Identificador: CR. 101. ANCR

Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA

Forma(s) paralela(s) del nombre:

Otra(s) forma(s) del nombre: Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica

Tipo de Institución que conserva los fondos de archivo:

Titularidad: Archivos de titularidad publica

Categoría:

• Archivos Generales y Centrales

Subcategoría:

Gestión: Administración Central

Ciclo Vital:

• Archivo Histórico
• Archivo Intermedio
• Archivo de Gestión
• Archivo Central

Localización y direcciones:

Area geográfica: Iberoamérica

País: Costa Rica

CC.AA./1ª División: Provincia de San José

Provincia/2ª División:

Municipio: CANTON SAN JOSE

Núcleo de Población menor:

Dirección: C/ 900 m. al Sur y 150 m. al Oeste Centro Comercial (restaurante Mc Donalds) Plaza del Sol, Curridabat 41-2020 Zapote

Latitud:

Longitud:

Forma de Acceso: Transporte público y privado

Parking Público: Sí

Teléfono, fax, correo electrónico:

Teléfono:

• (506) 22831400.

Fax:

• (506) 2234 7312

Correo electrónico:

• archivonacional@dgan.go.cr
• director@dgan.go.cr

Página Web:

• http://www.archivonacional.go.cr

Persona de contacto:

Director:

• Apellidos: Barquero Elizondo
• Nombre: Alexander
• Cargo: Director General
• Fecha de Nombramiento: 2018-10-01

Informante:

• Apellidos: Castillo Calivá
• Nombre: Melissa
• Cargo: Asistente de la Dirección
• Fecha de Cumplimentación: 2014-12-19

Historia de la institución que custodia los fondos de archivo:

