Identificador: BO. 30101. UMSS-CBB

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN DE COCHABAMBA (BOLIVIA)

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Universitarios

Subcategoría:

Gestión: Otras Administraciones Públicas

Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Bolivia

CC.AA./1ª División: Departamento de Cochabamba

Provincia/2ª División: Provincia Cercado

Municipio: COCHABAMBA

Núcleo de Población menor:

Dirección: Final Jordán esquina Oquendo (Campus Central edificio Multiacadémico) 

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso:

Parking Público:

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• 59144544098
• 59144232541
• 59144232542
• 59144115900

Fax:

• 59144115900

Correo electrónico:

• archivos@umss.edu.bo
• ml.bald@umss.edu.bo

Página Web:

• http://www.umss.edu.bo

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Argote Mejía
• Nombre: María Lucy
• Cargo: Jefe de Archivo
• Fecha de Nombramiento: 1998-11-01

Informante:

• Apellidos: Argote Mejía
• Nombre: María Lucy
• Cargo: Jefe de Archivo
• Fecha de Cumplimentación: 2005-03-18

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

El Archivo Central de San Simón resguarda, la documentación histórica de Universidad de 1832 a la fecha. En primera instancia el archivo de los documentos estaba encomendado al Secretario del Rectorado, por encargo del Secretario General de la Universidad, Enrique Ley Meruvia.
En 1955 se decide la creación de un ítem para el cargo de Archivero. Hasta ese año el Dr. José Francisco Lora, Secretario del Rectorado, había tenido la misión de organizar los documentos. En marzo de 1955 Lora, eleva un informe sobre la situación del Archivo General:
- 426 volúmenes empastados
- 13 paquetes de documentos año 1948, 1949, 1950, 1951 y 1952
- 85 paquetes de documentos y correspondencia de los años 1846 a 1927, envueltos en papeles y amarrados con pitas sin empastar
- 44 montones de papeles diversos conteniendo más de un millar de fojas desordenadas
Los 161 paquetes de documentos sin empastar no ofrecen ninguna seguridad para la conservación.
En esta misma fecha elabora el primer catálogo con la finalidad de facilitar el trabajo de búsqueda y ubicación de los originales para las certificaciones o testimonios que otorga la Universidad.
Por otro lado, cabe hacer notar que los documentos no estaban organizados bajo técnicas universales para archivos. De ahí la necesidad de contratar un profesional en el área.
En 1955 el Archivo constaba de varias áreas de documentación:
- Archivo de 1826 a 1900, constaba de 72 libros empastados y 7 paquetes de documentos en desorden
- Archivo de 1901 a 1930, constaba de 128 libros empastados y 37 paquetes de documentos en desorden
- Archivo de 1931 a 1952, constaba de 213 volúmenes empastados y 73 paquetes de documentos en desorden
- Archivo de 1953 y 1954, constaba de 16 libros empastados y 16 paquetes para empastar.
El Archivo Central tiene singular valor histórico, ya que seguramente es uno de los más importantes de Cochabamba la UMSS es la primera institución cultural- educativa del Departamento.
En su vida institucional más reciente, existen dos períodos importantes:
- El periodo de cambio que ha experimentado el Archivo Central en 1995, cuando la Dirección adopta la sistematización de los registros codificados en software especializado para Archivos.
- A partir del 2000 el archivo se abre al público interno y externo de la Universidad, a través de una Resolución Rectoral. Se otorga al Archivo Central la potestad de ser la única unidad autorizada para comparar y verificar la autenticidad de documentos resguardados para su posterior legalización por las autoridades superiores, en vista de dar fiel cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Código Civil.
Esta interacción permite la captación de recursos propios por la venta de servicios que presta esta unidad a la comunidad universitaria y público externo, fondos que le permiten el equipamiento tecnológico para la sistematización de registros. Desde luego que es de suma importancia continuar con la informatización de la documentación histórica, sobre todo para un resguardo en preservación de cualquier pérdida, robo o desastre natural y la tarea fundamental es la socialización y difusión de la normativa universitaria para que los mandos superiores asuman la correcta toma de decisiones cumpliendo leyes establecidas para la enseñanza superior.
Asimismo a través de un software actualizado, se sigue con la clasificación y codificación para un ordenamiento riguroso, que permita una fácil localización de los documentos

