Código de Referencia: ES.28079.AGUCM/UCM.03.1.01

Título /Nombre Atribuído: 03.1.01 EXPEDIENTES DE ACTOS ACADÉMICOS

[c] 01-01-1840 / 31-12-2007

Nivel de Descripción: Serie

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Durante el período de vigencia de la Ley de 1857, la organización de actos solemnes y el cumplimiento del protocolo universitario estaban encomendados directamente al Rector. Pero la Ley de Ordenación de la Universidad Española de 1943 traspasa estas funciones de forma expresa al Secretario General, quien las continuará detentando en lo sucesivo. No obstante, en 1991 se le encomiendan a específicamente a la Oficialía Mayor, en la que se mantendrá desde entonces. Dentro de la Oficialía Mayor, en 1991 se crea la Sección de Coordinación y Protocolo, que queda encargada de estas tareas. En 1999 la Sección se integra en el nuevo Servicio de Oficialía Mayor. En 2001 estas funciones, dentro de la Oficialía Mayor, se encomiendan a la nueva Sección de Coordinación y Procesos Electorales, dentro del que se configura un Negociado de Protocolo, todos integrados en el también recién creado Servicio de Coordinación y Protocolo.

El procedimiento de tramitación es el siguiente:

A: CELEBRACIÓN DEL DÍA DE SANTO TOMÁS DE AQUINO

1. El Secretario General solicita a los Decanos y Gerentes de los centros una relación de los doctores que leyeron su tesis en el curso anterior.
2. La Oficialía Mayor elabora una lista completa de doctores del curso anterior
3. El Secretario General envía una carta a los doctores pidiéndoles confirmación de su asistencia al acto
4. La Oficialía Mayor elabora la lista lista de doctores asistentes
5. El Secretario General escribe a los doctores asistentes comunicándoles los detalles del acto y el ceremonial
6. El Secretario General envía las invitaciones oportunas a los Decanos y Directores de centros
7. El Rector o el Secretario General envían las invitaciones oportunas a los invitados especiales, en su caso
8. La Oficialía Mayor elabora los modelos de invitaciones y de libro del protocolo
9. La Oficialía Mayor se encarga de los detalles de la ceremonia: ornamentación, música, aparcamientos, etc.
10. Se desarrolla la ceremonia
11. El Secretario General envía a los doctores el título de investidura

B. APERTURA DE CURSO:
1. El Secretario General informa al centro correspondiente de su turno en la elaboración del discurso de apertura y de la necesidad de designar un profesor al efecto. Desde 1993, el profesor designado por el centro es sometido a la aprobación del Rector.
2. La Oficialía Mayor elabora las listas de catedráticos eméritos y de profesores que han tomado posesión de sus cargos en el curso anterior. A partir de estas listas, el Secretario General envía la invitación correspondiente a los eméritos, los nuevos profesores y sus padrinos, junto con las instrucciones oportunas.
3. El Rector envía las invitaciones a las autoridades pertinentes, y el Secretario General lo hace a los Decanos y Directores.
4. La Oficialía Mayor, en coordinación con otras unidades administrativas, se encarga de los detalles de la ceremonia: trabajos de imprenta, aparcamiento, seguridad, limpieza y decoración, ubicación de los invitados, etc.
5. Se desarrolla el acto, que incluye:
5.1. Discurso del Secretario General, dando lectura a la memoria resumida del curso anterior
5.2. Discurso de apertura de curso, por el profesor designado
5.3. Juramento o promesa de los nuevos profesores
6. La Oficialía Mayor envía al profesor que ha elaborado y leído el discurso de apertura varios ejemplares de la publicación del mismo.

C. ACTOS EXTRAORDINARIOS:
1. El órgano correspondiente decide la celebración del acto
2. La Oficialía Mayor, junto con a Secretaría y el Gabinete del Rector, elaboran las listas de invitados y el ceremonial del acto
3. El Rector o el Secretario General envían las invitaciones oportunas
3. La Oficialía Mayor comunica a los responsables de las instituciones que comparen el edificio el día del acto, a fin de que se deje libre el aparcamiento.
4. La Oficialía Mayor se asegura del correcto funcionamiento de los detalles del acto: ornamentación, música, personal auxiliar, etc.
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo confirma la lista de asistentes al acto y realiza su distribución física sobre el plano de la sala
6. En la fecha prevista, se desarrolla el acto, según el protocolo.

