Código de Referencia: ES.28079.AGUCM/UCM.04.1.08

Título /Nombre Atribuído: 04.1.08 EXPEDIENTES DE AFILIACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL

[c] 01-01-1953 / 31-12-1991

Nivel de Descripción: Serie

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Durante toda la existencia de la función, ha venido siendo gestionada por las unidades encargadas de la gestión de los seguros sociales en la Universidad: Negociado de Personal (1958-1966); Subsección de Personal (1966-1971); Negociado de Seguros Sociales (1967-1977); Negociado de Seguros y Servicios Sociales (1977-1979); Adjuntía de Sección de Seguros y Servicios Sociales (1979-1986); Sección de Seguros y Servicios Sociales (1986-1988), y Sección de Seguridad Social y Derechos Pasivos.

La tramitación de los expedientes es, básicamente, como sigue:

Un vez realizada la contratación del trabajador, el Unidad de Personal correspondiente envía a la de Seguros Sociales los documentos necesarios para dar de alta al trabajador en la Seguridad Social, como son los partes de alta en la empresa, contratos, tomas de posesión como funcionarios o partes de alta en nómina. Con estos datos, la Unidad de Seguros Sociales calcula los coeficientes de cotización y le incluye en el Libro de Matrícula del Personal, con la fecha en la que inicia el servicio y su firma.

En esta situación inicial continuará, hasta que se produzca alguna variación en su situación laboral, que se comunicará desde la Unidad de Personal a la de Seguros Sociales, para los efectos que produzcan en los distintos conceptos de cotización, como es el caso de variaciones en el puesto laboral, cómputo de trienios o retroactividades de afiliación.
El último proceso, será el momento de la baja o el cese del trabajador, que también será comunicado a la Unidad de Seguros Sociales por la de Personal, para que inicie el correspondiente proceso (jubilación o invalidez), y darle de baja en la Seguridad Social, lo que se comunica al Instituto Nacional de la Seguridad Social mediante un parte de baja y las liquidaciones correspondientes. Si el trabajador cesa en su puesto, pero no se jubila, se realizará su consiguiente liquidación así como los certificados de la Universidad para el Instituto Nacional de Empleo, de los servicios prestados.
La Universidad realizará una solicitud a la Tesorería Territorial de la Seguridad Social para la distribución de los topes máximos y mínimos de cotización por pluriempleo del trabajador. Esta solicitud será elevada a la Tesorería General de la Seguridad Social, la cual, una vez cumplimentada la devuelve a la Universidad.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: La documentación de esta serie fue ingresada de forma irregular en el AGUCM en una fecha indeterminada entre 1995 y 1999. No obstante, en enero de 2002 se dio forma legal a a esta entrega realizando la correspondiente Relación de Transferencia

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La serie se produce como consecuencia de la gestión de los diferentes procesos básicos derivados de la afiliación a la Seguridad Social del personal de la Universidad. A partir de 1992, el control de todo este procedimiento se realiza mediante la Base de Datos de Seguridad Social de la Universidad.
Los expedientes pueden contener los siguientes documentos:

- Partes de alta y baja en la Seguridad Social.
- Libros de Matrícula.
- Partes de alta y baja en nómina.
- Partes de alta y baja en la Universidad.
- Oficios de la Universidad (Unidades de Personal a la de Seguros Sociales), con los datos laborales del interesado, como fecha del alta, del cese, variaciones, datos personales, cargo y lugar donde ejerce.
- Contratos.
- Tomas de posesión como funcionarios.
- Cómputo de trienios.
- Liquidaciones.
- Certificados de la Universidad para el I.N.E.M.
- Declaración de los motivos de la baja o del cese.

Valoración, Selección, Eliminación: La serie fue valorada por la Comisión Calificadora de Documentos de la UCM en su sesión de 12 de julio de 2002; esta valoración fue aprobada por Resolución de 22 de julio de 2002 (BOCM de 22 de octubre). Se dispuso su conservación permanente. Los expedientes se transferirán al Archivo Administrativo del Rectorado al año siguiente de producirse la baja laboral del trabajador. Al sexto año, los expedientes se transferirán al Archivo Central

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Acceso restringido a los interesados, de acuerdo con el art. 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los arts 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. No obstante, cabrá la comunicación de los datos al INSS, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 36.3 del Real Decreto Legislativo 1/1994, de 20 de junio, del Texto Refundido de la Ley de Seguridad Social.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Mecanografiados.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: REGULAR

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

En los centros sanitarios se conserva el original del volante de asistencia emitido por la unidad productora.

Existencia y Localización de las Copias: La Mutua colaboradora conserva una copia del parte de accidente de trabajo y otra de los partes médicos de baja y de alta. Los centros sanitarios conservan copia de los partes médicos de baja

Unidades Relacionadas por Procedencia: - Fichero informatizado de Seguridad Social y Derechos Pasivos, regulado por la Resolución de 15 de diciembre de 1994 que regula los ficheros automatizados con datos personales de la UCM
- Banco de Datos en materia de pensiones públicas, regulado por RD 2566/1985, de 27 de diciembre (BOE 10 de enero de 1986), constituido en el Instituto Nacional de la Seguridad Social y gestionado por dicho organismo.

