Código de Referencia: ES.28079.AGUCM/UCM.09.3.01

Título /Nombre Atribuído: 09.3.01 EXPEDIENTES DE BECAS DEL PROGRAMA ERASMUS

[c] 01-01-1985 / 31-12-2008

Nivel de Descripción: Serie

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: La función que da origen a esta serie es gestionar las becas denominadas "Erasmus", destinadas a la ayuda a la movilidad académica de estudiantes universitarios de los Estados miembros de la Unión Europea y de otros países, con vistas a la cooperación académica interuniversitaria y al reconocimiento mutuo de los estudios.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: La documentación de esta serie ha ingresado en el AGUCM procedente de sus unidades productoras desde 1988.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: Podría permitir la reconstrucción de algún momento de la vida académica del alumno aunque esta información quedará incorporada en el Expediente Académico del Alumno. Estos expedientes informan sobre la vida académica de los alumnos en la universidad de destino y sobre el funcionamiento de ésta y del propio programa a través de los Informes de los Alumnos.
Los documentos queintegran los expedientes son:
- Impreso de solicitud de la plaza LLP-ERASMUS: Se cumplimenta un formulario electrónico que se envía on-line. Pero es imprescindible imprimir, firmar y pasar por Registro de la Facultad o Escuela dicho formulario.
- Fotocopia del DNI o documento oficial de identificación.
- Permiso de residencia en vigor para aquellos estudiantes que no provengan de países miembros de la UE.
- Fotografía tamaño carné.
- EUROPASS, en el que se expresen todos los méritos no comprendidos en el Expediente Académico, incluyendo fotocopias acreditativas de diplomas, cursos o experiencia profesional. (En algunos casos es sustituido por Curriculum Vitae)
- En su caso, fotocopia de Título Oficial de Idiomas que certifique el nivel del estudiante en las lenguas correspondientes a los destinos solicitados. O Certificación de la prueba de idioma realizada en la UCM.
- En su caso, compromiso del estudiante a cursar y aprobar, antes de su partida un curso intensivo de un idioma diferente al que ya ha acreditado, por no ser este el de la universidad de destino.
- Certificado del Expediente Académico. Solicitado por la Oficina ERASMUS del Centro correspondiente a la Secretaría de Alumnos.
- Impreso de relación de asignaturas: En el que se indicará orientativamente las asignaturas que se desearían cursar en la universidad de acogida.
- En su caso, comunicación de renuncia a la beca.
- Impreso de aceptación de la plaza LLP-ERASMUS.
- En algunos expedientes, la Guía de Estudiantes Españoles de Intercambio de la UCM (incluye información sobre: objetivos del programa, derechos y obligaciones de los estudiantes ERASMUS, dotación económica, alojamiento en el extranjero, matrícula en la UCM, equivalencia de estudios, reconocimiento académico, guía de trámites a realizar, antes, durante y después de la estancia ERASMUS, observaciones de interés y tabla comparativa de niveles de idioma)
- Fotocopia de la Carta del Estudiante LLP-ERASMUS.
- Convenio Financiero y Anexo.
- Credencial o Certificado LLP-ERASMUS.
- Contrato de Estudios (Learning Agreement).
- Certificado de Llegada y Fin de Estancia.
- Solicitud de Acta de Equivalencias o documento específico de cada Centro.
- Firma del Recibo de la beca.
- Informe del Estudiante.
- Acta de Equivalencias (equivalencia de créditos entre ambas universidades en función de un acuerdo de estudios). Ratificada por el Vicerrector de Relaciones Internacionales de la UCM y realizada por el Centro correspondiente con la supervisión del profesorado de la Subcomisión LLP-ERASMUS.
- Adicionalmente, algunos centros exigen añadir al impreso de solicitud una breve explicación de los motivos por los que se solicita la beca, o bien carta de recomendación de un profesor del Centro o del asesor académico.