D. INVESTIDURA DE DOCTORES "HONORIS CAUSA":
1. El Consejo de Gobierno, a la vista de la propuesta del Departamento correspondiente, con el acuerdo favorable de la Junta de Facultad y de la Comisión correspondiente (generalmente Comisión Académica o Comisión Permanente), aprueba el nombramiento del Doctor Honoris Causa.
2. La Secretaría General, tras averiguar la dirección postal del Doctorando, la comunica a la Secretaría o Gabinete del Rector. El Rector envía al Doctorando la comunicación oficial de su nombramiento.
3. El Secretario General envía al Doctorando una carta indicándole la fecha de la ceremonia y pidiéndole determinados datos personales para confeccionar el traje académico. Se mantiene correspondencia con el Doctorando o sus representantes sobre la fecha de investidura y otros detalles.
4. Paralelamente, el Secretario General comunica oficialmente a la Facultad el nombramiento y les insta a nombrar padrino para el acto. La Facultad, a través de su Decano o de su Secretario, responde con el nombre del padrino propuesto, que deberá ser aprobado por el Consejo de Gobierno
5. El Rector firma el Decreto de nombramiento
6. El Secretario General comunica al Doctorando los detalles relativos a su estancia en Madrid, en caso necesario. Puede establecerse correspondencia al respecto.
7. El Oficial Mayor elabora y corrige los modelos de los diferentes impresos relativos al acto (invitación, protocolo, título, etc.).
8. El Oficial Mayor comunica la fecha y hora del acto a los Servicios Generales de la Universidad para disponer del personal necesario y atender a los detalles del acto. Igualmente, en su caso, lo comunica a las instituciones con las que se comparte el edificio de San Bernardo para organizar la disponibilidad del aparcamiento y de otros espacios comunes.
9. El Oficial Mayor elabora las listas de invitados, incluyendo a los profesores eméritos. El Rector envía las invitaciones correspondientes a las autoridades civiles, y el Secretario General hace lo propio con los Decanos y Directores de Escuelas Universitarias.
10. Se desarrola el acto, que incluye:
10.1. Palabras de bienvenida del Rector
10.2. Laudatio por parte del padrino
10.3. Discurso del Doctorando
10.4. Entrega del título y del Libro de la Ciencia
11. En caso necesario, el Oficial Mayor gestiona el pago al Doctor o a la Agencia de Viajes correspondiente de los gastos de viaje y estancia; en ocasiones, se mantiene correspondencia a este respecto.
12. En ocasiones, el Secretario General recibe peticiones de publicación del discurso del Doctor, o solicitudes de ejemplares del mismo, y resuelve.

E: CONCESIÓN DE LA MEDALLA DE SERVICIOS PRESTADOS:
1. Anualmente, el Servicio de Coordinación y Protocolo solicita a los Gerentes o Administradores de Centros, así como a las unidades encargadas de la gestión de personal en los Servicios Centrales, que envíen relación de los datos de los funcionarios jubilados el curso anterior.
2. Los Centros envían la relación junto con copia del Acuerdo de propuesta de la Junta de Facultad
3. Para los Servicios Centrales, las unidades correspondientes envían un informe con sus datos y la existencia, en su caso, de notas favorables o desfavorables.
4. Las listas correspondientes en someten a su aprobación por el Consejo de Gobierno, previo informe favorable de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno.
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo notifica la concesión a los interesados
6. Se imponen las medallas durante el acto de apertura de curso
7. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía los diplomas acreditativos a los interesados

F: CONCESIÓN DE LA MEDALLA DE HONOR:
1. La Comisión Permanente del Consejo de Gobierno, a propuesta de cualquiera de sus miembros, propone al Consejo de Gobierno la concesión de la Medalla de Honor.
2. El Consejo de Gobierno aprueba la propuesta
3. El Rector firma el Decreto de concesión
4. Paralelamente, el Rector comunica la concesión al interesado, que puede contestar
5. En ocasiones, se encarga a un profesor la redacción de un discurso de presentación del interesado
6. El Servicio de Coordinación y Protocolo encarga los trabajos de imprenta pertinentes: invitaciones, protocolo, etc.
7. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora las listas de invitados, y el Secretario General envía las invitaciones
8. El Servicio de Coordinación y Protocolo gestiona los detalles del acto: aparcamiento, ornamentación, personal, etc.
9. Se desarrolla el acto, que incluye:
9.1. Discurso de presentación, en su caso
9.2. Entrega de la Medalla y del Diploma acreditativo
10. En ocasiones, la entrega de las Medallas de Honor se realiza durante el acto de apertura de curso, por lo que los pasos 5-9 se realizan conjuntamente.