Desde la época colonial existen directrices emitidas por las autoridades españolas para regular la conservación de los documentos oficiales, tales como cédulas y provisiones, de manera que se pueden documentar algunas normas establecidas durante ese período. Unas de ellas era que los papeles se tenían que guardar bajo tres llaves, custodiadas por personas diferentes y de renombre de la comunidad, con el fin de garantizar la conservación de los documentos.
Asimismo, en el año 1660, el alférez Juan López de Ortega inicia una campaña de recolección de documentos del cabildo bajo la amenaza de severos castigos para los ciudadanos que los retengan. Al sobrevenir la independencia en 1821, las nuevas autoridades dieron muestras de proseguir con la sana costumbre de conservar los documentos al dictar diversas leyes que aseguraron la permanencia de los documentos administrativos y judiciales.
Sin embargo, es en la segunda mitad del siglo XIX cuando se consolida el interés de los costarricenses por preservar su historia, en la figura de don León Fernández Bonilla quien logra la creación de los Archivos Nacionales el 23 de julio de 1881 bajo el gobierno de don Salvador Lara. La primera sede de los Archivos Nacionales fue una casa particular alquilada. Posteriormente, durante los años 1883 a 1889 permaneció en una oficina del Palacio Nacional, para luego trasladarse al edificio de la Universidad de Santo Tomás, donde tuvo su sede hasta el año 1957, luego fue trasladado al edificio María Cristina. Finalmente, en el año 1993, es trasladado a Zapote a un moderno edificio rodeado de zonas verdes, libre de contaminación y con todas las condiciones que exige la Archivística actual.
Según un estudio realizado por José Francisco Murillo sobre el Archivo Nacional, se pueden distinguir tres etapas principales en el desarrollo de esa institución: La inicial, de asentamiento y de replanteamiento. La primera etapa se ubica entre los años 1881-1888 caracterizándose por documentos desorganizados, incompletos y deteriorados, así como por el reducido número de personal y con instalaciones inadecuadas. La segunda etapa corresponde de 1889 a 1957 cuando el Archivo Nacional es instalado en el edificio de la Universidad de Santo Tomás.
Durante este período se inicia la organización de sus fondos y la elaboración de ficheros para su consulta. En 1902 se dicta el Primer Reglamento de los Archivos Nacionales, en el cual se dan lineamientos técnicos para la clasificación y la ordenación de los documentos. En 1934 se crea un timbre de archivo con la finalidad de construir un edificio adecuado para los Archivos Nacionales, pero es hasta 50 años después, en 1993, cuando se inaugura la primera etapa de su edificio. En 1936 se edita la Revista del Archivo Nacional, cuyo objetivo era difundir los fondos documentales en custodia, así como las investigaciones históricas.
El período de replanteamiento (1969 –1990) se caracteriza por un mayor respaldo de las autoridades gubernamentales y por una gran cooperación internacional, sobre todo de la OEA y de la UNESCO que permitieron la capacitación del personal del Archivo Nacional en el exterior, principalmente en Argentina y España, con lo cual su personal adquiere nuevos conocimientos que permiten obtener una nueva visión del quehacer archivístico. Asimismo, por medio de la Ley 5574 de 17 de setiembre de 1974 se crea una Junta Administrativa con nuevas funciones, principalmente la de dotar al Archivo Nacional de un edificio propio. Además, se crea una fuente de financiamiento permanente mediante un impuesto a los cheques y los recursos obtenidos por el timbre de archivos.
A las etapas anteriores, se les debe agregar una cuarta etapa que se podría llamar de consolidación, que se inicia en 1990 con la creación Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos. Mediante esa Ley se dota al Archivo Nacional de un marco jurídico que lo convierte en el Archivo Histórico más grande del país y, en el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo, se logra el sueño acariciado desde 1934 de dotarlo de un edificio moderno con las condiciones adecuadas para conservar el patrimonio documental de Costa Rica. Durante esta etapa, el Archivo Nacional ha logrado destacarse tanto nacional como internacionalmente, principalmente en el Consejo Internacional de Archivos y en la Asociación Latinoamericana de Archivos.
Asimismo, con la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos se genera una reorganización de la estructura orgánica del Archivo Nacional. Entre los cambios más notorios se encuentra la sustitución del Departamento Documental por dos nuevos departamentos: el de Archivo Histórico, con funciones de preservación de la memoria histórica nacional, y el Departamento de Servicios Archivísticos Externos. Este último cuenta con dos unidades, la rectoría del Sistema Nacional de Archivos y el Archivo Intermedio que custodia documentos con valor- administrativo legal de distintas procedencias.
El Archivo Intermedio pertenece al Departamento de Servicios Archivísticos Externos. Desde 1990 (Art. 53 de la Ley N° 7202) custodia documentos de los despachos del Presidente de la República, de las Vicepresidencias y Vicepresidencias, de Ministros, Viceministros y del Consejo de Gobierno. Además, en este archivo están depositados fondos de instituciones públicas que han cerrado, por ejemplo Corporación Costarricense de Desarrollo (Codesa), Transportes Metropolitanos S.A. (Transmesa) y Banco Anglo Costarricense.
La construcción de los depósitos que albergan los documentos del Archivo Intermedio se realiza en varias etapas. La primera obra inicia a partir de la construcción de los depósitos I y II, con la aprobación del presupuesto por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
Posteriormente se amplió la construcción a un tercer depósito, así ratificado por parte de la Junta Administrativa del Archivo Nacional el presupuesto para su construcción.
Debido a la rapidez con que se ocuparon los depósitos, por la recepción de los Fondos del Banco Anglo Costarricense y de la Corporación Costarricense de Desarrollo (Codesa), se mostró la oportunidad para la construcción de un cuarto depósito.
En la actualidad el Archivo Intermedio cuenta con un área de consulta de usuarios, un área administrativa y cuatro depósitos de documentos.
Desde la creación del Archivo Nacional se encuentra en los diferentes organigramas de la institución la existencia de un área responsable de la documentación notarial. Así se puede mencionar:
- En los años de 1881 a 1982 se denominaba “Sección Jurídica”.
- De 1982 a 1990 se encuentra una sección dependiente de la Subdirección, denominada “Protocolos Notariales Actuales”.
- En los años 1990 a 1998 pasa de sección a “Departamento Archivo Notarial”, con tres secciones: Índices Notariales, Reproducciones Notariales y Atención al Público.
- A partir de 1998 su denominación es igual, pero en aras de una estructura más plana que facilite la organización y control desaparecen las tres secciones.
- Actualmente es un Departamento con dos unidades: Gestión y control de documentos y Facilitación y despacho de documentos.
Cabe señalar que actualmente la nomenclatura de “Archivo Notarial” obedece en toda su expresión a las funciones que realiza como archivo, es decir, la función de reunir, organizar, conservar y facilitar los documentos notariales originales.
En cuanto a la dependencia jerárquica del Archivo Notarial lo es la Dirección General del Archivo Nacional, mantiene estrecha relación a lo interno de la institución con otros departamentos, especialmente con el Departamento de Conservación, en donde se microfilman, digitalizan, encuadernan y restauran los tomos de protocolo notariales, y con el Departamento de Cómputo que ofrece todo el soporte en cuanto a equipamiento y sistemas informáticos.
A lo externo de la institución tiene estrecha relación con el Consejo Superior Notarial, órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa del Archivo Nacional tiene un representante; con el Colegio de Abogados; con los diferentes registros del Registro Nacional, con el Juzgado Notarial y despachos judiciales en general.

