Código de Referencia: ES.28079.AGUCM/UCM.08.3.03

Título /Nombre Atribuído: 08.3.03 ACTAS DE CALIFICACIONES

[c] 01-01-1825 / 31-12-2004

Nivel de Descripción: Serie

Historia Archivística: Ingresos irregulares desde 1964 y transferencias regularizadas desde 1999.

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Al menos desde 1822, la custodia de las actas de los exámenes de todo tipo corresponde al Secretario General de la Universidad, situación que se prolongará durante todo el siglo XIX. Desde 1912 toda la documentación relativa a la vida académica de los alumnos se concentra en las secretaría de las Facultades. Sin embargo, no queda claro el destino de las actas de calificación de los exámenes, que en algunos casos se mantienen en las propias Facultades y en otros se envían a la Secretaría General. Desde 1962, todas las actas de calificaciones se custodian en las propias Facultades.

El procedimiento actual de tramitación es el siguiente:

Procedimiento manual

Concluidos los exámenes, los secretarios de los tribunales entregaban en las secretarías de alumnos los listados con las calificaciones correspondientemente firmadas por los examinadores. Estas calificaciones se pasaban a limpio en las hojas destinadas al efecto. Posteriormente estas hojas eran encuadernadas para formar los libros de actas.

Procedimiento automatizado

Los Decanos/Directores reciben los listados de las convocatorias de examen del Vicerrectorado de Estudiantes para que se proceda a su revisión en el plazo establecido.
Los listados se remiten a las Secretarías de los centros para que se realice la revisión de las convocatorias e incorporen las modificaciones oportunas, si procede. Los listados corregidos se envían a la Sección de Coordinación de Matrícula, donde se graban las modificaciones.
Una vez actualizadas todas las convocatorias, la Sección de Coordinación de Matrícula procede a realizar una simulación de la asignación con el fin de detectar posibles incidencias.
Una vez subsanadas todas las incidencias se ejecuta el proceso de asignación definitiva de las convocatorias a los expedientes de los alumnos. Se informa a las Secretarías de los centros, vía correo electrónico, de que se ha realizado la asignación para que procedan a verificar la corrección de las mismas.
Las Secretarías reciben la comunicación de que la asignación ha sido realizada y realizan las verificaciones oportunas.
Las Secretarías solicitan la generación de actas al Servicio de Coordinación de Matrícula a través de correo electrónico dentro del plazo establecido por el Vicerrectorado de Estudiantes.
Una vez generadas las actas, y tras el cotejo por parte de las secretarías de alumnos, se procede a la impresión de las mismas en los Servicios Informáticos, desde donde se distribuyen a los centros. Allí se realiza el cotejo con los listados de situación de actas.
Cada secretaría procede a la distribución de las actas a los departamentos o directamente a los profesores, para que se proceda a cumplimentarlas con las calificaciones correspondientes.
Una vez cumplimentadas y firmadas, vuelven a la secretaría donde se graban las calificaciones de las actas en el sistema de información mediante la lectura óptica de las mismas. Previamente a la lectura los Servicios Informáticos cargan los ficheros de las actas en los lectores ópticos.
Una vez que se han cargado los datos y se confirma que son correctos, se procede a la grabación de las actas en los expedientes de los alumnos (consolidación de actas).
La Secretaría realiza las modificaciones oportunas para subsanar los errores de consolidación directamente en los expedientes de los alumnos.
La Secretaría clasifica y archiva las actas provisionalmente hasta que se procede a su encuadernación y archivo definitivo.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La función que da origen a la serie es certificar las calificaciones que han obtenido los alumnos como resultado de las evaluaciones a que se han sometido para superar las asignaturas correspondientes a un plan de estudios.

Valoración, Selección, Eliminación: La serie fue considerada de conservación permanente por Resolución del Secretario General de la UCM de 10 de diciembre de 2008 (BOUCM 19 de enero de 2009)

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Acceso restringido. En las actas se incluyen datos personales de los alumnos que son de acceso restringido, de acuerdo con el art. 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el art. 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Combina la escritura humanística contemporánea con la mecanografiada.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias: En muchos casos, los centros docentes mantienen copia de las actas.