G: ACTOS DE GRADUACIÓN:
1. El Rector invita a algún miembro de la Casa Real a presidir el acto.
2. Una vez aceptada la invitación y confirmado el día y la hora, el Rector o el Vicerrector de Alumnos lo comunican a los Decanos y Directores, señalándoles la obligación de asistir personalmente o mediante un representante. Paralelamente, el Rector invita al acto a las autoridades civiles: Presidentes del Gobierno y de la Comunidad Autónoma, Ministro de Educación y Consejero correspondiente, Alcalde de Madrid.
3. La Oficial Mayor comunica a los responsables de las instituciones que comparen el edificio el día del acto, a fin de que se deje libre el aparcamiento.
4. La Oficial Mayor envía a los Decanos y Directores las invitaciones al acto. En algunos casos, el Rector realiza también una invitación personal paralela.
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo confirma la lista de asistentes al acto y realiza su distribución.
6. En la fecha prevista, se desarrolla el acto, según el protocolo.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: La documentación de esta serie se transfiere regularmente al Archivo del Rectorado desde el Servicio de Coordinación y Protocolo.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La serie se genera por las gestiones encaminadas a asegurar la adecuada celebración de los actos académicos.

Cada tipo de acto lleva un trámite algo diferente:

A) ACTOS ACADÉMICOS NO REGLADOS:
1. El órgano correspondiente decide la celebración del acto
2. La Oficialía Mayor, junto con la Secretaría y el Gabinete del Rector, elaboran las listas de invitados y el ceremonial del acto
3. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía las invitaciones oportunas
3. La Oficialía Mayor comunica a los responsables de las instituciones que comparen el edificio el día del acto, a fin de que se deje libre el aparcamiento.
4. El Servicio de Coordinación y Protocolo se asegura del correcto funcionamiento de los detalles del acto: ornamentación, música, personal auxiliar, etc.
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo confirma la lista de asistentes al acto y realiza su distribución física sobre el plano de la sala
6. En la fecha prevista, se desarrolla el acto, según el protocolo.

B) ACTOS ACADÉMICOS DE GRADUACIÓN:
1. El Rector invita a algún miembro de la Casa Real a presidir el acto.
2. Una vez aceptada la invitación y confirmado el día y la hora, el Servicio de Coordinación y Protocolo lo comunican a los Decanos y Directores, señalándoles la obligación de asistir personalmente o mediante un representante. Paralelamente, el Rector invita al acto a las autoridades civiles: Presidentes del Gobierno y de la Comunidad Autónoma, Ministro de Educación y Consejero correspondiente, Alcalde de Madrid.
3. La Oficial Mayor comunica a los responsables de las instituciones que comparen el edificio el día del acto, a fin de que se deje libre el aparcamiento.
4. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía a los Decanos y Directores las invitaciones al acto. En algunos casos, el Rector realiza también una invitación personal paralela.
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo confirma la lista de asistentes al acto y realiza su distribución física sobre el plano de la sala
6. En la fecha prevista, se desarrolla el acto, según el protocolo.

C) ACTOS ACADÉMICOS DE APERTURA DE CURSO:
1. El Servicio de Coordinación y Protocolo informa al centro correpondiente de su turno en la elaboración del discurso de apertura y de la necesidad de desginar un profesor al efecto. Desde 1993, el profesor designado por el centro es sometido a la aprobación del Rector.
2. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora las listas de profesores numerarios que han tomado posesión de sus cargos en el curso anterior. A partir de estas listas, envía la invitación correspondiente a los nuevos profesores y sus padrinos, junto con las instrucciones oportunas.
3. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía las invitaciones a los Decanos y Directores y a las autoridades oportunas.
4. El Servicio de Coordinación y Protocolo, en coordinación con otras unidades administrativas, se encarga de los detalles de la ceremonia: trabajos de imprenta, aparcamiento, seguridad, limpieza y decoración, ubicación de los invitados, etc.
5. Se desarrolla el acto, que incluye:
5.1. Discurso del Secretario General, dando lectura a la memoria resumida del curso anterior
5.2. Discurso de apertura de curso, por el profesor designado
5.3. Entrega de las Medallas de Honor y de Servicios Prestados
5.4. Juramento o promesa de los nuevos profesores
6. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía al profesor que ha elaborado y leído el discurso de apertura varios ejemplares de la publicación del mismo.

