Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: 04.4.02 NÓMINAS

[c] 01-01-1827 / 31-12-2011

Nivel de Descripción: Serie

Historia Archivística:

Historia Institucional/Reseña Biográfica: Hasta 1943, la gestión económica, incluyendo el pago de las nóminas al personal que debía recibir su salario directamente de la Universidad, estaba encomendado a la Secretaría General, aunque el escaso número deeste tipo de persona no hizo necesaria una unidad específica para desarrollar esta función. Desde 1943, esta función parece pasar a la Oficialía Mayor, en cuyo seno se crea en 1955 un Negociado de Caja y Habilitación, responsable de todos los pagos que corriesen por cuenta de la Universidad. Este Negociado se transforma en Subsección en 1966 y en Sección en 1971, momento en que pasa a depender de la nueva Gerencia General. En 1986 se convierte en Servicio de Caja-Habilitación, que se mantendrá con esta denominación hasta 2006, año en que la gestión de las nóminas del personal pasa al nuevo Servicio de Nóminas y Seguros Sociales, en cuyo seno se crea una Unidad de Nóminas. En 2012 el Servicio adopta el nombre de Servicio de Coordinación, Nóminas y Seguros Sociales, manteniendo la Unida de Nóminas en su interior.

Hay que señalar que las nóminas de las Escuelas que no dependían directamente de la Universidad fueron gestionadas por las mismas Escuelas hasta el momento de su integración en la Universidad.

Los trámites que originan esta serie son los siguientes:

Durante los primeros cinco días de cada mes, el Servicio de Nóminas recoge y comprueba las variaciones que le ha enviado el Servicio de Administración de Personal o ha comunicado cada interesado. Estas variaciones se graban en la base de datos. Durante la primera quincena de cada mes se envía a Intervención la nómina general unificada (en papel y en soporte magnético), junto con la nómina de variaciones, el estado justificativo de la nómina, la relación de descuentos incluidos en documentos contables, los documentos de liquidación de la Seguridad Social, las propuestas de documentos contables, y el resumen general de aplicaciones presupuestarias. Una vez fiscalizada y aprobada la nómina, el Servicio de Contabilidad elabora el mandamiento de pago y el Servicio de Tesorería emite la orden de pago o transferencia a las entidades bancarias, a las cuales se envía la documentación justificativa. Con objeto de que los haberes se puedan percibir puntualmente, el Servicio de Tesorería cursa con antelación a las entidades bancarias la Relación nominal del personal en la que figuran los datos de los perceptores, sus cuentas y los importes a transferir. Las entidades bancarias devuelven una copia de la documentación recibida sellada y firmada.

Nómina mecanizada:
Con anterioridad a los años 70 la confección de las nóminas se hacía de forma manual. La denominación Nóminas Mecanizadas (se trata de la nómina unificada y mecanizada) refleja el volcado de los datos por medios mecánicos, conviviendo con las nóminas manuales (mecanografiadas). Se establece, por tanto, un nuevo sistema de elaboración de nómina basado en medios informáticos, con objeto de agilizar y dar mayor garantía al existente. Se incluyen toda clase de retribuciones que hayan de percibir los funcionarios, excepto las indemnizaciones.
Durante los años 1970 a 1990, el Servicio de Habilitación, mensualmente, cumplimenta de forma manual los estados mensuales de variaciones (Partes de alta, baja y alteración de nómina), que se realizan por triplicado y a los que se une la documentación justificativa, que puede ser original, fotocopia o certificación del responsable del Servicio de Personal. Posteriormente, Intervención comprueba la documentación justificativa. En esta época un ejemplar se remite al Ministerio de Educación y Ciencia que lo envía al Centro de Proceso de Datos del mismo, antes del día 5 de cada mes, para la grabación de los Partes. Se trata de las nóminas de personal a cargo del presupuesto del Ministerio de Educación: personal docente y personal subalterno. La documentación confeccionada por el Centro de Proceso de Datos es enviada al Ministerio antes del día 15 de cada mes, que a su vez remitirá a Intervención dos ejemplares de la nómina y un ejemplar de la relación de la Seguridad Social, dos ejemplares de la relación de perceptores con destino a la entidad bancaria que se entregará con cinco días de antelación a la fecha en que deban hacerse efectivas las transferencias. El tercer ejemplar quedará conservado en el Archivo del Ministerio.
La Intervención comprobará si el contenido de la nómina coincide con los antecedentes que obran en su poder.
Las denominadas nóminas manuales, no mecanizadas, son elaboradas por Habilitación y corresponden al personal que depende del presupuesto de la Universidad (personal de administración, laboral y docente contratado). A partir de los años 90 la grabación de los datos se realizará en el Centro de Cálculo de la UCM. Fecha en la que siguen existiendo nóminas manuales.
A partir de los años 90, los datos se vuelcan en una aplicación informática específica GESPYN.