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: LEGISLACIÓN QUE AFECTA A LA SERIE:
- Real Orden de 8 de octubre de 1822 que aprueba el reglamento de la Universidad Central.
- Real Orden de 14 de octubre de 1824 (G. 9 de noviembre) que aprueba Plan Literario de Estudios y Arreglo General de las Universidades del Reino
- Real Decreto de 4 de agosto de 1836 (G. 9) que aprueba el Plan General de Instrucción Pública
- Real Orden de 16 de julio de 1842 que aprueba el Reglamento de gobierno interior de la Universidad Central.
- Real Decreto de 17 de septiembre de 1845 (G. 25) que aprueba el Plan General de Estudios
- Real Decreto de 22 de octubre de 1845 (G. 31), que establece un nuevo plan de estudios universitarios.
- Real Orden de 4 de agosto de 1853, que aprueba el Reglamento Interior de la Universidad Central
- Ley de 9 de septiembre de 1857 (G. 19), de Instrucción Pública
- Real Decreto de 22 de mayo de 1859 (G. 25) que aprueba el Reglamento de universidades del Reino
- Reglamento de 20 de julio de 1859 (G. 8 de agosto) de administración de la Instrucción Pública
- Decreto de 25 de octubre de 1868 (G. 26), dando nueva organización a la segunda enseñanza y a las facultades
- Reglamento de 3 de enero de 1870, de organización interna de la Universidad Central.
- Real Decreto de 18 de agosto de 1885 (G. 25) fijando las reglas a que han de someterse los Establecimientos Libres de Enseñanza.
- Real Decreto de 18 de mayo de 1900 (G. 19), que amplía las competencias de los rectores.
- Real Decreto de 10 de mayo de 1901 (G. 15) por el que se aprueba el Reglamento de Exámenes y Grados
- Real Orden de 28 de noviembre de 1911 (G. 29) sobre comprobación de las identidades y calficaciones de los alumnos en los exámenes
- Real Orden de 8 de febrero de 1915 (G. 12), que regula el procedimiento administrativo universitario.
- Real Decreto de 21 de mayo de 1919 G. 22) sobre autonomía universitaria y bases del régimen interior universitario
- Real Decreto de 9 de septiembre de 1921 (G. 30), que aprueba los estatutos de diversas universidades
- Real Decreto de 31 de julio de 1922 (G. 2 de agosto), que deroga el de 21 de mayo de 1919 y la legislación dictada a su amparo.
- Real Decreto-Ley de 9 de junio de 1924 G. 10), otorgando a las universidades personalidad jurídica y carácter de corporaciones de interés público.
- Real Orden de 27 de mayo de 1927 G. 29), otorgando a las universidades autonomía en ciertos aspectos
- Real Decreto-Ley de de 19 de mayo de 1928 G. 21), sobre la reforma de estudios universitarios.
- Real Orden de 18 de diciembre de 1928 (G. 8 de enero de 1929), aprobando los nuevos planes de estudios universitarios
- Real Orden de 29 de enero de 1929 (G. 2 de febrero) sobre propuestas de las pruebas de suficiencia en el examen de asignaturas al final de cada curso.
- Real Orden de 18 de septiembre de 1930 (G. 19) autorizando a las Universidades a reglamentar determinados aspectos de régimen interior
- Decreto de 13 de mayo de 1931 (G. 14), que deroga todas las disposiciones en materia de Segunda Enseñanza y Universidades desde septiembre de 1923
- Orden de 9 de diciembre de 1940 BOE 16), sobre expedición del título de doctor
- Ley de 29 de julio de 1943. (BOE 31), de ordenación de la universidad española
- Decreto de 26 de enero de 1944 (BOE 8 de febrero), implantando la enseñanza religiosa en la Universidad.
- Decreto de 29 de marzo de 1944 (BOE 10 de abril), que implanta en las universidades cursos de educación física y de educación política.
- Decreto de 29 de abril de 1944 (BOE 7 de mayo), que autoriza a la Universidad de Madrid a expedir el título de doctor.
- Orden de 24 de noviembre de 1945 BOE 17 de diciembre) que regula las enseñanzas de educación religiosa, educación física y educación política en las universidades.