Valoración, Selección, Eliminación: La serie ha sido declara de eliminación parcial por Resolución de 1 de diciembre de 2011 (BOUCM 16 de enero de 2012). Conservación permanente de los expedientes completos anteriores al año 2000. Para el año 2000 y posteriores, conservación de la solicitud y del informe final del alumno, y eliminación del resto del expediente a los cinco años de la finalización del expediente.

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Los expedientes contienen datos personales de los alumnos, así que deben ser de acceso restringido, de acuerdo con el art. 57 de la Ley 17/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; el art. 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y los artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Los expedientes serán de libre acceso a los veinticinco años de la muerte del interesado, si esta fecha es conocida, o a los cincuenta años desde la fecha de los documentos, si aquella fecha no fuese conocida.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de aceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: La mayoría de los documentos están en español, aunque también son frecuentes documentos en otros idiomas, principalmente inglés y francés. Mecanografiados y escritura humanística contemporánea.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: LEGISLACIÓN QUE AFECTA A LA SERIE:
- Reglamento Financiero de 16 de marzo de 1990 por el que se rigen las ayudas otorgadas por la Unión Europea. Reglamento (CECA, CEE, EURATOM) núm. 610/90. (DO L 70 de 16.3.1990)
- Tratado de la Unión Europea. (DO C 191/1 de 29.07.1992)
- Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. (BOE 27 noviembre de 1992, núm. 285)
- Decreto 76/1993, de 26 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento de procedimiento para la concesión de ayudas y subvenciones públicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM 27 agosto de 1993, núm. 203)
- Ley 2/1995, de Subvenciones de la Comunidad de Madrid, de 8 de marzo (BOCM 21 de marzo de 1995, núm. 68), modificada parcialmente por la Ley 2/2004 de Medidas Fiscales y Administrativas, de 31 de mayo (BOCM 1 junio de 2004, núm. 129); Decreto 222/1998, de 23 de diciembre, de Desarrollo Parcial de la Ley 2/1995 (BOCM 7 enero de 1999, núm. 5).
- Decisión 819/95/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 14 de marzo de 1995 (DO L 87/10 de 24.04.1995), por el que se aprueba el Programa Sócrates, destinado a contribuir al desarrollo de una enseñanza y una formación de calidad y de un espacio europeo abierto de cooperación en materia de enseñanza.
- Orden de 12 de septiembre de 1996, por la que se regulan los flujos financieros entre la Comunidad Europea y la Administración del Estado. (BOE del 25 de septiembre de 1996, núm. 232)
- Orden 30 de diciembre de 1996 del Ministerio de Educación y Cultura sobre normas generales a que deben atenerse las convocatorias específicas de ayudas de las acciones descentralizadas del Programa Sócrates de la Unión Europea, Comenius 1, Comenius 3.2, Lingua B, Lingua C, Lingua E y Arión. (BOE 10 enero de 1997, núm. 9)
- Orden 1128/1997, de la Consejería de Educación y Cultura, de 4 de junio, sobre bases reguladoras de ayudas para el fomento de la movilidad de estudiantes (Programa Sócrates: ERASMUS). (BOCM 13 junio de 1997, núm. 139)
- Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y la devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.(BOE 22 mayo 1999, núm. 122)
- Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que se regula la prestación de los servicios postales, en desarrollo de los establecido en la Ley 24/1998, de 13 de julio, del Servicio Postal Universal y de Liberalización de los Servicios Postales. (BOE 31 diciembre de 1999, núm. 313)
- Reglamento CE núm. 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000 (DO L 8/1 de 12.1.2001), relativo a la protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de datos personales por parte de las instituciones y organismos comunitarios y la libre circulación de dichos datos.
- Real Decreto 99/2001, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de doctorado.( BOE 10 de febrero de 2001, núm. 35)
- Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades (BOE 24 diciembre de 2001, núm. 307), modificada por Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, de Universidades (BOE 13 abril de 2007, núm. 89)