D) INVESTIDURAS DE DOCTORES "HONORIS CAUSA":
1. La Junta de Gobierno, a la vista de la propuesta del Departamento correspondiente, con el acuerdo favorable de la Junta de Facultad y de la Comisión correspondiente (generalmente Comisión Académica o Comisión Permanente), aprueba el nombramiento del Doctor Honoris Causa.
2. El Servicio de Coordinación y Protocolo, tras averiguar la dirección postal del Doctorando, la comunica a la Secretaría o Gabinete del Rector. El Rector envía al Doctorando la comunicación oficial de su nombramiento.
3. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía al Doctorando una carta indicándole la fecha de la ceremonia y pidiéndole determinados datos personales para confeccionar el traje académico. Se mantiene correspondencia con el Doctorando o sus representantes sobre la fecha de investidura y otros detalles.
4. Paralelamente, el Secretario General comunica oficialmente a la Facultad el nombramiento y les insta a nombrar padrino para el acto. La Facultad, a través de su Decano o de su Secretario, responde con el nombre del padrino propuesto, que deberá ser aprobado por la Junta de Gobierno
5. El Rector firma el Decreto de nombramiento
6. El Servicio de Coordinación y Protocolo comunica al Doctorando los detalles relativos a su estancia en Madrid, en caso necesario. Puede establecerse correspondencia al respecto.
7. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora y corrige los modelos de los diferentes impresos relativos al acto (invitación, protocolo, título, etc.).
8. El Servicio de Coordinación y Protocolo comunica la fecha y hora del acto a los Servicios Generales de la UCM para disponer del personal necesario y atender a los detalles del acto. Igualmente, en su caso, lo comunica a las instituciones con las que se comparte el edificio de San Bernardo para organizar la disponibilidad del aparcamiento y de otros espacios comunes.
9. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora las listas de invitados, incluyendo a los profesores eméritos, y envía las invitaciones correspondientes a las autoridades civiles, y a los Decanos y Directores de Escuelas Universitarias.
10. Se desarrolla el acto, que incluye:
10.1. Entrega del título y del Libro de la Ciencia
10.2. Laudatio por parte del padrino
10.3. Discurso del Doctorando
10.4. Palabras del Rector
11. En caso necesario, el Servicio de Coordinación y Protocolo gestiona el pago al Doctor o a la Agencia de Viajes correspondiente de los gastos de viaje y estancia; en ocasiones, se mantiene correspondencia a este respecto.
12. En ocasiones, el Secretario General recibe peticiones de publicación del discurso del Doctor, o solicitudes de ejemplares del mismo, y resuelve.

E) CELEBRACIÓN DEL DÍA DE SANTO TOMÁS DE AQUINO:
1. El Servicio de Coordinación y Protocolo solicita Servicio de Tercer Ciclo una relación de los doctores que leyeron su tesis en el curso anterior, y elabora la correspondiente lista.
2. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía una carta a los doctores pidiéndoles confirmación de su asistencia al acto
3. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora la lista lista de doctores asistentes
4. El Servicio de Coordinación y Protocolo escribe a los doctores asistentes comunicándoles los detalles del acto y el ceremonial
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía las invitaciones oportunas a los Decanos y Directores de centros y, en su caso, a los invitados espaciales
6. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora los modelos de invitaciones y de libro del protocolo
7. El Servicio de Coordinación y Protocolo se encarga de los detalles de la ceremonia: ornamentación, música, aparcamientos, etc.
8. Se desarrolla la ceremonia
9. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía a los doctores el título de investidura