Fundación del archivo:

• Fecha: 1881-07-23
• Norma(s): Decreto N° XXV de 23 de julio de 1881

Año de apertura al público del archivo: 1881

Existencia de Patronato: No

Existencia de Asociación de Amigos del Archivo: No

Integración en sistema archivístico o red de archivos: Sí

Supresión del archivo:

• Fecha:
• Norma(s):

Contexto cultural y geográfico:

Atribuciones, fuentes legales: Leyes:
Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202
Código Notarial, Ley Nº 7764
Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454
Ley General de Control Interno, Nº 8292
Reforma a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Nº 8990
Ley que Autoriza utilización Sistema de Microfilmación de Archivos, Nº 4278
Ley de derechos de autor y derechos conexos, Nº 6683
Ley de reorganización judicial Nº 7728
Ley Nº 8508 Código Procesal Contencioso Administrativo
Ley contra la Corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, Nº 8422 y sus reformas (Leyes 8630 de 2008 y 8445 de 2005)
Ley de creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, Nº 5574
Ley de creación del Timbre de Archivos, Nº 43
Ley de creación de la Revista del Archivo Nacional, Nº 64
Código Fiscal, Ley Nº 8
Ley General de la Administración Pública, Nº 6227
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131
Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494
Ley Contra la delincuencia organizada Nº 8754
Ley Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales Nº 8968
Ley N° 9158 del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios
Ley N° 9097 de Regulación del Derecho de Petición de 2013
Ley General del Control del Tabaco y sus efectos nocivos en la salud N° 9028
Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos N° 8220
Ley de Contratación Administrativa N° 7494
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos N° 8131
Reglamentos:
Reglamento para la presentación de Índices, Decreto Nº 37769-C
Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023-C
Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Nº 33018
Reglamento a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Decreto Nº 37045

Estructura administrativa del archivo:

• Ministerio de Cultura y Juventud
• Junta Adminstrativa
• Dirección General
• Auditoría Interna
• Comisión Nacional de Selección y Eliminación
• Departamento Archivo Notarial
• Departamento Archivo Histórico
• Departamento Servicios Archivísticos Externos (Archivo Intermedio)
• Departamento de Conservación
• Departamento Administrativo Financiero
• Departamento de Cómputo

Gestión de documentos y política de ingresos:

Edificio:

• Introducción: El edificio que alberga al Archivo Nacional de Costa Rica fue construido en dos etapas. La primera, inaugurada en el año 1993, está constituida por tres pisos y un semisótano. En el primer piso se alojan la recepción, la Sala de Consulta, el Departamento Archivo Histórico, el Departamento Servicios Archivísticos Externos, el Área de Certificaciones, la Tesorería, el Departamento Archivo Notarial con dos depósitos de documentos y la Sala de Exposiciones. En la segunda planta se localizan la Biblioteca Especializada y el área de Control de Servicios Generales. El tercer piso alberga la Dirección General, la Subdirección, el Departamento de Cómputo, el Departamento Administrativo Financiero, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Academia Costarricense de Ciencias Genealógicas y la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica. En el semisótano se encuentra el Archivo Central del Archivo Nacional, el aula de capacitación y la bodega de materiales y suministros. La segunda etapa del Archivo fue inaugurada en 1998 y alberga los seis depósitos documentales y el área de trabajo de procesos técnicos archivísticos del Departamento Archivo Histórico. Además, el Departamento de Conservación, el salón multiusos y el comedor. Por último, el Archivo Nacional dispone de un edificio anexo que corresponde al Archivo Intermedio, lo integran tres depósitos documentales y, dentro de ellos, una área de trabajo.
• Uso exclusivo para funciones archivísticas: No
• Uso compartido con otras funciones administrativas: No
• Superficie útil del edificio en metros cuadrados: 13861
• Metros cuadrados de depósito: 17568
• Instalaciones para materiales especiales: Sí

Capacidad total de los depósitos (metros lineales)

• Metros lineales de estanteria (total): 28835.1
• Metros lineales estantería fija: 25079.1
• Metros lineales estantería móvil: 3756
• Metros lineales estantería disponibles: 8433.42
• Metros lineales estantería ocupados: 20401.68
• Estimación aproximada en porcentaje: 70.75
• Año de construcción de edificio:
• Año de última reforma:

Destinado a:

• Todas las funciones de archivo: No
• Exclusivamente a depósito: No

Total Edificio(s):

• Superficie útil total: 13861.0
• Superficie dedicada a depósito: 17568.0
• Metros lineales de estantería disponibles: 8433.42
• Metros lineales de estantería ocupados: 20401.68

Documentación:

Metros lineales de documentación: 18500

Fecha del documento más reciente: 2015-07-01

Fecha del documento más antiguo: 1539-12-01

Descripción somera de los fondos:

Se cuenta con una base de datos compuesta por 1.382.487 registros de documentos y una específica de fotografías con 56.146 registros, además de una guía de fondos, 997.833 fichas y 220 inventarios.

