Código de Referencia: ES.28079.AGUCM/UCM.11.1.01

Título /Nombre Atribuído: 11.1.01 EXPEDIENTES DE COLEGIALES

[c] 01-01-1934 / 31-12-2007

Nivel de Descripción: Serie

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Tanto el ingreso de nuevos colegiales como la renovación de plazas, antes de que la Gerencia de Colegios Mayores y Residencias Erasmus centralizara la admisión, se llevaba a cabo desde cada Colegio Mayor. A partir del curso 2003/2004 la admisión se unifica en Gerencia de Colegios Mayores y Residencias Erasmus, y es allí donde se gestiona tanto el ingreso de los colegiales como la renovación de plaza. Desde el año 2006, se formaliza la solicitud de ingreso por un lado, a través de Internet mediante un impreso que aparece en la página de los Colegios Mayores con el nombre de solicitud de plaza de nuevo ingreso o de renovación de la plaza y, por otro, físicamente presentando copia firmada de esos impresos a través de Registro.
Se evalúan las solicitudes entre la Gerencia de Colegios Mayores y Residencias Erasmus y los directores de los distintos colegios (un sistema informático desde el curso 2005/2006 gestiona el reparto de las plazas y barema la puntuación de cada alumno), y se hace pública la propuesta de adjudicación.
Se notificará la adjudicación de las plazas de nuevo ingreso y se abrirá un plazo de cinco días hábiles para el abono de aceptación de la plaza. Realizado este ingreso se remitirá a la Gerencia de Colegios Mayores y Residencia Erasmus junto con el impreso de aceptación de las condiciones económicas y datos bancarios.
Desde la Gerencia de Colegios Mayores y Residencias Erasmus se remitirán los recibos correspondientes a cada mensualidad a la entidad bancaria que se indique, hasta que el Colegial abandone el colegio.
La Gerencia de Colegios Mayores y Residencias Erasmus remite fotocopia de la solicitud de ingreso o de renovación de plaza salvo, en teoría, de los documentos económicos (declaración de la renta)
Con la copia de las solicitudes de nuevo ingreso que sí se han adjudicado comenzaría el expediente del colegial en los Colegios Mayores, al que se le va sumando la correspondencia que el colegio mantiene con el colegial a lo largo de su estancia, así como los distintos trabajos que el colegial realiza en el Colegio (artículos, fotografías, etc), papeletas de notas, etc.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: La documentación del C.M. Diego de Covarrubias ingresó en el AGUCM procedente del propio Colegio Mayor en 2008, mediante transferencia normalizada. El resto, ingresó en forma y fechas desconocidas, pero anteriores a 2001.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La función que da origen a la serie es el seguimiento de la vida del colegial mientras reside en el Colegio Mayor, desde su ingreso hasta su salida.
Los expedientes incluyen los siguientes documentos:
- Solicitud de plaza de residencia de nuevo ingreso con la documentación correspondiente :
- Normas de convivencia colegial
- Fotocopia del DNI/pasaporte
- Fotocopia del libro de familia
- Fotocopia del libro de bachiller
- Fotocopia de la tarjeta de selectividad/Certificación de las calificaciones obtenidas en el último curso en caso de estar estudiando en la Universidad
- Certificación de Ingresos de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria de la Unidad Familiar y Certificado de Ingresos del Solicitante
- Credencial de la condición de becario
- En caso de tener algún hermano en un Colegio Mayor, certificado del Director del Colegio en que resida
- Currículo Vital (breve autobiografía del estudiante escrita por el mismo explicando los motivos por los que quiere ser colegial, sus gustos, inquietudes, etc.) y acreditación documental de los méritos (culturales, deportivos, sociales, etc.) que indica.
- Fotografías
- Resguardo de ingreso del importe de aceptación de matrícula
- Documento con los datos bancarios

- Solicitud de renovación de plaza:
- Certificación académica del curso acabado de terminar
- Resguardo de ingreso del importe de aceptación de plaza
- Ficha del colegial
- Correspondencia con el colegial o con su familia
- Certificados académicos
- Encuestas
- Trabajos realizados por los colegiales (dibujos, fotografías, artículos, relatos, etc)

Valoración, Selección, Eliminación: Eliminación parcial. Al final de cada curso académico Gerencia de Colegios Mayores y Residencias Erasmus enviará las solicitudes originales de nuevo ingreso y de renovación de plaza al Colegio Mayor correspondiente que la añadirá al expediente de cada colegial. Estos expedientes se conservaran en cada Colegio hasta los 15 años desde su apertura, en esa fecha serán transferidos al AGUCM. El resto de la documentación: copias de las solicitudes aceptadas, solicitudes no aceptadas (excepto si han sido recurridas), copias de documentación anexa, etc., se eliminará al cabo de un año de su producción. (Resolución de 30 de noviembre de 2009, BOUCM 22 de diciembre)

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: En los expedientes se incluyen datos personales de los alumnos que son de acceso restringido, de acuerdo con el art. 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y el art. 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. La liberalización total del acceso a estos documentos se producirá a los cincuenta años.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Escritura humanística contemporánea y mecanografiada.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: LEGISLACIÓN QUE AFECTA A LA SERIE:

- Real Decreto de 24 de Agosto de 1926 por el que se establece en cada capital de Distrito Universitario un Patronato de la Universidad que tendrá entre sus funciones construir o reorganizar Colegios Mayores. (Gaceta de Madrid 29/08/1926)
- Ley de ordenación Universitaria de 29 de julio de 1942
- Decreto de 21 de Septiembre de 1942 por el que se organizan los Colegios Mayores Universitarios (BOE 01/10/1942)
- Orden de 30 de noviembre de 1943 por la que se dispone la publicación de las normas que regulan la organización de los Colegios Mayores Universitarios (BOE 6/12/1943)
- Orden de 27 de septiembre de 1952 por la que se dictan normas para la admisión de residentes en los Colegios Mayores (BOE 6/10/1952)
- Decreto de 26 de Octubre de 1956. Orgánico de Colegios Mayores (BOE 14/11/1956)
- Ley 24/1959 de 11 de mayo sobre protección a los Colegios Mayores Universitarios. (BOE 14/11/1959)
- Decreto 2780/1973 de 10 de octubre por el que se regulan los Colegios Mayores Universitarios (BOE 10/11/1973)
- Estatutos de los Colegios Mayores de Fundación Directa de la UCM, 28 de mayo de 1987
- Estatuto de la Universidad Complutense de Madrid. Decreto 58/2003 de 8 de mayo
- Decreto Rectoral 53/2004 de 16 de Junio (BOUCM 26-07-07)
- Normas de admisión de solicitudes y adjudicación de plazas en los Colegios Mayores, propios y adscritos, de la Universidad Complutense de Madrid, aprobadas en Consejo de Gobierno de 7 de mayo de 2004. BOUCM de 2 de Junio
- Normas de solicitud y adjudicación de plaza en los colegios mayores propios y adscritos a la UCM, aprobadas en Consejo de Gobierno de 22 de febrero de 2005. BOUCM de 4 de Abril
- Universidad Complutense de Madrid Convocatoria de Plazas para residencia, Curso 2008/2009
- Estatutos de los Colegios Mayores y Normas de Funcionamiento Interno

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por Carlos Flores Varela, director del AGUCM, en febrero de 2010.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997.
Acuerdo del Pleno de la Conferencia de Archiveros de Universidad de 17 de junio de 2005 [http://www.cau.crue.org]

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