- Ley de 16 de julio de 1949 (BOE 17), que modifica parcialmente la de 23 de julio de 1943.
- Decreto de 25 de junio de 1954 (BOE 12 de julio), que regula la obtención del grado de doctor.
- Orden de 12 de julio de 1966 BOE 30), que autoriza la conversión de asignaturas en cuatrimestrales.
- Decreto-Ley 5/1968, de 6 de junio (BOE 7), de medidas urgentes de reestructuración de las universidades.
- Decreto 1774/1968, de 27 de julio (BOE 30), que desarrolla el Decreto-Ley 5/1968, de 6 de junio
- Ley 14/1970 de 4 de agosto BOE 4) de Educación y Financiamiento de la Reforma Educativa.
- Orden Circular de 6 de marzo de 1981 sobre medidas de garantía en los documentos precisos para la expedición de Títulos Académicos.
- Ley Orgánica 11/1983 de 25 de agosto (BOE 1 de septiembre), de Reforma Universitaria
- Real Decreto 861/1985, de 24 de abril (BOE 11 de junio) que aprueba los Estatutos de la Universidad Complutense de Madrid
- Real Decreto 534/1986, de 14 de marzo (BOE 17) por el que se aprueban con carácter provisional normas que complementan los Estatutos de la Universidad Complutense
- Real Decreto 1497/1987, de 27 de noviembre (BOE 14 de diciembre) de directrices generales comunes de los planes de estudio de los títulos de carácter oficial y validez en todo el territorio nacional
- Ley Orgánica 1/1990, de 3 de octubre (BOE 4), de Ordenación General del Sistema Educativo.
- Real Decreto 1555/1991, de 11 de octubre (BOE de 4 de noviembre) por el que se aprueba la reforma de los estatutos de la Universidad Complutense de Madrid.
- Real Decreto 1267/1994, de 10 de junio (BOE de 11 de junio), que modifica el Real Decreto 1497/1987 que establece las directrices generales comunes de los planes de estudio de los títulos universitarios de carácter oficial, y diversos Reales Decretos que aprueban las directrices generales propias de los mismos.
- Real Decreto 1954/1994, de 30 de septiembre (BOE de 17 de noviembre) de homologación de títulos académicos universitarios
- Real Decreto 2347/1996, de 8 de noviembre (BOE de 23 de noviembre), que modifica el Real Decreto 1497/1987
- Real Decreto 614/1997, de 25 de abril (BOE de 16 de mayo), que modifica el Real Decreto 1497/1987
- Orden Ministerial, de 6 de mayo de 1997 (BOE de 14 de mayo), de homologación de diversos títulos
- Real Decreto 779/1998, de 30 de abril (BOE 1 de mayo), que modifica el Real Decreto 1497/1987
- Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre (BOE 24), de universidades
- Decreto de la C.A. de Madrid 58/2003, de 8 de mayo (BOE 28), por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad Complutense de Madrid
- Real Decreto 1125/2003, de 5 de septiembre (BOE 18), por el que se establece el sistema europeo de créditos y el sistema de calificaciones en las titulaciones universitarias de carácter oficial y validez en todo en territorio nacional.
- Real Decreto 49/2004, de 19 de enero (BOE de 22 de enero), de homologación de planes de estudios y títulos de carácter oficial y validez en todo el territorio nacional.
- Real Decreto 55/2005, de 21 de enero (BOE de 25 de enero), por el que se establece la estructura de las enseñanzas universitarias y se regulan los estudios universitarios oficiales de Grado.
- Real Decreto 1393/2007 de 29 de octubre (BOE de 30 de octubre) por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales.

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por el Archivo General de la UCM en febrero de 2006. Revisada por el Archivo General, en enero de 2009 y septiembre de 2014.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997.
Acuerdo del Pleno de la Conferencia de Archiveros de Universidad de 17 de junio de 2005 [http://www.crue.org/CAU/inicio.htm]

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