- Reglamento CE EURATOM, núm. 2342/2002 de la Comisión, de 23 de diciembre de 2002 (DO L 357 de 31.12.2002) sobre normas de desarrollo del Reglamento (CE, EURATOM) núm. 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas. Modificado por Reglamento (CE, EURATOM) núm. 428/2007 de la Comisión, de 23 de abril de 2007 (DO L 111 de 28.4.2007)
- Real Decreto 1044/2003, del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, de 1 de agosto, por el se que establece el procedimiento para la expedición por las universidades del Suplemento Europeo al Título. (BOE 11 septiembre de 2003, núm. 218)
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. (BOE 18 noviembre de 2003, núm. 276)
- Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria (BOE 27 noviembre de 2003, núm. 284)
- Ley 51/2003, de 2 de diciembre, de Igualdad de Oportunidades, no Discriminación y Accesibilidad Universal de las Personas con Discapacidad. (BOE 3 diciembre de 2003, núm. 289)
- Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación (BOE 4 mayo de 2006, núm.106).
- Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE 25 julio de 2006, núm. 176)
- Decisión núm. 1720/2006/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de noviembre de 2006 (DO L 327/45) por la que se establece un programa de acción en el ámbito de aprendizaje permanente.
- Orden ECI/2229/2007, de 13 de julio, de bases reguladoras de la aportación complementaria a las universidades e instituciones de enseñanza superior para el desarrollo del Programa ERASMUS. (BOE 21 julio de 2007, núm. 174)
- Real Decreto 1393/2007, del Ministerio de Educación y Ciencia, de 29 de octubre (BOE 30 de octubre de 2007, núm. 260) por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales, modificado por Real Decreto 861/2010 de 2 de julio (BOE 3 julio de 2010, núm. 161), que deroga los Reales Decretos 55/2005 de 21 de enero, por el que se establece la estructura de las enseñanzas universitarias y se regulan los estudios universitarios de grado y 56/2005, de 21 de enero (BOE 25 enero de 2005, núm. 21) , por el que se regulan los estudios universitarios de postgrado.
- Orden CIN/72708/2008, de 24 de septiembre, sobre bases reguladoras de la aportación complementaria a las Universidades e instituciones de Enseñaza Superior para el desarrollo del Programa “Erasmus”. (BOE 29 septiembre de 2008, núm. 235)
- Orden ESO/38355/2008, de 23 de diciembre, que establece las bases reguladoras de la aportación complementaria para los beneficiarios, estudiantes de los Ciclos Formativos de Grado Superior, que participen en el Programa “Erasmus” (Programa de Aprendizaje Permanente) a través de la acción de movilidad para prácticas en el curso académico 2008/2009. (BOE 3 enero de 2009, núm. 3)
- Orden 2880 /2009, de la Consejería de Educación de 18 de junio que aprueba las bases reguladoras para la concesión de ayudas para el fomento de la movilidad de los estudiantes de las universidades de Madrid [Programa de Aprendizaje Permanente (2007-2013), Subprograma ERASMUS] y se convocan las correspondientes al curso 2009-2010. (BOCM 7 julio de 2009, núm. 159)
- Orden EDU/2819/2009, de 30 de septiembre, de bases reguladoras de la aportación complementaria a las universidades e instituciones de enseñanza superior, para el desarrollo del programa” Erasmus”. (BOE 21 octubre de 2009, núm. 254)
- Real Decreto 1002/2010 del Ministerio de Educación, de 5 de agosto, de expedición de títulos universitarios oficiales. (BOE 6 agosto de 2010, núm. 190)
- Real Decreto 99/2011del Ministerio de Educación, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de doctorado (BOE 10 febrero de 2011, núm. 35)
- Real Decreto 391/2011 del Ministerio de la Presidencia, de 18 de marzo, (BOE 31 de marzo de 2011, núm. 77), que modifica el Estatuto del Organismo Autónomo Programas Educativos Europeos, aprobado por Real Decreto 903/2007, de 6 de julio de 2007 (BOE 7 de julio de 2007, núm. 162).
- Ley de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid (vigente para cada ejercicio económico)

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por AGUCM, en enero de 2012.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997.

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