Identificador: CR. 108. ACMCJ

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Ministerio de Cultura (Costa Rica)

Otra(s) forma(s) del nombre: Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (Costa Rica)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON GOICOECHEA

Núcleo de Población menor: GUADALUPE

Dirección: AVENIDA 29 y CALLE 39 10801

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 506-22254758

Fax:

Correo electrónico:

• ecabezas@mcj.go.cr

Página Web:

• http://www.mcj.go.cr/

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Cabezas Bolaños
• Nombre: Esteban
• Cargo: Archivísta
• Fecha de Nombramiento: 2011-07-01

Informante:

• Apellidos: Cabezas Bolaños
• Nombre: Esteban
• Cargo: Archivísta
• Fecha de Cumplimentación: 2017-01-12

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Parte de la documentación más antigua producida por el Ministerio de Cultura y Juventud fue trasladada en 1992 al Archivo Nacional de Costa Rica, cuando las autoridades del Ministerio le solicitaron a esa entidad el préstamo de un depósito para guardar provisionalmente los documentos del Archivo Central, debido al deterioro de la estantería ocasionado por el terremoto de 1991 y porque no tenía espacio, ante el cambio de sede a la antigua Fábrica Nacional de Licores. Por esa circunstancia, los documentos se trasladaron al Archivo Nacional, sin organización y sin lista de remisión.
En 1993, parte de los documentos fueron organizados durante un Taller Archivístico, dirigido por el Archivo Nacional a becarios de la OEA. Posteriormente, el Departamento Servicios Archivísticos Externos describió otra parte y la transfirió finalmente al Departamento Archivo Histórico el 6 de mayo de 1999 en donde se concluyó con el tratamiento archivístico de los citados documentos.
Por su parte, las autoridades del ministerio iniciaron una serie de trámites administrativos para crear y consolidar un archivo central con una plaza de archivista. El 15 de marzo de 1999 el señor Francisco Mora Chinchilla inicia labores como encargado del Archivo Central del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes en un local ubicado en el Centro Cultural del Este-
Para el año 2011 el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud estaba conformado por 22.420 unidades documentales, cifra que disminuyó en el año 2015 por un proyecto de reorganización del Archivo Central que incluyó la aplicación de tablas de plazos de conservación de documentos.
El proyecto de reorganización del año 2015 tuvo por objetivo la contratación de 600 horas de servicio para realizar funciones archivísticas como: clasificar, ordenar, foliar, describir, crear expedientes y digitalizar la información de alto valor informativo para la ciencia y la cultura del Ministerio de Cultura y Juventud, generando los siguientes resultados:
1. Un Cuadro de clasificación del Archivo Central, un registro de ingreso y salida de documentos actualizados.
2. Tratamiento archivístico a un total de 18037 unidades documentales y conformación de 54 transferencias nuevas.
3. Un nuevo catálogo basado en la norma de descripción internacional archivística ISAD (G), con un total de 10056 registros.
4. Valoración. Se seleccionó y eliminó un total de 217,99 metros lineales de documentos que quedaron registrados en 15 actas de eliminación.
5. Se digitalizaron 6 transferencias con un alto valor informativo para la ciencia y la cultura, siendo un total de 25568 imágenes.
6. El proceso de valoración y selección dejó como resultado un total de 79.98 metros lineales de estantería libre para la recepción de futuras transferencias.
7. Entre los documentos que custodiaba el Archivo Central se descubrió un ejemplar impreso del primer censo de población de Costa Rica, impreso en 1868, siendo este el documento más antiguo que conserva este archivo.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1999-03-15
• Norma(s): Circular DVM-678-1999

Año de apertura al público del archivo: 2000

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales: Decreto ejecutivo 39922-C del 5 de agosto de 2016 Reglamento del Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud

Estructura administrativa del archivo:

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: Se ubica en el Centro Cultural del Este, un edificio patrimonial que fue restaurado en el año 2011 y que alberga otras instituciones del sector cultura como la Dirección de Bandas, El consejo de la Persona Joven y el Museo de Arte Costarricense.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: Sí
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 60
• Metros cuadrados de depósito: 40
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 279
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 279
• Metros lineales estantería disponibles: 101.5
• Metros lineales estantería ocupados: 177.5
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio: 2012
• Año de última reforma:

Tipo de edificio:

• Construido para uso archivístico: Sí

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: Sí
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 60.0
• Superficie dedicada a depósito: 40.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 101.5
• Metros lineales de estantería ocupados: 177.5

Documentación:

Metros lineales de documentación: 400

Fecha del documento más reciente: 2016-07-01

Fecha del documento más antiguo: 1868-06-01

Descripción somera de los fondos:

Los documentos custodiados contienen diversos tipos documentales, tales como correspondencia, expedientes, informes, inventarios, presupuestos, memorias, proyectos, circulares, planillas, convenios, actas, acuerdos, resoluciones, contratos, estados financieros y contables, decretos, discursos, materiales de pequeño formato, comunicados de prensa, producidos por la Dirección de Publicaciones y Divulgación, la Secretaría de Planificación Institucional y Sectorial, Asesoría Jurídica, Departamento de Informática, Auditoría Interna, Centro de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural, Cooperación Internacional, Departamento Financiero Contable, Proveeduría Institucional, Servicios Generales, Contraloría de Servicios, y Despacho del Ministro, del Viceministro de Cultura, del Viceministro de Juventud y de la Oficialía Mayor – Dirección Ejecutiva. También se encuentra documentación particular y musical.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1972) Carlos Gagini. Colección: ¿Quién fue y qué hizo?, número 8. 95 p. San José, Costa Rica. Departamento de Publicaciones.
• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1997). Sobre las huellas de la cultura nacional. 171 p. San José, Costa Rica. Imprenta Nacional.
• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Informe de labores mayo 1984 - mayo 1985. 139 p.
• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (1988) Plan nacional de cultura 1994-1998.-- 58 p. San José, Costa Rica.
• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Memoria 1990-1992. 63 p. San José, Costa Rica.
• Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. (1997) Cultura: del mito a la realidad 1990-1994. 302 p. San José, Costa Rica. Imprenta Nacional.

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: Sí

Observaciones:

Se debe hacer al correo electrónico ecabezas@mcj.go.cr y programar visita.

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: Sí

Observaciones:

Se facilitan catálogos de los subfondos.

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? Sí

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: Sí

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: No
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: Sí

Control medioambiental: No

Taller de restauración: Sí

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 3

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: Sí
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-V: 8-16 HORAS

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 0.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 46254

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ARTE / ARQUITECTURA
LENGUA Y LITERATURA
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
EDUCACION
DERECHO Y ADMINISTRACION
RELACIONES INTERNACIONALES
SOCIOLOGIA, PSICOLOGIA Y PUBLICIDAD
DEPORTE
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 178
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Notas antiguas:
ESTA INSTITUCION CARECE DE ARCHIVO CENTRAL. GENERALMENTE
LADOCUMENTACION SE CONSERVA 5 AÑOS AUNQUE VARIA DE ACUERDO ALAS
NECESIDADES DE CADA OFICINA.LA DOCUMENTACION QUE NO SE UTILIZA EN LOS
ARCHIVOS DEGESTION ES ENVIADA A UN ALMACEN. PARTE DE
ESTADOCUMENTACION SE ELIMINA.

Georreferencia: No