F) CONCESIÓN DE LA MEDALLA DE HONOR:
1. La Comisión Permanente de la Junta de Gobierno, a propuesta de cualquiera de sus miembros, propone a la Junta de Gobierno la concesión de la Medalla de Honor.
2. La Junta de Gobierno aprueba la propuesta
3. El Rector firma el Decreto de concesión
4. Paralelamente, el Rector comunica la concesión al interesado, que puede contestar
5. En ocasiones, se encarga a un profesor la redacción de un discurso de presentación del interesado
6. El Servicio de Coordinación y Protocolo encarga los trabajos de imprenta pertinentes: invitaciones, protocolo, etc.
7. El Servicio de Coordinación y Protocolo elabora las listas de invitados, y el Secretario General envía las invitaciones
8. El Servicio de Coordinación y Protocolo gestiona los detalles del acto: aparcamiento, ornamentación, personal, etc.
9. Se desarrolla el acto, que incluye:
9.1. Discurso de presentación, en su caso
9.2. Entrega de la Medalla y del Diploma acreditativo
10. En ocasiones, la entrega de las Medallas de Honor se realiza durante el acto de apertura de curso, por lo que los pasos 5-9 se realizan conjuntamente.

G) CONCESIÓN DE LA MEDALLA DE SERVICIOS PRESTADOS:
1. Anualmente, el Servicio de Coordinación y Protocolo solicita a los Gerentes o Administradores de Centros, así como a las unidades encargadas de la gestión de personal en los Servicios Centrales, que envíen relación de los datos de los funcionarios jubilados el curso anterior.
2. Los Centros envían la relación junto con copia del Acuerdo de propuesta de la Junta de Facultad
3. Para los Servicios Centrales, las unidades correspondientes envían un informe con sus datos y la existencia, en su caso, de notas favorables o desfavorables.
4. Las listas correspondientes en someten a su aprobación por el Consejo de Gobierno, previo informe favorable de la Comisión Permanente.
5. El Servicio de Coordinación y Protocolo notifica la concesión a los interesados
6. Se imponen las medallas durante el acto de apertura de curso
7. El Servicio de Coordinación y Protocolo envía los diplomas acreditativos a los interesados.
Dependiendo del tipo de acto a celebrar, los documentos que conforman los expedientes pueden variar.

A: CELEBRACIÓN DEL DÍA DE SANTO TOMÁS DE AQUINO:
- Minutas de oficios del Secretario General a los Decanos y a los Gerentes para que envíen relación de los doctores del curso anterior
- Minuta de la carta del Secretario General a los doctores para que comuniquen su asistencia. A veces, contestación del interesado
- Listado de doctores y de doctores que asistirán al acto. A veces, también en borrador
- Resumen del número de doctores
- Esquema del desarrollo del acto
- Minuta de la carta del Secretario General a los doctores que van a asistir enviándoles la invitación y las normas del acto de investidura
- Minuta de la circular del Secretario General a los Decanos y Directores de Escuela Universitaria enviando las invitaciones oportunas
- Modelos de imprenta, con correcciones. En ocasiones, presupuesto de los trabajos
- Listas de invitados
- Minutas de cartas del Secretario General y, eventualmente, del Rector a invitados especiales. En ocasiones, contestación de los invitados excusando o confirmando su asistencia
- Minutas de cartas del Secretario General y del Jefe del Servicio de Coordinación y Protocolo a los doctores, dando instrucciones sobre la ceremonia. En ocasiones, contestación de los doctores.
- Minutas de las Notas de Régimen Interior del Oficial Mayor a los Servicios Generales de la Universidad Complutense para que proporcionen el personal necesario o atiendan a los detalles oportunos de la ceremonia
- Copia del plano del Paraninfo, con la ubicación de los asistentes
- Minutas de los oficios del Oficial Mayor a los responsables de las entidades con las que se comparte edificio, en su caso, sobre el uso del aparcamiento y de otras zonas comunes.
- Invitación
- Protocolo
- Minutas de certificados de asistencia
- Minuta de la carta del Secretario General a los Doctores enviándoles el título. A veces, original del certificado de investidura y contestación de los doctores solicitando corrección de errores

B: CONCESIÓN DE LA MEDALLA DE SERVICIOS PRESTADOS:
- Minuta de la carta del Secretario General a los Gerentes o Administradores de centros para que envíen la propuesta de concesión
- Oficios de las unidades encargadas de la gestión del personal, tanto de Servicios Centrales como de centros, a la Oficialía Mayor comunicando los datos de las personas susceptibles de ser propuestas para la medalla
- Comunicación al Oficial Mayor del Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno
- Copia del Acuerdo del Consejo de Gobierno
- Minuta de la carta del Secretario General al interesado, comunicándole la concesión y detalles de la ceremonia. A veces, contestación del interesado
- Minuta de la carta del Secretario General remitiendo el diploma a los interesados. A veces, contestación.
- Listados de personas que recogen la medalla en el acto académico
- Fichas de interesados, donde se anotan sus datos y los del trámite