Fundación del archivo:

• Fecha: 1832-01-01
• Norma(s):

Año de apertura al público del archivo:

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: No

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales:

Estructura administrativa del archivo:

• Jefatura de Archivo
• Área de Atención al Cliente
• Área de Verificaciones
• Área de Informatización
• Área de Preparación de Tomos
• Área de Empastado

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El Archivo Central cuenta con tres depósitos continuos, el piso esta alfombrado en uno de ellos y en los otros es de mosaico. Las paredes son de cemento y ladrillo
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 0
• Metros cuadrados de depósito: 1461
• Instalaciones para materiales especiales: No

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 303
• Metros lineales estantería fija: 0
• Metros lineales estantería móvil: 0
• Metros lineales estantería disponibles: 0
• Metros lineales estantería ocupados: 0
• Estimación aproximada en porcentaje: 0
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 0.0
• Superficie dedicada a depósito: 1461.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 0.0
• Metros lineales de estantería ocupados: 0.0

Documentación:

Metros lineales de documentación: 2078

Fecha del documento más reciente:

Fecha del documento más antiguo:

Descripción somera de los fondos:

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? No

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 0

Número de titulaciones periódicas: 528

¿Existe catálogo? No

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? No

Visitas guiadas: No

Aula didáctica: No

Sala de exposiciones: No

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: No

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: No

Observaciones:

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: No
• Servicio de fotografías: No
• Servicio de reproducciones digitales: No

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: No

Control medioambiental: No

Taller de restauración: No

Laboratorio fotográfico / microfilm: No

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: No

Aparato lector/reproductor de microformas: No

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: No

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: No

Impresora: No

Escáner: No

Nº de Ordenadores de Uso interno:

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? No

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: No
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  Paquete FILE MAKER versión 6.0, un buscador desarrollado para ubicación de los documentos del Archivo Central. En este sistema se consignan los siguientes datos: número, fecha, referencia, nombre de la carrera, descriptor y código. La sección Registro trabaja con el Sistema de Información San Simón (SISS)

Página Web: No

Portal de difusión archivística: No

Acceso Inventario: No

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: No

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: Enero a diciembre. De lunes a viernes de 8:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:30.

Cerrado al público: Sábados y domingos. Feriados establecidos por calendario: 1 de enero (Año Nuevo), lunes y martes de carnaval (fechas movibles), Viernes Santo (fecha movible), 1 de mayo (feriado nacional), Corpus Christi (fecha movible), 6 de agosto (feriado nacional), 14 de septiembre (feriado departamental), 2 de noviembre (día de Todos los Santos), 25 de diciembre (Navidad).

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 43.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 0.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: Sí

Especificación del Acceso Restringido: Previa autorización de Secretaría General

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: No

Identificador de la descripción: 52718

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación:

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Entrevista a María Lucy Argote Mejía, jefe de archivo, análisis de los instrumentos de descripción del archivo y cotejo de la documentación.
  -----------------------------------------------------
  Acuerdo de Cooperación Científica entre la Secretaría de Estado de Cultura del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España y el Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia para la realización del Censo Guía de los Archivos de Bolivia (Departamentos de Tarija y Cochabamba) de 7 de abril de 2004.

Nota: En el primer depósito se encuentran los Diplomas de Bachiller de 1946 a 2005.
Anteriormente los Diplomas Académicos estaban adjuntos a las Tesis, pero desde el año 2004 se ha empezado a separar por razones de espacio.
Los documentos históricos no cuentan con instrumentos de descripción, pero se están realizando gestiones para la microfilmación de éstos.
Además del Archivo Central, la Universidad cuenta con documentación en cada una sus secciones (Dirección Administrativa, Contabilidad, Recursos Humanos y Registro) y en las distintas Unidades Facultativas, algunas de éstas cuentan con depósitos específicos para guardar documentos, otras los mantienen en las oficinas

Georreferencia: No