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: Legislación que afecta a la serie:

- D. de 29 de diciembre de 1948. Unifica la afiliación y cotización y amplia su campo de aplicación (BOE 18 de enero de 1949).
- D. de 7 de junio de 1949, que complementa el D. de 29 de diciembre de 1948, en materia de afiliación, recaudación de cuotas y salarios (BOE 23).
- O. de 9 de abril de 1951, que establece el plazo de altas y de bajas de afiliación (BOE 16).
- O. de 6 de agosto de 1958, sobre plazos y prestaciones en la afiliación a los Seguros Sociales (BOE 20).
- Ley de 26 de diciembre de 1958, sobre el personal al servicio del Estado, Corporaciones Locales y Organismos Autónomos (BOE 29).
- O. de 29 de diciembre de 1960. Cotización y relaciones nominales de Organismos del Ministerio de Educación Nacional (B.O. Min. Educación Nacional, número 8 de 1961).
- O. de 11 de enero de 1961, sobre las normas a aplicar al personal no funcionario del Ministerio de Educación Nacional (B.O. Min. Educación Nacional, número 12).
- Ley 193/1963 de 28 de diciembre, de Bases de la Seguridad Social (BOE 30).
- R. de 1 de diciembre de 1964, sobre el personal del Ministerio de Educación Nacional (B.O. Min. Educación Nacional número 1 de 1965).
- R. de 25 de octubre de 1965, sobre afiliación de funcionarios interinos o eventuales del Ministerio de Educación Nacional (B.O. Min. Educación Nacional, número 90).
- D. de 21 de abril de 1966, Texto Articulado I y II de la ley de Bases de la Seguridad Social. Texto Refundido del Procedimiento Laboral (BOE 22 y 23).
- O. de 21 de abril de 1967, que modifica parcialmente la O. de 28 de diciembre de 1966, sobre aplicación, afiliación, cotización y recaudación (BOE 6 de mayo).
- O. de 7 de julio de 1967, sobre los Libros de Matrícula y las instrucciones para su cumplimentación (BOE 19).
- D. 2043/1971 de 23 de julio, Estatuto del personal al servicio de los Organismos Autónomos (BOE 4 de septiembre).
- D. 2065/1974 de 30 de mayo. Texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social (BOE 20 y 22 de julio).
- R.D. Legislativo 36/1978 de 16 de noviembre, sobre la gestión institucional de la Seguridad Social, la salud y el empleo (BOE 18).
- R.D. 543/1979, de 20 de febrero, sobre el régimen económico y presupuestario de las Universidades Públicas (BOE 23 de marzo)
- R. de 14 de noviembre de 1980. Convenio Colectivo para el Personal Laboral de las Universidades (BOE 11 de diciembre)
- O. de 3 de abril de 1981. Normas de cotización al Fondo Especial de MUFACE (BOE 6).
- R. de 9 de diciembre de 1981. Partes de alta, baja y variaciones de trabajadores: Modificación y requisitos para admisión a trámite (BOE 17).
- R. de 14 de enero de 1985. Aprueba modelos de cotización y dicta normas de actuación para empresas y oficinas recaudadoras en materia de liquidación u recaudación de cuotas (BOE 1 de febrero)
- Ley 26/1985 de 31 de julio. Racionalización de la estructura y la acción protectora de la Seguridad Social (BOE 1 de agosto).
- R.D. 1258/1987, de 11 de septiembre, que regula la inscripción de empresas y la afiliación, altas, bajas y variaciones de personal, en el campo de aplicación del Sistema de la Seguridad Social (BOE 13 de octubre)
- R.D. 1084/1988, de 2 de septiembre. Profesores asociados y de empleo interino de Cuerpos Docentes Universitarios, con dedicación a tiempo parcial: aplicación del régimen (BOE 27).
- R. de 4 de septiembre de 1990. Convenio colectivo del Personal Laboral de la Administración (BOE 20).
- R.D. 1517/1991, de 11 de octubre. Reglamento General de Recaudación (BOE 25).
- O. de 8 de abril de 1992. Desarrolla el Reglamento General de Recaudación (BOE 15l).
- O. de 17 de enero de 1994, sobre presentación de solicitudes y afiliación y altas de los trabajadores y de afiliación, altas y bajas relativas a determinados trabajadores contratados a tiempo parcial (BOE 24).
- R.D. Legislativo 1/1994, de 20 de junio. Texto Refundido de la ley General de la Seguridad Social (BOE 29).
- Ley 13/1995, de 18 de mayo. Contratos de las Administraciones Públicas. (BOE 19).
- Ley 9/1996, de 15 de enero, de Aguas. Modifica los artículos 20,21 y 34 de la Ley reguladora de los contratos de las Administraciones Públicas (BOE 17).
- R.D. 84/1996 de 26 de enero. Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores (BOE 27 de febrero de 1996).
- Ley 53/1999 de 28 de diciembre. Modifica la Ley 13/95 de 18 de mayo, reguladora de los contratos de las Administraciones Públicas (BOE 29).

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada por AGUCM, en septiembre de 2002. Revisiones realizadas por AGUCM en octubre de 2004 y febrero de 2006.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997.
Acuerdo del Pleno de la Conferencia de Archiveros de Universidad de 17 de junio de 2005 [http://www.crue.org/CAU/inicio.htm]

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