Fondos y otras colecciones custodiadas:  Ver Cuadro de Clasificación

Instrumentos de descripción, guías y publicaciones:

• Dirección General del Archivo Nacional. Guía General de Fuentes. San José de Costa Rica, 2001
  (Publicación en CD)

Sala de investigadores

¿Posee el archivo sala de investigadores? Sí

Número de puestos: 58

Número de ordenadores:

Número de lectores microfilm / microforma:

Petición anticipada de documentación: No

Observaciones:

Reserva de documentación: No

Observaciones:

Servicio de ayuda a la investigación: No

Observaciones:

Biblioteca Especializada

¿Posee el archivo Biblioteca Especializada? Sí

Número de monografías: 16618

Número de titulaciones periódicas: 228

¿Existe catálogo? Sí

Enlace a catálogo:

Espacios Públicos

Servicios de difusión

¿Dispone de Salón de actos? Sí

Visitas guiadas: Sí

Aula didáctica: Sí

Sala de exposiciones: Sí

Servicios recreativos

Tienda-Librería: No

Restaurante/cafetería/máquina: Sí

Observaciones:

Alquiler de espacios para uso de terceros: Sí

Observaciones:

Se realiza en la mayoría de los casos el préstamo o alquiler del auditorio para uso de terceros

Servicios de reproducción

¿Existe servicio de reproducción documental? Sí

• Servicio de fotocopias: Sí
• Servicio de microfilms: Sí
• Servicio de fotografías: Sí
• Servicio de reproducciones digitales: Sí

Servicios de conservación

Taller de encuadernación: Sí

Control medioambiental: Sí

Taller de restauración: Sí

Laboratorio fotográfico / microfilm: Sí

Equipamiento

Cámara analógica/digital de captura de imagen fija: Sí

Aparato lector/reproductor de microformas: Sí

Equipo de captura/reproducción de imagen en movimiento y sonido: Sí

Equipo de grabación/audición de registros sonoros: Sí

Impresora: Sí

Escáner: Sí

Nº de Ordenadores de Uso interno: 120

Funciones informatizadas

¿Forma parte del Sistema Integral de Gestión Archivística Estatal? Sí

¿Están las funciones informatizadas? Sí

• Gestión de usuarios: Sí
• Descripción de Fondos: Sí
• Porcentaje descrito de forma informatizada:
• Lenguajes documentales: No
• Otra Información:
  -Sistema Integrado de Gestión de Usuarios, aplicación informática Microsoft Access.-Base de datos de instrumentos de acceso y control de la información, aplicación informática Micro Isis.-Gestor de Información Notarial, aplicación informática Visual Fox Pro 6.0.-Sistema de Control de Fondos Organizacionales, aplicación informática Visual Fox Pro 6.0.

Página Web: Sí

Portal de difusión archivística: Sí

Acceso Inventario: Sí

Porcentaje Aproximado:

Horario:

Mañana: Sí

Tarde: No

Lunes a viernes:

• Sólo mañana: Sí
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Sábados, domingos y festivos:

• Sólo mañana: No
• Sólo tarde: No
• Mañana y tarde interrumpido: No
• Mañana y tarde continuado: No

Horario apertura al público: De Lunes a Viernes a las 08:00 horas a 14:00 horas

Cerrado al público: De Lunes a Viernes a las 16 horas.

Horas de Apertura Semanales en Invierno: 40.0

Horas de Apertura Semanales en Verano: 40.0

Condiciones y requisitos para el uso y acceso:

Restringido: No

Acreditación: No

Accesibilidad:

• Facilidades para personas con discapacidad: Sí

Identificador de la descripción: 52746

Identificador de la institución:

• Identificador del centro responsable de la descripción:
• Usuario Creación:
  • Login:
  • Nombre Apellidos:
• Usuario Modificación:
  • Login: teresav
  • Nombre Apellidos: Teresa Vicente Hernández

Reglas y convenciones:

Estado de elaboración: Publicado

Nivel de detalle:

Fechas de creación, revisión o eliminación:

• Fechas de creación:
• Fechas de modificación: 2022-02-17

Lengua y escritura:

Lengua(s):  

Escritura(s):   

Fuentes:

• Fuente empleada: Migración de las bases de datos antiguas del CIDA
  
  Dirección General del Archivo Nacional. Guía General de Fuentes. San José de Costa Rica, 2001.

Nota:

Georreferencia: No