Nómina Justificada:
Una vez emitida la orden de pago por Contabilidad, Habilitación envía la documentación justificativa a las entidades bancarias, que devuelven una copia de la documentación recibida sellada y firmada que, en el plazo de cinco días, será enviada a Intervención para que efectúe el control de los reintegros por cantidades no satisfechas.

Forma de Ingreso: TRANSFERENCIA

Observaciones del Ingreso: La documentación posterior a 2000 ingresó en el AGUCM mediante transferencia normalizada desde sus órganos productores. La mayor parte de la documentación de las décadas de 1980 y 1990 ingresó al antiguo Archivo Histórico mediante transferencias no normalizadas en los años 1981, 1982, 1983, 1984, 1987 1988, 1989, 1990, 1991, 1992 y 2000. Se ha lozalizado también una transferencia no normalizada fechada en 1977. el resto de la documentación ingresó en el archivo en fecha y circunstancias desconocidas.

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: La función que da origen a la serie es el abono de retribuciones al personal al servicio de la UCM, devengadas periódicamente conforme a la normativa.
Los expedientes incluyen los siguientes documentos:
- Resumen de retribuciones y deducciones. Nómina unificada
- Variación mensual de retribuciones. Altas. Nómina unificada
- Variación mensual de retribuciones. Bajas. Nómina unificada
- Variación mensual de retribuciones. Modificaciones. Nómina unificada
- Variación mensual de retribuciones. Resumen. Nómina unificada
- Variación mensual de deducciones. Altas. Nómina unificada
- Variación mensual de deducciones. Bajas. Nómina unificada
- Variación mensual de deducciones. Modificaciones. Nómina unificada
- Variación mensual de deducciones. Resumen. Nómina unificada
- Reintegros en nómina unificada
- Retribuciones sujetas a cotización en el Régimen General de la Seguridad Social
- Justificación del pago a mutualidades
Las nóminas tienen valor informativo proporcionan datos de los trabajadores que han estado vinculados a la Universidad a lo largo de su historia. La documentación puede ser utilizada para llevar a cabo trabajos de investigación en relación con el personal de la Universidad.

Valoración, Selección, Eliminación: Los expedientes de retribuciones de horas extraordinarias fueron declarados de eliminación total por Resolución de 12 de noviembre de 2007 (BOUCM 23). El resto de las nóminas, excepto las duplicadas, son de conservación permanente. La documentación será enviada al Archivo central correspondiente al cumplirse cinco años de la fecha de los documentos, y a los quince años desde esa fecha se enviará al Archivo Intermedio e Histórico.

Nuevos Ingresos:

Organización:

Condiciones de Acceso: Acceso restringido. Las nóminas más recientes contienen datos personales de personas presumiblemente vivas, lo que restrige su utilización a los interesados, de acuerdo con la Ley 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal. Además, suelen incluir datos considerados especialmente protegidos, como los referidos a la afiliación sindical. El Real Decreto 1708/2011 que establece el Sistema Español de Archivos, determina que el acceso a documentos con este tipo de datos sólo será posible cuando hayan pasado veinticinco años desde la fecha de fallecimiento del titular de los datos o, cuando esta fecha no fues eposible establecerla, a los cincuenta años de la fecha del documento.

Condiciones de Reproducción: Las mismas que las de acceso.

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Español. Mecanografiado, excepto las más antiguas, que están en escritura humanística contemporánea.

