargado del Archivo Central del MAG Sr. Luis Alfonso Chacón una charla al personal de la Oficina acerca del tema del manejo de los Archivos de Gestión.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2010-01-01
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• Junta Directiva; Dirección ejecutiva y Departamento Administrativo-Financiero.

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El local asignado al Archivo Central se encuentra separado de las instalaciones de la Oficina, se compone de dos plantas, es de estructura metálica y por dentro forrado en fibrolit, piso cerámico, estantería fija en la planta alta, con iluminación natural y en la planta baja estantería móvil y la iluminación es artificial. Cuenta con un amplio acceso, aire acondicionado, extintores, deshumecedores y detectores de humo. Con respecto a la seguridad el área es de acceso restringido y se cuenta con personal de seguridad en horas no laborales.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 48
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 97
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 2
• Metros lineales estantería ocupados: 95
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 48.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 2.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 95.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 95

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 1

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: Sí
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público:

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: RESTRINGIDO

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 46181

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
DERECHO Y ADMINISTRACION
AGRICULTURA
RELACIONES LABORALES, MOVIMIENTO OBRERO Y SINDICAL
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 42
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Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. GENERALMENTE,LA
DOCUMENTACION SE CONSERVA DURANTE 4 AÑOS EN LOS ARCHIVOSDE GESTION,
AUNQUE VARIA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DECADA OFICINA.LA
DOCUMENTACION QUE NO SE UTILIZA EN ESTOS ARCHIVOS DEGESTION SE ENVIA
A UN ALMACEN, AUNQUE ALGUNA SE CONSERVA ENEL DEPARTAMENTO PRODUCTOR.

Georreferencia: No