C: CONCESIÓN DE LA MEDALLA DE HONOR:
- Comunicación a Oficialía Mayor del acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo de Gobierno.
- Copia de Acuerdo del Consejo de Gobierno, con documentación anexa.
- Decreto rectoral. A veces, borrador
- Minuta de la carta del Rector o del Secretario General al interesado, comunicándole la concesión. En ocasiones, copia de la contestación del interesado
- Minuta de la carta del Secretario General al profesor encargado del discurso de presentación del interesando, notificándole el día y la hora.
- Listas de invitados o de comitiva
- Minutas de las cartas del Secretario General a los Decanos y Directores de Escuelas Universitarias enviando las invitaciones para el acto
- Borradores de imprenta
- Minutas de los oficios del Oficial Mayor a los responsables de las entidades con las que se comparte edificio, en su caso, sobre el uso del aparcamiento y de otras zonas comunes.
- Protocolo
- Diploma
- Discurso de presentación
- En ocasiones, dossier de prensa

D. INVESTIDURA DE DOCTORES "HONORIS CAUSA":
- Copia del acuerdo del Consejo de Gobierno aprobando el nombramiento, a veces acompañado de minuta de Nota de Régimen Interior del Secretario General al Decano de la Facultad enviando el acuerdo. Puede incluir copias de los acuerdos del Departamento y Facultad correspondientes, y de la Comisión oportuna proponiendo o aprobando la propuesta. También puede incluir documentación anexa a los acuerdos (curriculum vitae del propuesto, méritos científicos, etc.)
- Minuta de Nota de Régimen Interior del Secretario General a la Secretaría o Gabinete del Rector comunicando la dirección del Doctorando
- Minuta de la carta del Rector al Doctorando comunicándole oficialmente su nombramiento.
- Minuta de la carta del Secretario General al Doctorando proponiéndole la fecha de la ceremonia y solicitándole sus medidas físicas para la confección del traje académico. Suele incluir el cuestionario al respecto.
- Contestación del doctorando enviando sus medidas físicas y aceptando la fecha propuesta; a veces, la contestación se realiza por fax. En algunos casos (por ejemplo, cuando se proponen otras fechas) se mantiene correspondencia sobre este asunto con el Doctorando o sus representantes, incluyendo a veces profesores del Departamento implicado.
- Minuta de oficio del Secretario General al Decano de la Facultad implicada solicitando que nombren un padrino.
- Oficio del Decano de la Facultad proponiendo el padrino. A veces, incluye copia de los acuerdos del Departamento o de la Junta de Facultad al respecto.
- Copia del acuerdo del Consejo de Gobierno aceptando el padrino
- Decreto rectoral, por duplicado
- Minuta de la carta del Secretario General al Doctorando especificándole los dertalles relativos a su viaje y estancia en Madrid, si procede. Puede incluirse la correspondencia cruzada entre el Secretario General, el Oficial Mayor y el Doctorando sobre el particular.
- Borradores de trabajos de imprenta: invitaciones, protocolo, título.
- Minutas de las Nota de Régimen Interior del Oficial Mayor a los Servicios Generales de la Universidad para que proporcionen el personal necesario o atiendan a los detalles oportunos de la ceremonia
- Minutas de los oficios del Oficial Mayor a los responsables de las entidades con las que se comparte edificio, en su caso, sobre el uso del aparcamiento y de otras zonas comunes.
- Minuta de Nota de Régimen Interior del Oficial Mayor al Servicio de Personal Docente solicitando el envío de la lista de profesores eméritos.
- Borradores de listas de invitados.
- Minuta de la circular del Secretario General a los Decanos y Directores de Escuelas Universitarias invitándoles al acto.
- Minuta de las cartas del Rector invitando al acto a las autoridades oportunas.
- Cartas o telegramas de autoridades excusando su asistencia.
- En ocasiones, listas de precedencias y comitiva académica
- Plano del paraninfo, con indicación de la ubicación de los invitados.
- Invitación
- Protocolo
- Discurso de bienvenida del Rector
- Laudatio. A veces, incluye también borradores y ejemplares de su publicación
- Discurso del Doctor. A veces, incluye también borradores y ejemplares de su publicación
- Desde 1996, fotografías del acto
- Minuta de Nota de Régimen Interior del Oficial Mayor al Servicio de Personal Docente enviando copia del título y del Decreto Rectoral. Incluye ambas copias.
- En ocasiones, correspondencia cruzada entre el Oficial Mayor, el Doctor o la Agencia de Viajes implicada sobre pago de gastos del viaje y la estancia
- En ocasiones, correspondencia con instituciones o particulares interesados en publicar el discurso del Doctor o en conseguir ejemplares del mismo.
- En ocasiones, dossier de prensa del acto.
- En ocasiones, protocolo de alguna otra investidura "honoris causa" al mismo interesado en otra Universidad