Características Físicas y Requisitos Técnicos:

Estado Conservación: Bueno

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: LEGISLACIÓN QUE AFECTA A LA SERIE

- Ley de Bases de 22 de julio de 1918 (Gaceta 24 julio) acerca de la condición de los funcionarios de la Administración Civil del Estado.
- Real Decreto de 7 de septiembre de 1918 (Gaceta 8 septiembre) aprobando el Reglamento para la aplicación de la Ley de Bases de 22 de julio a los Cuerpos Generales de la Administración Civil del Estado y al personal subalterno de la misma.
- Orden de 14 de marzo de 1939 (BOE 16 marzo) dictando normas para el pago del subsidio familiar a empleados y trabajadores del Estado, provincia o municipio.
- Ley de 12 de abril de 1940 (BOE 21 abril) de Presupuestos del Estado.
- Decreto 315/1964 de 7 de febrero. Ley de Funcionarios Civiles del Estado (BOE 15 febrero)
- Decreto 864/64 de 9 de abril (BOE 10 abril) por el que se establecen normas sobre relaciones de funcionarios y hojas de servicios.
- Ley 31/1965, de 4 de mayo de Retribuciones de los Funcionarios de la Administración Civil del Estado (BOE 5 mayo)
- Decreto 1427/1965, de 28 de mayo (BOE 1 junio), por el que se asignan los coeficientes multiplicadores a los distintos cuerpos de funcionarios.
- Orden de 19 junio 1965 (BOE 29 junio) por la que se dan normas sobre declaraciones de haberes de los funcionarios de la Administración Civil del Estado.
- Orden Ministerial de 8 de octubre de 1965 (BOE 9 octubre) por la que se dan instrucciones de nóminas de retribuciones de los funcionarios de la Administración civil del Estado.
- Ley 115/1969 de 30 diciembre (BOE 31 diciembre) de Presupuestos Generales del Estado.
- Ley 4 agosto de 1970 (BOE 6 agosto) General de Educación y Financiamiento de la Reforma Educativa.
- Decreto 2954/1970, de 12 de septiembre (BOE 14 de octubre) por el que se autoriza la unificación de nóminas mecanizadas y el pago por conducto de entidades de crédito de las retribuciones del personal del Ministerio de Educación y Ciencia.
- Orden de 2 de noviembre de 1972 (BOE 4 noviembre) por la que se dan instrucciones para la confección de nóminas de retribuciones básicas y complementarias de los funcionarios de la Administración Civil del Estado.
- Decreto 680/1974, de 28 de febrero (BOE 18 marzo), por el que se dispone el pago de haberes y retribuciones al personal en activo de la Administración del Estado y de los Organismos Autónomos a través de establecimientos bancarios o Cajas de Ahorro
- Orden de 29 de octubre de 1974 (BOE 11 noviembre), desarrolla el artículo 3º del Decreto 2529/1974, de 9 de agosto
- Orden de 20 de marzo de 1975 (22 de marzo) por la que se dan instrucciones para la formación de las nóminas unificadas y mecanizadas del Ministerio de Educación y Ciencia.
- Ley70/1978, de 26 de diciembre, (BOE 10 enero 1979) de reconocimiento de servicios previos en la Administración Pública
- Real Decreto 543/1979 de 20 de febrero (BOE 23 marzo) sobre autonomía económica y presupuestaria de las Universidades.
- Orden del Ministerio de la Presidencia de 8 de septiembre de 1981 (BOE 18 septiembre) sobre el procedimiento para el pago de las cuotas de la Seguridad Social de Personal de la Administración del Estado, afiliado al Régimen General de la Seguridad Social.
- Ley Orgánica 11/1983, de 25 de agosto, de Reforma Universitaria (BOE 1 de septiembre)
- Ley 1/1983, de 13 de diciembre (BOE 29 diciembre) del Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.
- Ley 30/1984, de 2 de agosto, de Medidas para la Reforma de la Función Pública
- Reglamento aprobado por Real Decreto 1405/1986, de 6 de junio (BOE 8 julio), por el que se aprueban el Reglamento del Registro Central de Personal y las normas de coordinación con los de las restantes Administraciones Públicas.
- Reglamento aprobado por Real Decreto 1405/1986, de 6 de junio (BOE 8 julio), por el que se aprueban el Reglamento del Registro Central de Personal y las normas de coordinación con los de las restantes Administraciones Públicas.
- Orden de 2 de noviembre de 1987 (BOE 7 noviembre) por la que se modifican los estados justificativos de las nóminas de personal al servicio de los órganos y entidades pertenecientes a la Administración del Estado.
