Identificador: CR. 101. AFN

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DEL FONDO NACIONAL DEL FINANCIAMIENTO FORESTAL (COSTA RICA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Archivo Central del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal (Costa Rica)

Otra(s) forma(s) del nombre: Fondo Nacional del Financiamiento Forestal (Ministerio de Recursos Naturales, Energía y Minas)

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Otras categorías de Archivos

Subcategoría:

• Archivos de Administraciones Públicas

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON SAN JOSE

Núcleo de Población menor: Municipio: Moravia. Núcleo de población menor: San Vicente

Dirección: Avenida 63. Código Postal: 59421-20 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 506 2545-3568

Fax:

• 2235-4796

Correo electrónico:

• nhidalgo@fonafifo.go.cr

Página Web:

• http://www.fonafifo.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Rodríguez Zúñiga
• Nombre: Jorge Mario
• Cargo: Director General
• Fecha de Nombramiento: 1993-09-03

Informante:

• Apellidos: Hidalgo Jiménez
• Nombre: Natalia
• Cargo: Encargada Unidad de Archivo
• Fecha de Cumplimentación: 2016-11-10

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Debido al alto volumen de documentos producidos por las gestiones del Programa de Pago por Servicios Ambientales, (PSA); además de los documentos de cada área del Fonafifo, aunado al limitado espacio en las oficinas para su custodia, se evidenció la necesidad de reunir todos los documentos en un solo lugar que garantizara su organización y custodia.
Por lo que, en el año 2006, a pesar de que no se contaba con criterio experto, se llevaron a cabo esfuerzos para habilitar un espacio con las condiciones necesarias que permitieran centralizar y custodiar la documentación de cada oficina del Fonafifo. Se adquirieron dos equipos de archivos móviles, con la capacidad para conservar toda la documentación y se asignó un espacio para que cada oficina custodiara su documentación, siempre y cuando se responsabilizara de su organización, conservación y localización.
En el año 2007, por una disposición de la Contraloría General de la República, se aprueba la nueva estructura del Fonafifo como ente público, en la cual se contempla la Unidad de Archivo como parte del Departamento Administrativo y en el año 2009, en cumplimiento con la Ley el Sistema Nacional de Archivos, Nº7202 se contrata a una profesional en archivística como encargada de la Unidad.

A partir de la conformación oficial de la Unidad de Archivo se han realizado esfuerzos por cumplir con la normativa vigente y garantizar la oportuna localización y la preservación de los documentos, tanto los custodiados en el Archivo Central como los custodiados en cada oficina. Entre los logros más relevantes se citan los siguientes:
1. Creación del Archivo de Gestión Especializado de Expedientes de Pago por Servicios Ambientales de la Dirección de Servicios Ambientales.
2. Reorganización e inventario de los documentos custodiados en el Archivo Central.
3. Implementación de un mecanismo para el control del préstamo de los documentos custodiados en el Archivo Central.
4. Implementación del Cuadro de Clasificación Orgánico en todas las oficinas del Fonafifo.
5. Conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, CISED.
6. 17 Tablas de Plazos de Conservación de Documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y 10 en proceso de aprobación.
7. Reglamento para la gestión de los documentos del Fonafifo.
8. 7 Procedimientos y 3 guías: Procedimiento para el préstamo de documentos custodiados en el Archivo Central, Guía para la organización de los archivos de gestión, Guía y procedimiento para la transferencia de documentos al Archivo Central, Guía para la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos, Procedimiento para la eliminación de Documentos, Procedimiento para la eliminación de Documentos en las Oficinas Regionales, Procedimiento para la Valoración y Selección de Documentos, Procedimiento para la Gestión y Organización de Cartas u Oficios y Procedimiento para la Gestión y Organización de Circulares.
9. Implementación tanto en el Archivo Central como en los archivos de gestión del Programa de conservación preventiva de documentos.
10. Implementación de la estrategia de capacitación de la Unidad de Archivo.

En el año 2012 la institución se trasladó a nuevas instalaciones por lo que se realizó la mudanza del Archivo Central a un depósito con menos espacio.
Es por ello que en el año 2015 se habilitó un piso del edificio anterior ubicado en San José, con las condiciones necesarias para la custodia de documentos.

Fundación del archivo:

• Fecha: 2009-11-16
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico: Desde su conformación el Archivo Central estuvo ubicado en San José, en un depósito cómodo, junto a la cocina y a un patio de luz, sin embargo dado que en el año 2012 Fonafifo trasladó sus oficinas a Moravia, actualmente el Archivo Central se encuentra en el sótano del edificio del IFAM, ubicado Los Colegios, San Vicente de Moravia, de la esquina noreste de Lincoln plaza 100m oeste, 100m sur y 100m oeste, contiguo al Centro Nacional de la Música.