Desde 1998, pueden realizarse investiduras de varios Doctores "Honoris Causa" en un mismo acto. En este caso, el expediente consta de varios sub-expedientes: uno "general", donde se incluyen los documentos relativos al acto en sí (protocolo, invitaciones, listas de protocolo, comunicaciones sobre detalles del acto, plano con ubicación de los asistentes, etc.), y uno por cada Doctor (propuesta del Departamento, acuerdos favorables de los órganos que procedan, con documentación anexa, documentos relativos al viaje y estancia, ficha, discursos, cartas de invitación, informe de medidas físicas, comunicación formal del Rector, etc.). El Decreto rectoral, único para todos los doctores, aparece en el subexpediente "general"

E: ACTOS ACADÉMICOS EXTRAORDINARIOS Y ACTOS DE GRADUACIÓN:
- Listas de invitados
- Listados de personal de apoyo
- Minutas de cartas del Secretario General o del Rector enviando invitaciones
- Minutas de Nota de Régimen Interior y oficios del Oficial Mayor a las diferentes unidades administrativas y entidades encargadas de los detalles de los actos (ornamentación, música, etc.)
- Minutas de las cartas del Oficial Mayor a los responsables de los centros que comparten edificio con el Paraninfo, sobre el uso del aparcamiento en el día del acto académico.
- Pruebas de imprenta
- Programas de actos
- Comitivas y listas de precedencias
- Invitaciones
- Protocolo
- Discursos e intervenciones
- Documentos finales, en su caso
- En ocasiones, minuta de la Nota de Régimen Interior de envío de copia del pergamino u objeto conmemorativo desde el Servicio de Coordinación y Protocolo al de Patrimonio Histórico

F: ACTOS DE APERTURA DE CURSO:
- Oficio del Secretario General al centro correspondiente para que designe el profesor que elaborará y leerá el discurso de apertura
- Oficio del Decano o Director correspondiente proponiendo el profesor que elabore y lea el discurso de apertura.
- Aceptación por el Rector del profesor propuesto para elaborar y leer el discurso de apertura.
- Nota de Régimen Interior del Oficial Mayor al Servicio de Personal Docente solicitando las listas de catedráticos eméritos y de profesores que han tomado posesión de su cargo en el curso anterior.
- Listas de catedráticos eméritos y de profesores que han tomado posesión de su cargo en el curso anterior (borradores y definitivas). Pueden sustituirse por fichas individuales o por disquetes de ordenador.
- Listados de invitaciones a cursar
- Cartas del Rector a las autoridades pertinentes, enviando las invitaciones al acto
- Oficios del Secretario General a los Decanos o Directores, enviando las invitaciones al acto.
- Cartas del Secretario General a los nuevos profesores y sus padrinos, enviándoles las invitaciones y dándoles las instrucciones oportunas.
- Oficios del Oficial Mayor a las instituciones que comparten el edificio de San Bernardo para que dejen libre el aparcamiento
- Nota de Régimen Interior del Oficial Mayor a las unidades administrativas pertinentes para que se ocupen de diversos detalles: seguridad, limpieza, decoración, personal auxiliar, etc.
- Oficios del Oficial Mayor a la imprenta para que ejecute los trabajos de impresión necesarios. Incluye modelos fotocopiados.
- Plano del paraninfo, con indicación de los lugares asignados a los diversos asistentes.
- Invitación
- Protocolo del acto
- Discurso del Secretario General, incluyendo la lectura de la Memoria resumida del curso anterior.
- Discurso de apertura, publicado (puede incluir también el borrador)
- Fórmula de juramento o promesa para los nuevos profesores
- Cartas de disculpa de los no asistentes.
- Minutas de cartas del Oficial Mayor enviando al profesor que ha elaborado y leído el discurso de apertura determinados ejemplares del mismo.