- Decreto 74/1988, de 23 de junio, por el que se atribuyen competencias entre los Órganos de la Administración de la Comunidad, de sus Organismos Autónomos, de sus Órganos de Gestión y empresas públicas en materia de personal y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 41, apartado d), de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid.
- Orden 2699/1989, de 11 de noviembre (BOCAM 26 noviembre), del Consejero de Hacienda, por la que se regula el procedimiento de gestión de las nóminas del personal al servicio de la Comunidad de Madrid.
- Reglamento de Gestión Económica y Financiera de la Universidad Complutense de Madrid aprobado en Junta de Gobierno de 20 de diciembre de 1989.
- Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid
- Resolución de 2 de enero de 1992 (BOE 3 de enero) de la Secretaría de Estado de Hacienda por la que se dictan instrucciones en relación con las nóminas para el año 1992 de los funcionarios públicos incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley 30/1984 de 2 de agosto.
- Orden de 30 de julio de 1992 (BOE 13 agosto) sobre instrucciones para la confección de nóminas
- Real Decreto 942/1995, de 9 de junio (BOE 22 junio) sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de Universidades
- Orden de 1 de febrero de 1996 (BOE 9 febrero) por la que se aprueban los documentos contables a utilizar por la Administración General del Estado.
- Orden 2086/1997, de 23 de septiembre (BOCAM 29 septiembre), de la Consejería de Hacienda, por la que se regula el procedimiento de gestión de las nóminas del personal al servicio de la Comunidad de Madrid.
- Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades (BOE 24 diciembre)
- Orden de 14 de enero de 2002 (BOCAM), de la Consejería de Hacienda, por la que se regula el procedimiento de elaboración y gestión de las nóminas del personal al servicio de la Comunidad de Madrid
- Decreto 58/2003, de 8 de mayo (BOE 28 noviembre), por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad Complutense de Madrid.
- Norma aprobada por Consejo de gobierno de 18 de noviembre de 2004 (BOUCM 17 diciembre) de procedimiento, para el alta, baja o modificación de la nómina del personal de la Universidad Complutense de Madrid.
- Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril (BOE 13 de abril), por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre de Universidades.
- Resolución de 16 de marzo de 2010 (BOUCM 13 abril), por la que se acuerda publicar el Reglamento de Gestión Económico-Financiera de la UCM, aprobado en Consejo de Gobierno de 16 de diciembre de 2009.
- Orden de 21 de enero de 2010 (BOCAM 29 enero), por la que se dictan instrucciones para la gestión de las nóminas del personal de la Comunidad de Madrid para 2010.
- Resolución de 25 de mayo de 2010 (BOE 26 mayo) de la Secretaría de Estado de Hacienda y Presupuestos, por la que se dictan instrucciones en relación con las nóminas de funcionarios incluidos en el ámbito de aplicación de la Ley 30/1984, de 2 de agosto, en los términos de la Disposición Final Cuarta de la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público, y se actualizan con efectos de 1 de junio de 2010 las cuantías de las retribuciones del personal a que se refieren los correspondientes artículos de la Ley de Presupuestos Generales del Estado para dicho ejercicio
- Leyes de Presupuestos.

Control de la Descripción - Notas del Archivero: Descripción realizada por el AGUCM, en marzo de 2013.

Control de la Descripción - Reglas o Normas: ISAD (G). Norma internacional general de descripción archivística, Segunda edición, Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría de Estado de Cultura, 2000.
ISO 8601. Data elements and interchange formats. Information interchange. Representation of dates and times, 2nd ed., Geneva: International Organization for Standardization, 2000.
ISO 3166. Codes for the representation of names of countries, Geneva: International Organization for Standardization, 1997.

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