Atribuciones, fuentes legales: Ley Forestal Nº7575
Ley para la Aprobación del Contrato de Préstamo No 7388-CR y sus anexos entre la República de Costa Rica y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) Nº 8640 por medio del cual se aprueba el financiamiento para el Proyecto denominado “Introducción de Instrumentos Financieros basados en el Mercado a los Proyectos de Gestión Ambiental”, conocido como “Ecomercados II”
Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 de 24 de octubre de 1990.
Ley de Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales N° 8968 de 7 de julio del 2011.
Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos N° 8454 de 30 de agosto 2005.
Ley de Regulación del derecho de petición N° 9097 de 26 de octubre del 2012.
Ley de Igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad Nº 7600
Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos N° 8220 del 11 de marzo de 2002.
Ley N° 8, Código Fiscal de 31 de octubre de 1885.
Código Civil Ley No.63 de 28 de setiembre de 1887
Código de Comercio Ley Nº 3284 del 30 de abril de 1964
Código Notarial, Ley N° 7764 de 22 de noviembre de 1998.
Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422 de 29 de octubre de 2004.
Ley contra la Delincuencia Organizada N° 8754 de 22 de julio de 2009.
Ley de Contratación Administrativa N° 7494 de 02 de mayo de 1995.
Ley de derechos de autor y derechos conexos Nº 6683
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131 de 18 de setiembre de 2001.
Ley de la defensa del idioma español y lenguas aborígenes costarricenses Nº 7623
Ley de la Reforma, Adición y derogación de varias normas que regulan materias relacionadas con propiedad intelectual. Nº 8686
Ley de Reorganización Judicial, Reformas a la Ley Orgánica del Poder Judicial N° 7728 de 15 de diciembre de 1997.

Estructura administrativa del archivo:

• La Unidad de Archivo depende del Departamento Administrativo. (se adjunta organigrama).

Gestión de documentos y política de ingresos: Se cuenta con un Reglamento para la Gestión de los documentos del Fonafifo y la unidad vela por la adecuada gestión de los documentos en cualquier soporte, con el apoyo de cada área. Las transferencias documentales, se reciben cada año de acuerdo a un cronograma previamente coordinado con cada oficina y al procedimiento y la guía para la transferencia de documentos al Archivo Central.

Edificio:

• Introducción: El edificio en donde se ubica el Fonafifo es propiedad del Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM), el mismo fue construido en el año de 1994. El edificio presenta un frente de 175,10 m a camino privado que en realidad funciona como calle pública, otro frente de 127,14 m a calle pública, ambas calles son asfaltadas. Cuenta con los servicios públicos que dispone la zona. Su superficie es de 20 679,95 m2. El edificio está compuesto por 7 niveles: un sótano, una planta baja y 5 niveles superiores, de los cuales el FONAFIFO ocupa el piso 1 y el piso 2. El depósito del Archivo Central se encuentra en el sótano. Estructura: el sistema estructural del edificio se encuentra compuesto por marcos con muros de carga y de corte, con vigas y columnas de concreto armado de diferentes peraltes de acuerdo a la sección, entre ellas y en el sótano con mayor peralte aún. Paredes: son muros de concreto armado y fibrocemento. Piso: El piso del depósito es de concreto para tránsito pesado. Cielo raso: los cielos rasos son casi en su totalidad de láminas de fibra mineral (otras fibras de vidrio) suspendidas en perfiles de aluminio. Puerta: de madera. Marcos de ventanas: los marcos de ventanas son de perfiles de aluminio.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 22.5
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 357.03
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 10.97
• Metros lineales estantería ocupados: 346.06
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 22.5
• Metros lineales de estantería disponibles: 10.97
• Metros lineales de estantería ocupados: 346.06

Documentación:

Metros lineales de documentación: 346.06

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Se cuenta con listas de remisión de los documentos que ingresan y con inventarios de los documentos custodiados en el Archivo Central.

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 1

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? No

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: No
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: Sí

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: L-V: 8-16 HORAS

Cerrado al público:

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: El acceso al depósito es exclusivo para la encargada de la Unidad de Archivo, en caso de ser necesario en ausencia de la encargada de la Unidad; la jefatura del Departamento Administrativo o quién este asigne.

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 46332

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA

Nota: Materias:
ECONOMIA, COMERCIO Y HACIENDA
DERECHO Y ADMINISTRACION
DEMOGRAFIA Y GEOGRAFIA
AGRICULTURA
MEDIOS DE COMUNICACION
FOTOGRAFIA
MEDIO AMBIENTE Y ECOLOGIA
HISTORIA DE AMERICA
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Archivos convencionales m.l. .......: 2
Documentos legibles a máquina ......: 10
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Documentos audiovisuales ...........: 151
a) Imagen fija ...................: 150
b) Imagen animada ................: 1
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Notas antiguas:
NOTA AL APARTADO DE DIRECCION DEL ARCHIVO:
E-MAIL: FONAFIFO@SOL.RACSA.CO.CR

Georreferencia: No