Valoración, Selección, Eliminación: La serie fue valorada por la Comisión Calificadora de Documentos de la UCM en su sesión de 17 de diciembre de 2003; esta valoración fue aprobada por Resolución de 22 de enero de 2004 (BOCM de 24 de marzo).

Se determinó la conservación permanente de los siguientes documentos:
- minutas de las cartas de invitación a autoridades
- protocolo del acto,
- discursos e informes leidos
- documentos finales
- correspondencia con los receptores de distinciones
- acuerdos y comunicaciones oficiales de concesión de distinciones

Al término del curso siguiente a aquel en que se haya celebrado el acto, se destruirán los documentos que no sean de conservación permanente y el resto del expediente se transferirá al Archivo del Rectorado. A los diez años de la realización del acto, el expediente se transferirá al Archivo Intermedio

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Las comunicaciones con los interesados suelen contener datos de carácter personal, desde sus señas a sus características físicas, protegidos por el art. 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y los arts 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Por tanto, en el caso de los expedientes relativos a la concesión de medallas o de distinciones, sólo serán accesibles a los veinticinco años desde la muerte del interesado o, si esta fecha es desconocida, a los cincuenta años desde la producción del expediente. El resto mantendrá restringidos sólo la correspondencia con algunos intervinientes en el acto, en su caso.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Mayoritariamente español, aunque pueden existir documentos en otros idiomas, sobre todo inglés. Combina la escritura humanística contemporánea con la mecanografiada

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: REGULAR

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: Legislación que afecta a la serie

- R.D. de 17 de mayo de 1856, sobre precedencia en actos públicos
- O. de 22 de mayo de 1859. Reglamento de las Universidades
- R.D. de 6 de febrero de 1920, autorizando a la Universidad de Madrid a otorgar el título de Doctor "Honoris causa" (G. 7)
- R.D. de 10 de enero de 1931. Protocolo en las solemnidades universitarias (G. 11)
- D. 1483/1962, de 27 de junio. Reglamento de Precedencias de Ordenación de Autoridades y Corporaciones (BOE 12 de julio)
- D. 2622/1970, de 12 de septiembre. Modificación del Reglamento de Precedencias (BOE 24)
- O. de 24 de octubre de 1974, que autoriza la creación de la Medalla de la Universidad Complutense de Madrid.
- Resolución de la Junta de Gobierno de la Universidad Complutense de Madrid de 23 de noviembre de 1974. Reglamento de la Medalla de la Universidad Complutense de Madrid.
- Decreto Rectoral de 24 de julio de 1978, sobre concesión de la Medalla de la Universidad Complutense al personal jubilado.
- Resolución de la Junta de Gobierno de la Universidad Complutense de Madrid de 1 de septiembre de 1978. Normas complementarias al Reglamento de la Medalla de la Universidad Complutense de Madrid.
- R.D. 2099/1983, de 4 de agosto. Reglamento de Ordenación de Precedencias en el Estado (BOE 8)
- O. de 27 de septiembre de 1984. Reglamento de las Medallas de Honor y de Servicios Prestados de la Universidad Complutense de Madrid (BOE 25 de octubre)
- R.D. 861/1985, de 24 de abril. Estatutos de la Universidad Complutense de Madrid (BOE 11 de junio)
- Decreto Rectoral de 3 de octubre de 1989 instaurando el Acto Académico de Graduación Universitaria
- Resolución de la Junta de Gobierno de la Universidad Complutense de 22 de marzo de 1996. Creación de la Medalla Internacional Complutense
- Acuerdo de la Junta de Gobierno de la UCM de 28 de mayo de 1992, aprobando la normativa para el nombramiento de Doctores "Honoris Causa"
- D. 58/2003, de 8 de mayo. Estatutos de la Universidad Complutense de Madrid (BOCM 28)

Bibliografía

Francisco GALINO, Del protocolo y ceremonial universitario y complutense, Madrid: Complutense, 1999

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción elaborada por AGUCM, en febrero de 2006.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997.
Acuerdo del Pleno de la Conferencia de Archiveros de Universidad de 17 de junio de 2005 [http://www.crue.org/CAU/inicio.htm]

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