Código de Referencia:

Título /Nombre Atribuído: Material y Patrimonio

[c] 01-01-1990 (Aproximada) / 31-12-2006 (Aproximada)

Nivel de Descripción: Fondo

Historia Archivística: Los documentos se encuentran acumulados por las tipologías documentales, respetándose el conjunto a que pertenecen, o sea, los documentos del almojarifazgo y del patrimonio están separados de lo demás. Vale resaltar que esos documentos están almacenados en el mismo espacio físico y muchas veces dividen espacio en un mismo mobiliario.
El almojarifazgo y el patrimonio eran unidades distintas. El sector del almojarifazgo no fue transferido al archivo general. Sin embargo el sector de patrimonio, en el decurso de su existencia, pasó por varios cambios de espacio físico. Se Concluye entonces, que ese acervo había sido reordenado algunas veces antes de producirse la unión de los sectores, justificándose, así, la manera como fue acumulado y los documentos parcialmente organizados.
No hay informaciones sobre la localización de documentos anteriores a la década de 1990, pensándose en la posibilidad de que los mismos este en el “Archivo General”.

Historia Institucional/Reseña Biográfica:

Forma de Ingreso: ADQUISICIÓN

Observaciones del Ingreso:

Nombre del/los productor/es:

Alcance y Contenido: El fondo está compuesto por: términos de responsabilidad; procesos; libro de registro de entrada de material (adquisición); fichas de control de mercaderías (movimiento); nota de empeño; nota fiscal; inventario de material permanente y de consumo y documentos de expediente.

Valoración, Selección, Eliminación: No hay registros sobre eliminación de documentos.

Nuevos Ingresos: No hay informaciones sobre incorporaciones.

Organización: Los términos de responsabilidad (acervo del patrimonio) se encuentran separados por las unidades administrativas a que se refieren, estando acondicionados en carpetas suspendidas y almacenadas en archivos de metal. Los procesos están separados por año.
A partir de los registros del libro de entrada de material del patrimonio se producen fichas de entrada de material. Los datos referentes a esos documentos son digitados en una planilla, en el banco de datos creado en ACCESS. LA organización de las fichas es hecha por el número del inventario que corresponde alo número del patrimonio.
LA nota de empeño es anexada a la nota fiscal, siendo archivada por el mes de la realización de su pago. Vale resaltar que, la nota de empeño es separada de la nota fiscal cuando se trata de materiales de consumo. Esos documentos son clasificados por la DMP como eventos y recibem codificaciones, como sigue abajo:
01 - Extra y combustible;
07 - Alimentos;
09 - Farmacia;
16 – Material de expediente;
17 – Informática;
21 – Copo;
22 – Limpieza;
24 – Manutención;
26 – Electricidad y etc.;
Después de la clasificación de esa documentación el lanzamiento es hecho en fichas de registro de material (para control de mercaderías) e, posteriormente, insertas en el banco de datos creado en el ACCESS.
Los documentos de expediente administrativo expedidos son organizados por el número y los recibidos son acondicionados en carpetas en el orden en que llegan a la División.

Condiciones de Acceso: Necesidad de organización.

Condiciones de Reproducción:

Lengua/escritura(s) de los Documentos: Portugués.

Características Físicas y Requisitos Técnicos: Los documentos se encuentran en buen estado de conservación y en soporte papel.

Estado Conservación: ---

Observaciones Conservación:

Índices de Descripción:

Instrumentos de Descripción:

Existencia y Localización de los Originales:

Existencia y Localización de las Copias:

Unidades Relacionadas por Procedencia:

Otras Unidades Relacionadas:

Notas de Publicaciones:

Notas: LA documentación está totalizada em 13,48 metros lineales en el mueble de madera del almojarifazgo (instalación situada próxima al ambiente de trabajo de la División)

Control de la Descripción - Notas del Archivero:

Control de la Descripción - Reglas o Normas:

• 17 Metro(s) lineal(es)
• Documentos textuales sin especificación.